وظیفهی این ضابطه، یکپارچگی کاربرها، فرآیندها و نرمافزارهای کاربردی مربوطه است. با بهره گرفتن از یک موتور مدیریت جریان کار با بهره گرفتن از اطلاعات فرایند BPM، آنگونه که مدل شده است؛ می تواند برای مسیردهی و اجرای تراکنشهای خودکار بهکار رود. این تراکنشهای خودکار می تواند شامل اجرای کار پیادهسازی شده توسط کار قبلی، برنامه ریزی کار تکامل یافته و اعلان کاربر، نظارت در زمان واقعی بر اجرای کار و غیره باشند (شکل ۲-۳).
شکل ۲-۳- اجزاء مدیریت فرایند کسبوکار [۱۲]
۲-۵- پیشینهی مطالعات در زمینه مدیریت فرایند کسبوکار
بنا به نظر آلست[۲۱] و همکاران (۲۰۰۳)، مدیریت فرایند کسبوکار توسعه یافته مدیریت گردش کار میباشد، که در دهه نود آغاز شد و شامل پشتیبانی فرآیندهای کسبوکار با به کارگیری متدها، تکنیکها و نرمافزارهای طراحی میباشد و تصویب، کنترل و تحلیل فرآیندهای عملیاتی، افراد، سازمانها، برنامه های کاربردی و مستندات را امکان پذیر میسازد [۲۸].
بنا به نظر اسمیت و فینگر[۲۲] (۲۰۰۷)، هدف اصلی مدیریت فرایند کسبوکار افزایش توانایی سازمانها برای پاسخگویی سریع به تغییرات محیط میباشد. فنآوری اطلاعات، نقش بزرگی در پشتیبانی و کنترل فرآیندهای کسبوکار امروزی بازی می کند و کنترل فرآیندها را به کسبوکار و کنترل سیستمها را به فنآوری اطلاعات باز میگرداند. مدیریت فرایند کسبوکار مسیر مستقیمی را از تحلیل و طراحی فرآیندها تا پیادهسازی و استقرار آنها طی می کند [۲].
شمس و مهجوریان در مقاله ” مدل وابستگی میان مدیریت فرآیندهای کسبوکار با معماری سرویس گرا” برای مدل تعامل BPM و SOA[23] دو الگوی مختلف ارائه دادهاند. در الگوی اول معماری سرویسگرا به عنوان چارچوبی گسترده، هم در کسبوکار و هم در فنآوری اطلاعات مطرح می شود که دربردارندهی BPM نیز هست. اما در الگوی دوم BPM به عنوان رهیافتی در لایهی کسبوکار سازمان که هدفش کنترل و بهینهسازی فرآیندها است، ترسیم می شود که از SOA، تنها به عنوان فنآوری پشتیبان کننده استفاده می کند، هدف این مقاله تدوین ویژگی و حوزه کاربرد هر کدام از این دو الگو است [۳].
وحیدی (۱۳۸۹)، در پایان‌نامهی خود با عنوان “ارائه مدل یکپارچه برای مدیریت فرایند کسبوکار با رویکرد معماری سرویسگرا” خاطرنشان می‌کند که با توجه به ماهیت مدیریت فرایند کسبوکار و معماری سرویسگرا که هر دو رویکردی بادید فنآوری دارند میتوانند مکمل یکدیگر باشند. زیرا مدیریت فرایند کسبوکار درک عمیقی از فرآیندها را ایجاد می‌کند. همچنین تکنولوژیهای مطرح در مدیریت فرایند کسبوکار میتوانند هماهنگ‌سازی اجرای فرآیندها را از طریق سرویسهای معماری سرویسگرا انجام دهند. البته از سوی دیگر، فشارهای هزینه و رقابت بین سازمانی باعث شده است که سازمانها به سمت ایجاد مدیریت فرایند کسبوکار ساده و سازگار با توان بالا حرکت کنند. در این تحقیق از چرخهی عمر معماری سرویسگرا و مدیریت فرایند کسبوکار و لایه‌های درگیر ارتباطی آنان برای ارائه یک مدل یکپارچه استفاده می‌شود [۲].
