۲-۱-۹ معماری و سیستم های اطلاعات استراتژیک
۲-۱-۹-۱ معماری سیستم
معماری سیستم یعنی ارائه توصیفی از یک سیستم که نشان دهنده ساختار اجزاء آن، ارتباط بین آن ها و اصول و قواعد حاکم بر طراحی و تکامل آن ها در گذر زمان باشد.(زاچمن، ۱۹۹۹). در مقایسه با سایر سیستم های اطلاعاتی که حاصل کار آن ها فیزیکی و قابل لمس بوده و اجزاء و روابط حاکم بر آن ها کاملا مشخص است، معماری سیستم های اطلاعات استراتژیک مواجه با سیستمی است که اجزاء آن اغلب ترکیبی و مفهومی بوده و روابط حاکم بر آن ها منبعث از مدیریت استراتژیک سازمان می باشد. بنابراین توصیف اجزاء و روابط بین آن ها نیازمند روش های خاصی است که در اصطلاح به آن مدل گفته می شود.

۲-۱-۹-۲ تعریف سیستم های اطلاعات استراتژیک
برای داشتن یک درک مشترک از سیستم های اطلاعات استراتژیک بهتر است ابتدا یک تعریف جامع از سیستم های اطلاعات استراتژیک داشته باشیم. چارلز ویسمن^[۵](۱۹۸۴) سیستم های اطلاعات استراتژیک را این گونه تعریف می نماید: استفاده خلاق از سیستم های اطلاعاتی در راستای پشتیبانی از استراتژی های رقابتی شرکت با هدف رسیدن به رقبای تجاری و یا کسب برتری در مقابل آن ها(الهی، درسی سیستم های اطلاعات استراتژیک). بطور کلی می توان گفت هر سیستم اطلاعاتی(دستی یا کامپیوتری) که بتواند موقعیت رقابتی سازمان را پشتیبانی کند یا به هر ترتیبی برای سازمان مزیت رقابتی ایجاد نماید می تواند یک سیستم اطلاعات استراتژیک باشد(گالیرز، ۱۹۹۴). ممکن است بعضی از سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات مورد استفاده سازمان قرار گیرند ولی برای آن مزیت رقابتی ایجاد نکنند. بنابراین این سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات جزء سیستم های اطلاعات استراتژیک نمی باشند. برای این که یک تعریف عملیاتی تری از سیستم های اطلاعات استراتژیک داشته باشیم، بایستی آن را این چنین تعریف کنیم که سیستم های اطلاعات استراتژیک عبارت است از: توسعه و بهبود جریان اطلاعاتی برای فرایند تصمیم گیری و حمایت از موقعیت رقابتی سازمان که فرایند تصمیم گیری خود شامل: ۱- شناسایی و درک مساله(آگاهی) ۲- ایجاد راهکار برای حل مساله(طراحی) ۳- انتخاب راه حل مناسب برای حل مساله(انتخاب). هم چنین پشتیبانی از موقعیت رقابتی سازمان شامل: ۱- شناسایی نقاط قوت و ضعف داخلی و فرصت و تهدیدات بیرونی ۲- توسعه و بهبود برنامه ها در سطح استراتژیک و عملیاتی ۳- مدیریت عملکرد سازمان.
۲-۱-۹-۳ اهمیت معماری برای سیستم های اطلاعات استراتژیک
به دلیل اهمیت انعطاف پذیری سازمان ها در برابر فشارهای بیرونی نظیر تغییر ماهیت کسب و کار، تغییر مأموریت ها و ساختارهای سازمانی و تغییرات سریع تکنولوژی نیاز به یک چارچوب و راهنمای مناسب برای طراحی و پیاده سازی سیستم های اطلاعات استراتژیک منعطف که حداکثر سازگاری را با شرایط ذکر شده داشته باشد ضروری بنظر می رسد(زاچمن، ۱۹۹۹). به طور خلاصه می توان لزوم معماری سیستم های اطلاعات استراتژیک را در ظهور سازمان های بزرگ، نیاز به طراحی و توسعه سیستم های اطلاعاتی پیچیده، ظهور سیستم های اطلاعاتی به منظور خاص و انعطاف پذیری سیستم های اطلاعات استراتژیک در برابر فشارهای بیرونی وارده بر سازمان که ناشی از تغییر و تحولات در شیوه کسب و کار، رقبا، عرضه کنندگان، مشتریان و بطور کلی تمامی تأثیرگذاران بر سازمان و تغییرات سریع فناوری اطلاعات ارزیابی کرد.
