۳) در تنظیم سند رعایت مقررات قانونی انجام گرفته باشد
به صرف اینکه سند نزد مأمور رسمی در مورد صلاحیت وی تنظیم شده باشد کافی برای به رسمیت شناختن آن نخواهد بود، که باید تشریفات و مقررات قانونی مربوط به آن نیز رعایت کند.

می توان گفت تشریفاتی که قانون ثبت اسناد برای تنظیم سند رسمی پیش بینی کرده دو نوع است :
۱) تشریفاتی که عدم رعایت آنها سند را از رسمیت خارج می کند مانند اینکه سندی در دفتر اسناد رسمی به ثبت رسیده باشد و متعاملین نیز آن را امضاء کرده باشند. لیکن سردفتر امضاء نکرده باشد.
۲) تشریفاتی که عدم رعایت آنها سند را از رسمیت خاج نمی کند مانند عدم رعایت مقررات راجع به حق تمبر که به اسناد تعلق می گیرد (ماده ۱۲۹۴ ق . م)
یا اینکه سندی را بدون استعلام از ثبت ، در مواردی که تکلیف به استعلام دارد. ثبت نماید^[۱۸].
از رسمیت خارج نخواهد شد و مرتکب (سردفتر) به محکومیت انتظامی محکوم خواهد شد. البته در این مورد باید ذکر کرد که در مورد املاک جاری (ماده ۲۱) سردفتر طبق قانون مکلف است استعلام را به عمل آورد. ولی در مورد املاک ثبت شده (ماده ۲۲) سردفتر طبق قانون مکلف نیست بلکه براساس تشریفات سازمانی مکلف است استعلام به عمل آورد.
عده ای از حقوقدانان معتقدند: که در هر امری که قانون رعایت آن را در تنظیم سند لازم بداند چنانچه عدم تأثیر آن در رسمیت سند به وسیله قانون مسلم نگردد باید رعایت آن را موثر دانست.^[۱۹]
۴-۱۴-۲ سند رسمی از نظر قانون ثبت
با توجه به مطالب فوق و به استناد ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی می توان گفت که سند رسمی از نظر قانون ثبت محدود به موارد ذیل است :
۱) اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک ثبت شده باشد؛
۲) اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد؛
۳) اسنادی که نزد سایر مأمورین رسمی تنظیم شده باشد.
اگرچه قانون ثبت تعریفی از سند رسمی ارائه نداده است ولی به طور کلی با استنباط به مواد قانون ثبت می توان گفت که سند رسمی از نظر قانون ثبت سندی است که مطابق قوانین در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد یا پس از انجام عملیات مقدماتی ثبت ملک در دفتر املاک ثبت شده و سند مالکیت مطابق ثبت دفتر املاک داده می شود.
بنابراین دایره شمول سند رسمی از نظر قانون ثبت محدودتر از سند رسمی از نظر قانون مدنی است. به عبارتی سند رسمی از نظر قانون ثبت اخص است از سند رسمی در قانون مدنی، چرا که هر سندی که از نظر قانون ثبت رسمی باشد از نظر قانون مدنی نیز رسمی است و این را ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی تصریح نموده است: «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی تنظیم شده باشد رسمی است» ولی ممکن است سندی از نظر قانون مدنی سند رسمی باشد اما از نظر قانون ثبت، سند رسمی به آن گفته نشود، مانند شناسنامه که توسط مأمور صلاحیت دار ثبت احوال پس از طی تشریفات و مقررات قانونی صادر شده است.
پس در عرف ثبتی و قانون ثبت سندی رسمی است که مطابق قانون در یکی از دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد یا پس از طی مراحل و مقدمات قانونی در دفتر املاک به ثبت رسیده باشد.
۱۵-۲ آثار اسناد رسمی در قانون ثبت
قانون گذار در مقابل رعایت تشریفات و مقرراتی که باید در تنظیم سند رعایت شود، اعتبار مخصوصی به آن اسناد داده است که اسناد عادی فاقد آن می باشد و مادام که خلاف آن اسناد ثابت نشده باشد معتبر شناخته می شوند؛ چرا که برای تأمین نظم اجتماعی در کشور باید اعتماد عمومی نسبت به آن اسناد جلب شود.