صفر زاده و قریشی (۱۳۹۰)، در مقاله ” نقش به‌کارگیری سیستم مدیریت فرایند کسبوکار در بهبود عملکرد سازمانها” بیانگر این موضوع هستند که مدیریت فرایند کسبوکار با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمانها، روشی یکپارچه و نظاممند را برای طراحی، اجرا و مدیریت فرایندهای کسبوکار سازمانها ارائه مینماید. با توجه به این که سیستم مدیریت فرایند کسبوکار بستری را فراهم می آورد تا انجام کلیه فرایندها در سازمان به صورت خودکار درآیند، همه راه ها در حال منتهی شدن به سیستم مدیریت فرایند کسبوکار به عنوان هستهی اصلی سیستمهای سازمانی جهت بهبود عملکرد سازمانها است. در این مقاله انواع داده های مربوط به یک فرایند عنوان شده و سپس، یک مدل یکپارچه برای هماهنگی این داده ها با مدیریت فرایند کسب و کار بیان میگردد و به بررسی همسوسازی مدیریت فرایند کسبوکار و مدیریت راهبردی پرداخته می شود، زیرا تدوین راهبرد مناسب و مهمتر از همه پیادهسازی مطلوب آن با بهره گرفتن از مدیریت فرایند، باعث بهبود عملکرد و ارتقاء اثربخشی سازمان شده و موجب رضایت ذینفعان میگردد [۱].
کیم[۲۴] و همکاران (۲۰۰۷)، رویکردی جهت ایجاد تغییرات اساسی در محیط پویای کسبوکار، بر اساس الگوهای تغییر در مدیریت فرایند کسبوکار ارائه میدهد. بر این اساس الگوهای تغییر در مدیریت فرایند کسبوکار را مبنی بر الگوهای گردش کار شناسایی می کند. با توجه به افزایش انعطافپذیری اجرا و پیادهسازی فرآیندهای گوناگون ، مکانیسمی جهت کوتاه کردن زمان اجرای فرآیندها در این تحقیق، طراحی کرده اند. مکانیسم ارائه شده، با هدف حمایت از انتخاب نسخههای فرآیندهای پویا انجام شده است. لذا، این مقاله کمک مؤثری به مدیریت تغییرات فرآیندهای کسبوکار و افزایش انعطاف پذیری BPMS در سازمان مینماید ]۲۹[.
طبق نظر گران[۲۵] و همکاران (۲۰۰۷)، برای ساخت مدلهای فرایند کسبوکار، تحلیلگران فرایند کسبوکار معمولأ از زبانهای گرافیکی مانند BPMN و UML[26] استفاده می کنند. یکی از اهداف این مدلها این است که به عنوان پایهای برای ارتباط بین سهامداران در فرایند توسعه نرمافزار استفاده کنند. علاوه بر این، روشهای مهندسی نرمافزار مدل محور مدرن، این پتانسیل را دارند که به طور مستقیم به تولید نرمافزار بپردازند. به این دلایل، کیفیت BPM ها برای موفقیت توسعه نرمافزار حیاتی است. در این مقاله، در مورد چگونگی به کار بردن مفاهیم قابل مقایسه با برنامه نویسی ساختار یافته BPM ها می پردازد [۳۰].
جانژاک[۲۷] (۲۰۱۱)، در مقاله خود، شبیهسازی را یک جزء کلیدی در مدیریت فرایند کسبوکار میداند و عنوان می کند: وسعت قابلیت های شبیهسازی گسترده است و کاربرد آن هم در طراحی فرایند و هم در بهبود جریان فرایند میباشد. قابلیت پیش بینی ابزار شبیهسازی در مدیریت فرایند کسبوکار، می تواند یکپارچگی منسجمتری را در سیستم ایجاد کند. در حالی که استانداردهای کامل برای تعریف فرآیندهای کسبوکار وجود دارد، استانداردهای لازم برای تعریف پارامترهای شبیهسازی ایجاد نشده است. این مقاله چالشهای موجود در ابزار شبیهسازی را بررسی می کند و چگونگی تعریف استانداردها برای شبیهسازی را ارائه میدهد ]۳۱[.