۲-۱-۹-۴ فرایند تهیه معماری سیستم های اطلاعات استراتژیک
برای این که بتوانیم اجزاء، ارتباط بین اجزاء و رویه های حاکم بر توسعه و تکامل اجزاء یک سیستم اطلاعات استراتژیک را در گذر زمان بدست آوریم ما فرایندی را پیشنهاد می کنیم که ورودی های آن برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات، برنامه ریزی سیستم های اطلاعات استراتژیک و نوع پشتیبانی مورد نیاز از سیستم های اطلاعات استراتژیک می باشد. بنابراین برای تهیه معماری سیستم اطلاعات استراتژیک بایستی گام های زیر را اجرا نمود:
۱- تهیه برنامه استراتژیک فناوری اطلاعات
۲- تهیه برنامه سیستم های اطلاعات استراتژیک
۳- تعیین نوع پشتیبانی سیستم های اطلاعات استراتژیک
تهیه برنامه استراتژیک فناوری اطلاعات: سازمان ها برای استفاده از مزیت های فناوری اطلاعات نیازمند یک برنامه استراتژیک برای آن هستند که معمولا خروجی این برنامه استراتژیک تعریف یک سری پروژه جهت برطرف کردن شکاف بین وضعیت موجود و وضعیت مطلوب استفاده از فناوری اطلاعات و در نهایت معماری فناوری اطلاعات مورد استفاده برای سازمان می باشد. (http://www.dhfs.state.wi.us/aboutdhfs/ITPlan/index.htm). معماری فناوری اطلاعات یا زیرساخت ها(سطوح بنیادین) کلیه اجزاء شامل نرم افزار های کاربردی رده های مختلف مدیریتی) مدیریت عملیاتی و کنترل، مدیریت میانی و کنترل و مدیریت استراتژیک) و نرم افزارهای کاربردی عملیات ها و کارکردهای مختلف نظیر بازاریابی، تحقیق و توسعه، تولید و توزیع می باشد. به علاوه معماری اطلاعات مقوله های زیرساختی(اعم از پایگاه های داده ها، نرم افزارهای پشتیبانی، شبکه لازم برای اتصال نرم افزارهای کاربردی و …) را در خود جای می دهد. در واقع با داشتن برنامه استراتژیک فناوری اطلاعات، آن بخش از فناوری اطلاعات که برای سازمان مورد نیاز است، مشخص می شود(گوتسچالک^[۶]،۱۹۹۹). بنابراین با داشتن خروجی های این برنامه می توان یک سری از اجزای سیستم های اطلاعات استراتژیک جهت پشتیبانی از موقعیت رقابتی و ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان را مشخص نمود. این اجزاء همان اجزای معماری فناوری اطلاعات است، با این تفاوت که اجزای معماری سیستم های اطلاعات استراتژیک تنها بخشی از اجزای معماری فناوری اطلاعات را در بر می گیرد که جنبه استراتژیک دارند و در راستای پشتیبانی از استراتژی های رقابتی سازمان و ایجاد مزیت رقابتی با هدف رسیدن به رقبای تجاری و یا کسب برتری در مقابل آن ها است. به عبارت دیگر معماری فناوری اطلاعات که از نتیجه برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات بدست می آید هم دربرگیرنده اجزاء استراتژیک و هم در برگیرنده اجزایی برای انجام فعالیت های غیراستراتژیک و عملیات روزمره سازمان است(همان، ۱۹۹۹).