۱) معتبر بودن محتویات و مندرجات سند رسمی
برابر ماده ۷۰ اصلاحی قانون ثبت «سندیکه مطابق قوانین به ثبت رسیده رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرجه در آن معتبر خواهد بود، مگر اینکه مجعولیت آن سند ثابت شود. »
سند رسمی که تشریفات را طی کرده و ثبت دفتر املاک شد ، دولت دارنده سند مالکیت را به رسمیت خواهد شناخت. منظور از محتویات سند عبارات و امضاهائی می باشد که در سند نوشته شده است و از امور مادی است و منظور از مندرجات سند مفاد عباراتی است که در سند قید شده است و از امور معنوی است و معتبر ندانستن مندرجات سند به نحوی از انجاء توسط مأمورین قضائی یا اداری موجب انصال موقت از شش ماه تا یک سال می باشد. (همان ماده) و این را می توان ضمانت اجرای اسناد رسمی شمرد.
لازم به ذکر است که ماده ۱۳۰۵ قانون مدنی، تاریخ تنظیم سند رسمی را بر علیه شخص ثالث معتبر می داند همچنین دعوی که مخالف با مفاد و مندرجات سند رسمی باشد به شهادت قابل اثبات نمی باشد. ( م. ۱۳۰۹ ق . م.)
۲) حدود اعتبار اسناد رسمی
اسناد دارای اعتبار یک سانی نیستند و از لحاظ موضوع متفاوت می باشند، اصولاً هر نوشته ای علیه کسی که آنرا امضاء کرده است و همچنین قائم مقام قانونی وی معتبر است، اما برخی اسناد رسمی نظر به مصالح اجتماعی نه تنها نسبت به طرفین و قائم مقام قانونی آنها معتبر است، بلکه نسبت به اشخاص ثالث نیز دارای اعتبار کامل می باشد. ماده ۷۲ قانون اصلاحی ثبت اشعار می دارد : در کلیه معاملات راجع به اموال غیرمنقوله که بر طبق مقررات راجع به ثبت املاک ثبت شده است نسبت به طرفین معامله و قائم مقام قانونی آنها و اشخاص ثالث دارای اعتبار کامل و رسمیت خواهد بود. »
اعتبار معاملات مزبور پس از ثبت در دفتر املاک نسبت به اشخاص ثالث مبتنی بر اصلی است که ماده ۲۲ قانون ثبت تاسیس کرده و آن مالکیت کسی است که ملک مطابق قانون به نام او در دفتر املاک ثبت گردیده و یا کسی را که ملک مزبور به او منتقل و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده است. بنابراین معامله راجع به ملک غیرمنقول ثبت شده، مادام که در دفتر املاک ثبت نشده است، نسبت به اشخاص ثالث معتبر نخواهد بود و اعتبار آن منحصر به طرفین معامله و قائم مقام آنها می باشد. ^[۲۰]
نگارنده با نظر فوق موافق نسیم زیرا اگر ملک غیرمنقولی ثبت شده باشد (یعنی مشمول ماده ۲۲ قانون ثبت باشد) و ملک به غیر انتقال یافته باشد و این انتقال در دفتر املاک بنا به دلایلی از قبیل سهل انگاری متصدی دفتر املاک ثبت نشده باشد، نباید نسبت به اشخاص ثالث معتبر باشد ؟! و چنانچه این انتقال در دفتر املاک ثبت شده ولی به امضاء رئیس ثبت یا مسئول دفتر املاک نرسیده باشد آیا این انتقال نزد شخص ثالث معتر نخواهد بود؟
به نظر می رسد وقتی ملکی سابقه ثبتی در دفتر املاک داشته باشد ولی پس از انتقال به دلایلی فوق ثبت نشده باشد نیز باید در نزد اشخاص ثالث معتبر باشند به عبارتی نزد اشخاص ثالث نیز دارای اعتبار می باشند.