انواع فرآیندهای کسبوکار، اعم از فرآیندهای گردش کار و فرآیندهای کسبوکار نیمهساختیافته انعطافپذیر و روشهای مدلسازی فرایند کسبوکار توسط ستاونو[۲۸] و همکاران(۲۰۱۳)، بررسی شده است. توسعه مدلهای فرایند کسبوکار مبتنی بر دانش اقتصادی، تغییرات استراتژیک شرکتها، طراحی سازمانها و الگوهای چابک سازمانی هستند که نیازمند فنآوری BPMS برای حمایت از کسبوکار با ساختارها و فعالیتهای ضعیف، میباشند [۲۰].
دلگادو[۲۹] (۲۰۱۳)، بر این عقیده است که سازمانها بهسرعت در حال اتخاذ مدیریت فرایند کسبوکار برای تمرکز بیشتر بر فرآیندهای کسبوکار هستند؛ چراکه آنها عناصر کلیدی در کنترل و بهبود کسبوکار میباشند. اطلاعات فرایند کسبوکار با تمرکز بر جمعآوری و تجزیهوتحلیل اطلاعات از فرآیندهای کسبوکار و سیستمهای پشتیبان تصمیم، برای کشف فرصتهای توسعهای بنا نهاده شده است [۸].
سازمانهای کسبوکار با چالشهای اثر بخشی و کارایی فرآیندهای عملیاتی برای موفقیت در بازارهای رقابتی جهانی مواجه هستند. مندراگون[۳۰] و همکاران (۲۰۱۳)، بر این باورند که برای دستیابی به این هدف، فنآوریBPMS ، برای حمایت از استقرار و نظارت بر محیطهای مدیریت فرایند کسبوکار در ۱۵ سال گذشته پا به عرصه وجود گذاشته است. به تدریج، سیستمهای نرمافزاری کسبوکار فرایندگرا با تنوعبخشی اختصاصی یا روشهای غیراستاندارد موقت توسعه یافتند. بنابراین، برای سیستمهای نرمافزاری کسبوکار فرآیندگرا، در تقابل با انواع دیگر سیستمهای نرمافزاری، دسترسی به ساختار خوب و کامل و روشهای توسعه استاندارد، هنوز امکان پذیر نیست. این مطالعه به معرفی سیستم متدولوژی توسعه برای سیستمهای نرمافزاری کسبوکار فرایندگرا بهعنوان یک روش توسعه ساختاری خوب فراهم شده است [۲۶].
واکا[۳۱] و همکاران (۲۰۱۳)، عنوان می کنند که استفاده از سیستمهای مدیریت فرایند کسبوکار در عرصه فنآوری اطلاعات برای اتوماسیون کردن فرآیندهای کسبوکار پدیدار شده است. در اکثر موارد، موضوع امنیت به طور پیشفرض نادیده گرفته می شود، از این رو در این سیستمها هزینه های بالقوه و تهدیدهای فاجعه باری برای سازمان ایجاد می شود. بنابراین، انتخاب کنترلهای اولیه امنیتی باعث کاهش خطرات واقعی و مهم است. در این مقاله با انتخاب یک روش مبتنی بر تجزیهوتحلیل خودکار و انتخاب تنظیمات بهینه امنیتی، تأمین امنیت سهامداران با ابزارهای خودکار برای انتخاب تنظیمات بهینهی امنیتی فنآوری اطلاعات با توجه به طیف وسیعی از حالات فرایند کسبوکار و سازمانی چند معیاره بیان می شود [۳۲].