۲-۱-۹-۵ برنامه ریزی سیستم های اطلاعات استراتژیک
برنامه ریزی سیستم های اطلاعات استراتژیک فرایندی است که از طریق آن سازمان چارچوبی از برنامه های کاربردی مبتنی بر کامپیوتر را تعیین می کند تا این مجموعه از سیستم ها بتواند برای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمانی کمک نماید. فرایند برنامه ریزی سیستم های اطلاعات استراتژیک مشتمل برتعدادی فعالیت به هم پیوسته است(نیوکیرک^[۷]،۲۰۰۳). خروجی اصلی فرایند برنامه ریزی سیستم های اطلاعات استراتژیک مجموعه ای مشخص از سیستم های اطلاعاتی است که می تواند به سازمان در انجام فعالیت های تجاری و دستیابی به به اهداف استراتژیک کمک نماید. بنابراین سازمان ها این برنامه را با هدف تشخیص با ارزش ترین سیستم های اطلاعاتی انجام داده و به دنبال برنامه های کاربردی و سیستم هایی هستند که نتیجه ای در پشتیبانی از موقعیت رقابتی و ایجاد مزیت رقابتی آن ها داشته باشد. خروجی برنامه ریزی سیستم های اطلاعات استراتژیک تعریف یک سری برنامه ها جهت استفاده از سیستم های اطلاعاتی و هم چنین کنترل مستمر و برنامه ریزی شده برای توسعه و بهبود این سیستم ها در جهت پشتیبانی از موقعیت رقابتی وایجاد مزیت رقابتی برای سازمان می باشد. برنامه ریزان بایستی تغییرات روش های مدیریتی و موقعیت رقابتی را درون فرایند برنامه ریزی قرار دهند تا از این طریق رویه های حاکم بر توسعه و بهبود این سیستم ها معین شود. این کار باعث می شود تا مجموعه سیستم های اطلاعات استراتژیک در برابر تغییرات منعطف باشند و از پیچیدگی های ناشی از توسعه های نا منظم جلوگیری شود(همان، ۲۰۰۳).
۲-۱-۹-۶ پشتیبانی از موقعیت رقابتی سازمان
اهداف ابتدایی و اولیه مدیران استراتژیک حداکثر کردن ارزش قابل تحویل به تمامی ذیعنفعان سازمان می باشد. این اهداف بوسیله برقراری و نگهداری یک چشم اندار واحد و استراتژی جهت دار تکمیل می شوند(لوفتمن^[۸]،۱۹۹۳). مزیت های رقابتی بایستی شناسایی و از آن ها در جهت رشد و ارتقاء سازمان استفاده شود. برای حمایت از موقعیت رقابتی سازمان بایستی فعالیت های استراتژیکی انجام شود مانند: ۱- شناسایی نقاط قوت و ضعف داخلی و فرصت و تهدیدات بیرونی ۲- توسعه و بهبود برنامه ها در سطح استراتژیک و عملیاتی ۳- مدیریت عملکرد سازمان(سن^[۹]،۱۹۹۲). سیستم های اطلاعات استراتژیک برای حمایت از موقعیت رقابتی بایستی این عملیات و فرایند را پشتیبانی کند تا بتواند ارزش مناسب را برای ذینفعان مهیا نماید. یک سیستم اطلاعات استراتژیک بایستی در قالب یک شکل قابل استفاده به وسیله متصدی این فرایند قرار گیرد(اطلاعات بایستی کامل، درست و به موقع باشند) و هم چنین اطلاعات بایستی سریع وآسان مکان یابی شوند. هدف از اجرای یک پروژه سیستم های اطلاعات استراتژیک در یک سازمان چابک می تواند توسعه و کاربرد فرایندها و اطلاعات زیربنایی برای هوشیاری موقعیتی، تصمیم گیری، برنامه ریزی و مدیریت عملکرد(با تاکید بر ارتباطات) باشد(گلدمن^[۱۰]،۱۹۹۵).