۲-۶- سیستم مدیریت فرایند کسبوکار
یک سیستم نرمافزار عمومی است که با طراحی و مدلسازی شفاف فرایندها برای توانمندسازی و مدیریت عملیاتی فرآیندهای کسبوکار به وجود آمده است [۱۶]. سیستم مدیریت فرایند کسبوکار، بستری را فراهم می آورد تا بهوسیله آن انجام رویههای سازمانی و گردش کار سازمان، بر اساس فرآیندها، به صورت کاملاً نظاممند و خودکار درآید. درواقع سیستمهای مدیریت فرایند کسبوکار، مجموعه ای از نرمافزارهای کاربردی میباشد که قادر به مدلسازی، اجرا، نظارت فنی و عملیاتی (به نمایندگی کاربران) در فرآیندهای کسبوکار است و اجرای قواعد کسبوکار را بر اساس ادغام و قابلیت های سیستمهای اطلاعاتی موجود و سیستمهای اطلاعاتی جدید برعهده دارد و داده ها را از طریق خدمات، هماهنگ و یکپارچه می کند[۳۳].
با بهره گرفتن از این سیستم، مدیران و برنامه ریزان سازمانی میتوانند فرایندهای اجرایی سازمان را مطابق نظر خود تعریف نموده و در هر زمان تغییر دهند. مسئولان اجرای فرآیندها در مورد نحوه اجرای فرآیندهای تحت مسئولیت خود، اطلاعات کامل و بهروز را دریافت نموده و در هر لحظه میتوانند بر روند اجرای هر یک از فرآیندها تأثیر گذارند. مدیران سازمان، نظارت دقیقی بر روند اجرای روال های جاری در سازمان خود داشته و گزارشهای آماری ارائه شده توسط این سیستم، اطلاعات با ارزشی را در جهت بازمهندسی فرایندهای کاری و تجاری سازمان و بهبود روشها در اختیار میگذارند [۱].
هر فرایند کسبوکار یک سیستم اجتماعی- فنی است که توسط انسان و ماشین مدیریت می شود. ولی BPMSها سیستمهایی کاملاً فنی هستند [۱۱].BPMS ها برنامههایی سیستم‌ساز هستند؛ درواقع بدون نیاز به برنامه‌نویس و استفاده از کدهای وقتگیر برنامهنویسی (روشهای سنتی برنامه نویسی)، این امکان را برای کاربر ایجاد می کند که سیستم یا برنامه کاربردی را با مکانیزه کردن فرآیندها دریافت نماید [۱۷]. رویکرد BPMS براساس مطلوبیت تدریجی میباشد. بهعبارتی، اگر فرآیندهای وضع موجود در سطح ۳۰ هستند با مهندسی مجدد به ۱۰۰ رسانده نمیشوند؛ بلکه، با بهره گرفتن از BPMSو اجرای فرآیندها در سطح سازمان میتوان به گلوگاه‌ها و نقاط بهبود دست یافت. با این رویکرد وجه افتراق BPMS با معماری سازمانی و مهندسی مجدد مشخص می شود.
در پایان سال ۲۰۰۶، درآمد نرمافزارهای بازارBPMS نزدیک به ۷/۱ میلیارد دلار آمریکا در سال رسید که مبین ویژگیهای جریان اصلی بازار نرمافزار بود. بازارBPMS همچنین، دومین میانافزار )یک نوع نرم افزار یکپارچه) سریعاً در حال رشد دربخش بندی بازار میباشد. تحقیقات گارتنر تخمین میزند که بازار BPMS بیش از ۲۴ درصد نرخ رشد مرکب سالانه داشته باشد [۲۱،۳۴].
۲-۶-۱- سیستمهای مناسب برای مدیریت فرایند کسبوکار دارای ویژگیهای زیر میباشند [۱۱]:
این سیستمها باید دارای رویکرد و ساختار افقی باشند به جای رویکرد عمودی – وظیفه ای.
قابلیت تغییر و انعطافپذیری بالایی داشته باشند، به دلیل تغییر مداوم کسبوکار.
در سطح کل سازمان بهکار گرفته شوند چون فرآیندها به هم وابستهاند.