۲-۱-۹-۷ سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی
نیروی انسانی را باید به عنوان مهم ترین سرمایه یک سازمان دانست که نقش کلیدی و مهمی در دستیابی سازمان به اهدافش دارد. امروزه سازمان ها هزینه های بالایی جهت جذب و نگهداری منابع انسانی صرف می کنند تا در عرصه رقابت از سایر رقیبان عقب نمانند. در عصر حاضر، به دلیل وجود رقابت بین سازمان ها و شرکت ها در جهت کسب منافع بیشتر، تسلط بر منابع موجود اهمیت ویژه ای یافته است. سازمان ها اگر دارای بهترین تکنولوژی بوده و از بهترین امکانات بهره مند باشند ولی از نیروی انسانی متخصص و کارآمد برخوردار نباشند و یا توانایی استفاده درست و کارآمد از نیروهای موجود را نداشته باشند قادر نیستند بر محیط اثر گذاشته و در عرصه رقابت موفق عمل کنند. نیروی انسانی این توانایی را دارد که سایر منابع را پردازش کرده و خدمات و کالاهایی را پدید آورد که سازمان به خاطر آن تاسیس شده است(صائبی،۱۳۷۸). یکی از مهم ترین وظایف مدیریت منابع انسانی برنامه ریزی نیروی انسانی است. مدیریت منابع انسانی از طریق برنامه ریزی کارآمد و اثربخش می تواند حجم و ترکیب نیروی انسانی موردنیاز برای آینده را فراهم ساخته و یا توانائی های نیروهای موجود را ارتقا بخشد. از این رو برای تداوم موجودیت سازمان و حصول به اهداف آن برنامه ریزی نیروی انسانی باید از اولویت بالایی برخوردار باشد. باید توجه داشت برنامه ریزی موثر و کارآمد نیروی انسانی و اصولاً هر نوع برنامه ریزی به اطلاعات، به خصوص اطلاعات پردازش شده نیاز دارد. امروزه یکی از مشکلات، عدم بکارگیری سیستم اطلاعات مناسب است. سیستم های اطلاعات مدیریت، توانایی پردازش اطلاعاتی در زمینه های جمعیت شناسی، آموزش، اشتغال و هم چنین عوامل موثر بر عرضه و تقاضای نیــــروی کار دارند که در نهایت در زمینه برنامه ریزی نیروی انسانی کاربرد فراوانی خواهند داشت. با تــــوجه به اهمیت اطلاعات در امر برنامه ریزی نیروی انسانی، اطلاعات را باید یکی از منابع مهم سازمان دانست. ایجاد و بکارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت منابع انسانی را باید از اولویت های هر سازمان برشمرد که نسبت بــــه اجرای آن باید اقدام کرد. برنامه ریزی نیروی انسانی برپایه بکارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت در کمک به اتخاذ تصمیم هــــای مربوط به منابع انسانی پی ریزی می شود(ابطحی، ۱۳۷۷).
۲-۱-۹-۸ سیستم های اطلاعات منابع انسانی
مشخص ساختن سیستم اطلاعاتی منابع انسانی نخستین و مهم ترین گام رهیافت موفقیت آمیز مدیریت نیروی انسانی است(بنیسون، برنامه ریزی نیروی انسانی). به عقیده مالکلم بنیسون اطلاعات را باید به منزله کلید استراتژی در برنامه ریزی نیروی انسانی دانست. موجودی نیروی انسانی، تقاضا و عرضه آن در آینده را می توان به وسیله سیستم اطلاعات منابع انسانی تعیین کرد. باید توجه داشت که هدف سیستم های اطلاعات منابع انسانی برنامه ریزی برای سازمان نیست، بلکه سازمان و مدیریت را در برنامه ریزی نیروی انسانی کمک می کنند.
تعاریفی برای سیستم های اطلاعاتی بیان شده که تعدادی از آن ها به شرح زیر هستند:
۱- سیستم اطلاعات منابع انسانی عبارت است از یک روش سازمان یافته جمع آوری، نگهداری و ارائه اطلاعات به مدیران به منظور تصمیم گیری در امور چهارگانه مدیریت منابع انسانی. چنین سیستمی باید دارای مشخصات زیر باشد:
الف- اطلاعات به روز باشد و به موقع در اختیار استفاده کننده قرار گیرد؛
ب- اطلاعات صحیح و دقیق باشد؛
پ- اطلاعات مربوط و مورد نیاز مدیران باشد؛
ت- کلیه اطلاعات مورد نیاز برای هر نوع تصمیم گیری به طور سریع در اختیار قرار گیرد(میرسپاسی،۱۳۷۴).
۲- منظور از سیستم اطلاعات منابع انسانی، استفاده از روشی منظم و سازمان یافته برای کسب اطلاعاتی است که تصمیم گیری عقلایی درباره منابع انسانی را در سازمان امکان پذیر می سازد. این اطلاعات باید به روز، صحیح، دقیق، کوتاه و مختصر، مربوط و مناسب، کامل و بهنگام باشد(سعادت،۱۳۸۸).