۲-۶-۲- اهداف اصلی در استفاده از : BPMS
تسهیل درک و ارتباطات انسانی
کمک به بهبود فرایند
کمک به مدیریت فرایند
هدایت اتوماتیک فرایند
اتوماتیکسازی مدیریت اجرایی
اتوماتیکسازی اجرای فرایند
دستیابی به این اهداف بدون وجود یک مدل، غیر ممکن است. مدلهای قابل اجرا، BPMS را قادر میسازند که تغییرات اتوماتیکی را در فرآیندهای کسبوکار در حوزه محدود خود، شامل قوانین تصمیم گیری، اولویتهای کنترل نشانه های تغییر و توانایی تشخیص الگوها، ایجاد کند [۱۱].
۲-۷- مدیریت فرایند کسبوکار دو رکن اساسی دارد [۵]:
مهندسی مجدد فرایند کسبوکار BPR[32]
بهبود فرایند کسبوکار BPI[33]
در حال حاضر دیدگاه های متنوع دیگری در ارتباط با تحقق فرایندمحوری، در سازمانها وجود دارند که از آنها میتوان به BPR وBPI اشاره کرد. اما مزیت اصلی BPM نسبت به سایر دیدگاه ها این است که در ابتدا لازم نیست فرآیندهای کسبوکار سازمان بهینه گردند، بلکه میتوان وضعیت موجود را مدل کرد و بعد با بهره گرفتن از مکانیزم هایی که این دیدگاه در اختیار می گذارد، فرآیندها را بهبود بخشید و آنها را بهینهتر ساخت.
۲-۷-۱- مهندسی مجدد فرایند کسبوکار
سازمانها برای ماندگاری در کسبوکار جهان امروز، باید به شکل یک تیم کار کنند و وظایف خود را با شناخت کامل از فرآیندهای میان واحدی به صورت مناسب یکپارچه سازند. مهندسی مجدد در واقع، به وجود آورندهی مزیت رقابتی ماندگار است و بهبودهای اساسی در سازمان ایجاد می کند. تعریفی که همر و چامپی[۳۴] از مهندسی مجدد فرایند کسبوکار بیان می کنند، این است که مهندسی مجدد، تفکر اصولی و طراحی مجدد بنیادین فرآیندهای کسبوکار برای دستیابی به بهبودهای بنیادین در شاخص های اصلی عملکرد نظیر هزینه، کیفیت، خدمات و سرعت است [۳۵].
مهندسی مجدد طراحی دوباره و ریشهای فرآیندهای کسبوکار یک شرکت است. مهندسی مجدد نقش عظیمی برای افزایش بهرهوری از طریق کاهش زمان فرایند، کاهش هزینه، بهبود کیفیت و رضایت مشتری دارد و اغلب، این امر به یک تغییر بنیادی در سازمان نیاز دارد. در واقع دیدگاه مهندسی مجدد فرایند کسبوکار، یک دیدگاه افراطی جهت بهبود وضعیت سازمان میباشد که با رویکردی بالا به پایین در سطح کل سازمان پیادهسازی می شود. این تکنیک با ریسک بسیار بالایی با هدف کاهش هزینه انجام می شود [۱۵].
۲-۷-۲- بهبود فرایند کسبوکار[۳۵]:
BPI، رویکردی نظاممند است که هدف آن، کمک به سازمانهاست، تا بتوانند تغییراتی چشمگیر در زمینه چگونگی انجام کسبوکار، از طریق تعریف مجدد اهداف استراتژیک، همراستاسازی فرآیندها با این اهداف و تعیین روندهای بازار و بهینهسازی خدماتی که برای مشتریان یا ذینفعان ارائه می شود، ایجاد کنند. اصول متعددی در پس بهبود فرایند کسبوکار وجود دارد که چند مورد از آنها در ادامه آورده شده است:
همراستاسازی مناسب اهداف کسبوکار
بالا بردن ارزش مشتری
تشکیل مالکیت کسبوکار