۳-  سیستم اطلاعــات منابع انسانی به مجموعه ای از داده های منظم، قابل اتکا و معتبر عنوان می شود که برای برنامه ریزی نیروی انسانی به کار می رود.
۴- سیستم اطلاعات منابع انسانی به یک نظام اطلاعاتی رایانه ای معمولی نامیده می شود که در مدیریت امور کارکنان و منابع انسانی به کار برده می شود. هر نظام اطلاعاتی منابع انسانی به طور منطقی یک سیاهه از شغل ها و مهارت های موجود در سازمان است. سیستم اطلاعات منابع انسانی مجموعه ای از ابزارهای مدیریت است که مدیران را توانا می سازد تا برای بهره گیری از منابع انسانی سازمان هدف هایی برپا دارند و میزان کامیابی در رسیدن به این هدف ها را تعیین کنند. درمورد برنامه ریزی نیروی انسانی اشاره شد که برنامه ریزی نیروی انسانی در حقیقت یک فرایند استراتژیک است، سیستم های اطلاعاتی مدیریت نیز در سازمان از اهمیت استراتژیک برخوردارند و آن را باید به عنوان یک مقوله استراتژیک در نظر گرفت.
۲-۱-۹-۹ طراحی سیستم اطلاعات منابع انسانی
پیاده کردن یک نظام اطلاعات تنها با خرید سخت افزارها و نرم افزارها پایان نمی یابد. این کار شامل دگرگونی در کارها، مهارت ها، مدیریت و سازمان نیز می گردد. بنا به فلسفه فنی- اجتماعی بدون رویکرد به کاربران، نمی توان یک نظام نوین اطلاعات برپا ساخت. دیــــدگاه فنی- اجتماعی خاطر نشان می کند که بر پاکنندگان نظام های نوین هر دو مسئولیت فنی و اجتماعی را به عهده دارند(لاودن، مدیریت امور کارکنان و منابع انسانی). هم چنین تکنولوژی، محیط، اندازه یا بزرگی سازمان تعیین کننده نوع سیستم اطلاعاتی و شیوه پــــردازش آن ها در سازمان می باشند(ال دفت،۱۳۷۴). طراحی و راه اندازی یک سیستم اطلاعاتی منابع انسانی را می توان در ۵ مرحله انجام داد.
مرحله اول: مطالعه و شناخت سیستم فعلی: اولین مرحله در طراحی یک سیستم اطلاعاتی بررسی وضعیت سیستم اطلاعات موجود در سازمان است و درصورت عدم وجود یک سیستم اطلاعاتی رسمی در سازمان، ضروری است که هر سیستم دیگر موجود شناسایی گردد. هدف از بررسی سیستم اطلاعاتی فعلی پاسخ به سوالاتی از این قبیل است:
- حجم اطلاعاتی که سیستم فعلی می تواند آن را پردازش کند چقدر است؟
- کیفیت اطلاعات در چه حدی است؟
- چه نوع اطلاعاتی موردنیاز است؟
- اطلاعات از چه منابعی به دست می آید؟
هم چنین مطالعه سیستم اطلاعات موجود باید برای ما روشن سازد که آیا سیستم اطلاعات مرکزی وجود دارد یا این که هر قسمتی به طور مستقل اطلاعات موردنیاز خود را پردازش می کند.
مرحله دوم: تعیین اولویت های اطلاعاتی: همه اطلاعات به یک اندازه دارای ارزش و اهمیت نیست. فقدان برخی از اطلاعات می تواند موجب ناکامی در برنامه ها شود. بنابراین، سیستم های اطلاعاتی باید طوری طراحی گردد که اولاً اطلاعـــات ضروری و مهم برای تصمیم گیــــری را تهیه کند و در اختیار تصمیم گیرندگان قرار دهد و سپس در صورت لزوم و به صرفه بودن از نظر وقت و هزینه، اطلاعات کم اهمیت را در اختیار بگذارد. مدیران علاوه بر شناخت سیستم ها نیاز به شناخت سازمان و عوامل آن خواهند داشت. از این رو شناخت کل سازمان برای آن ها ضروری است. درک نظام همراه با شناخت سازمان دست مایه گزینش شکل ویژه و مناسب نظام اطلاعات برای سازمان می شود که بدان معماری نظام اطلاعاتINFORMATION SYSTEM ARCHITECTURE عنوان می دهند که می توان آن را ترکیبی از اطلاعات و مدیریت دانست(لاودن). اولویت هایی که می توان برای سیستم اطلاعـــاتی منابع انسانی در زمینه برنامه ریزی نیروی انسانی درنظر گرفت شامل: اطلاعاتی در زمینه جمعیت و نیروی کار، روندها و دگرگونی های اقتصادی و اجتماعی و قوانین و مقررات و فعالیت های دولت به انضمام مسایل مربوط به عرضه و تقاضای نیروی انسانی است.
مرحله سوم: طراحی سیستم اطلاعاتی جدید: در این مرحله طراحی و پیشنهاد سیستم اطلاعاتی جدید انجام می شود. سیستم جدید باید جوابگوی تمام نیازهای اطلاعاتی سازمان درمورد منابع انسانی باشد. یکی از مشخصات چنین سیستمی ورودی های متعدد و زیاد است. انواع اطلاعات خام از منابع و مراکز مختلف از طریق این ورودی ها به سیستم وارد، بعد از پردازش به صورت اطلاعات طبقه بندی شده و گزارش هـــــا در یک جا متمرکز و برای برنامه ریزی نیروی انسانی و سایر برنامه ریزی ها در اختیار مــــــدیران سطوح مختلف و تصمیم گیرندگان قرار می گیرد. مهم ترین ویژگی چنین سیستمی ادغام و یک کاسه کردن تمام اطلاعات مربوط به نیروی انسانی است. باید توجه داشت وجود اطلاعات بی حد و حصر یا انفجار اطلاعات خود عاملی در جهت عدم کارایی سازمان ممکن است تبدیل شود. بنابرایــن، ویژگی های یک طراحی مناسب سیستم های اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی جهت برنامه ریزی عبارت است از(زاهدی،۱۳۷۸):
۱- در دسترس بودن(ACCESS ABILITY)، یعنی امکان دستیابی به اطلاعات از راه های ساده و با زبان های طبیعی؛
۲- به هنگام بودن(TIME LINESS)، یعنی امکان دریافت اطلاعات در زمان مناسب به گونه ای که فرصت اقدام از دست نرفته باشد؛
۳- دقیق بودن(ACCURACY)، یعنی گزارش ها باید درحد امکان بدون خطا یا اشتباه باشد؛
۴- مرتبط بودن(RELEVANCE)، یعنی اطلاعــات حاوی جزئیات کسل کننده و حاشیه های نامربوط نباشد؛
۵- قابلیت کاربرد(USABILITY)، یعنی شکل خروجی با چگونگی شناخت، اولویت ها و مطلوبیت های کاربران تطابق داشته باشد.
نکته ای دیگر که در طراحی سیستم اطلاعاتی باید مدنظر قرار داد این ست که در عصر اطلاعات ارزش افزوده از طریق تبدیل اطلاعات به دانش و هم چنین سرعت انتقال آن حاصل می شود. بنابراین، اگر شبکه اطلاعات سرعت کافی نداشتــــه باشد ارزش سیستمی که طراحی می شود صفر خواهدبود(رضائیان،۱۳۷۷). در طراحی سیستم جــدید همراهی و مشارکت کارکنان می تواند در جهت افزایش کارایی و کاهش تنش، اثرات مثبتی در سازمان برجای گذارد. در مورد انتخاب و طراحی سیستم جدید، مدیران باید آن را برای مدت زمان کوتاهی، به کار گیرند که این مرحله را در اصطلاح نصب آزمایشی گویند. سپس بر ارزیابی نتایج بپردازند و در صورت مثبت بودن نتایج، نصب موقت به نصب دایم تبدیل کنند و در غیر این صورت از ادامه فعالیت سیستم جلوگیری به عمل آورند. در صورت عدم رضایت سیستم طراحی شده باید مجدداً از مرحله اول فرایند را آغاز کنیم تا با رفع معایب و مشکلات سیستم موردنظر را به اجرا درآوریم.
مرحله چهارم: انتخاب و نصب کامپیوتر(در صورت لزوم): در صورتی که سرعت عمل، دقت و صحت یک سیستم دسته اطلاع رسانی قابل قبول نباشد و نتواند نیازهای اطلاعاتی سازمان را رفع کند لازم است از کامپیوتر استفاده شود. هم چنین باید توجه داشت کامپیوتر را مطابق سیستم اطلاعاتی انتخاب کرد نه برعکس. در مورد سیستم هایی نیز که از کامپیوتر استفاده می کنند، ارتقا سیستم ها و بکارگیری سخت افزار و نرم افزار جدید با توجه به دگرگونی محیط و تغییرات مستمر ضروری است. هم چنین با توجه به تغییرات سریع در صنایع کامپیوتر و سخت افزارهای مربوط به آن سیستم باید توانایی روزآمد شدن همگام با تغییرات جدید را نیز داشته باشد(کنت سی و پریس، ۱۳۷۷).
مرحله پنجم: حفظ کیفیت سیستم اطلاع رسانی: کیفیت اطلاعـاتی که از سیستم موجود بیرون می آید به کیفیت داده هایی که وارد سیستم شده است بستگی دارد. بنابراین، تمام قسمت ها باید بتوانند اطلاعات مهم را از اطلاعات بی ارزش تشخیص دهند و با ارسال اطلاعات مفید و هم چنین فرستادن گزارش های صحیح، دقیق و به موقع کیفیت سیستم اطلاعاتی منابع انسانی را بهبود بخشد. منظور از کیفیت اطلاعات این است که مدیران باید بین بایدها و هست های گزارش شده مقایسه ای انجام دهند. اطلاعات دقیق تر، کیفیت بالاتری را برای مدیران و امنیت بیشتر را به وجود می آورند. در عیــــن حال هزینه بیشتری را نیز موجب می شود(همان،۱۳۷۷). در صورت تداوم کاربرد سیستم، مدیران باید به منظور نکات ایمنی و حفاظتی، برنامه منسجم و جامع تعمیر و نگهداری را تهیه و تدوین کنند تا درصورت بروز هرگونه مشکلی با رفع سریع آن، سلامت را به سیستم بازگردانند.
۲-۲ بخش دوم مزیت رقابتی
مزیت رقابتی، عامل یا ترکیبی از عوامل است که باعث می شود، در محیط رقابتی سازمان موفق تر از سایر سازمان ها عمل کند. در تعریف دیگر، مزیت رقابتی شامل مجموعه عوامل یا توانمندی هایی دانسته شده است که همواره شرکت را به نشان دادن عملکردی بهتر از رقبا قادر می سازد. هم چنین مزیت رقابتی، ارزش های قابل ارائه شرکت برای مشتریان است، به نحوی که این ارزش ها از هزینه های مشتری بالاتر است(پورتر^[۱۱]،۱۹۸۶) تا کنون حقیقات بسیاری برای شناسایی مهم ترین عواملی که در مزیت رقابتی نقش دارند و هم چنین، روش های حفظ مزیت رقابتی صورت گرفته اند.
مبانی فکری و نظریه های متفاوتی که در دوره های زمانی گوناگون در رابطه با محیط و سازمان و رابطه این دو مطرح شده اند، به نوعی در شکل گیری مفاهیم راهبرد و مدیریت راهبردی در آن زمان تأثیرگذار بوده و دیدگاه های متفاوتی نسبت به آن ها ایجاد کرده اند. این تغییرات در مفهوم مزیت رقابتی نیز ایجاد شده است.
به طور کلی، سه دیدگاه در مفاهیم مزیت رقابتی وجود دارند: “سازمان صنعتی²"(I /O)، چمبرلین و شومپیتر. مبنای تئوریکی تحقیقات اخیر در رشته مدیریت راهبردی که از تئوری چمبرلین ریشه گرفته، تئوری مبتنی بر منابع است .اهمیت RBV در استفاده و ایجاد منابع منحصر به فرد سازمان در ایجاد مزیت رقابتی است. به عبارت دیگر، منابع منحصر به فردی که مزیت رقابتی برای سازمان ایجاد می کند، شایستگی های محوری هستند.
الف) مزیت رقابتی از دیدگاه سازمان صنعتی(I/O) (1968-1956)