۳) قدرت اجرایی اسناد رسمی
سندی که قانون ثبت به آن سند رسمی می گوید بدون حکم دادگاه قابل اجراء است و اگر اختلاف یا اشکال یا اشتباهی در تنظیم آن باشد حسب مورد در اداره کل امور اسناد سازمان ثبت یا در هیأت نظارت و شورای عالی ثبت مطرح می شود و چنانچه هر یک از مأمورین دولت اعم از قضات و کارمندان دولت از اعتبار دادن به اسناد ثبت شده استنکاف نمایند در محکمه انتظامی یا اداری به مجازات اداری محکوم خواهند شد و چنانچه از محل آنها به صاحبان سند خسارتی وارد آید به میزان خسارات وارده نیز محکوم خواهند شد. (م . ۷۳ قانون اصلاحی ثبت. )
ماده ۹۲ ق.ث. مدلول کلیه اسناد رسمی راجع به دیون و سایر اموال منقول بدون احتیاج حکمی از محاکم عدلیه لازم الاجراء است؛ مگر در مورد تسلیم عین منقولی که شخص ثالثی متصرف و مدعی مالکیت آن باشد. ماده ۹۳ ق.ث. نیز اشعار می دارد ؛ کلیه اسناد رسمی راجع به معاملات املاک ثبت شده مستقلاً و بدون مراجعه به محاکم لازم الاجراء است.
با بهره گرفتن از مواد مذکور ، فقط در مورد اسناد رسمی می توان اجرائیه صادر نمود که در آن سند رسمی شده باشد، در غیر این صورت قابل صدور اجرائیه نخواهد بود.
یادآوری: صدور اجرائیه به جز اسناد رسمی که تعهدی در آن سند رسمی شده و نیز در مورد مهریه و تعهداتی که ضمن ثبت ازدواج و طلاق رجوع شده نسبت به منقول و سایر تعهدات مواردی دیگر نیز قابل صدور اجرائیه می باشند (از قبیل چکهای صادره، قبوض اقساطی، که خارج مورد بحث ما می باشند.)
تبصره: سند رسمی (ثبت شده) از چنان اعتباری برخوردار است که بدون حکم دادگاه لازم الاجراء است و در مرحله دادرسی نیز دارای این مزیت است که بدون تودیع خسارت احتمالی به درخواست خواهان دادگاه مکلف به صدور قرار تامین خواسته می باشد. ماده ۱۱۰ قانون آئین دادرسی مدنی می گوید : در دعاوی که مستند آنها … همچنین در مورد دعاوی مستند به اسناد رسمی … خوانده نمی تواند برای تأمین خواسته خسارت احتمالی خود تقاضای تامین نماید.»
در مورد طلب یا مال مورد معین که هنوز مؤعد آن نرسیده است در صورتی که حق مستند به سند رسمی و در معرض تضییع یا تفریط باشد می توان درخواست تأمین نمود. (م. ۱۱۴ . آ.د.م)
از دیگر امتیازات اسناد لازم الاجراء می توان به عدم شمول مرور زمان اشاره کرد و اینکه صدور اجرائیه در هر زمان امکان پذیر می باشد.
ب) تعریف سند عادی و اقسام آن
قانون مدنی سند عادی را تعریف نکرده است ولی از آنجائیکه اسناد رسمی را در ماده ۱۲۸۷ تعریف نموده است ؛ پس می توان گفت که هر سندی را که رسمی نباشد ، قانوناً سند عادی است. ( ماده ۱۲۸۹ قانون مدنی).
استاد دکتر جعفری لنگرودی معتقد است:
«هر سندی که فاقد شروط سند رسمی باشد مانند سفته، برات، چک، اسناد عادی غیرتجاری، سند عادی محسوب می شود.»^[۲۱]
مرحوم امامی نیز در تعریف سند عادی می گوید :
«سند عادی عبارت است از نوشته ای که به وسیله افراد تنظیم شده، بدون آنکه مأمور رسمی طبق مقررات قانونی در آن مداخله داشته باشد.»^[۲۲]
تعریف سند عادی:
از مدلول مواد ۱۲۸۴ و ۱۲۸۹ و ۱۲۹۳ قانون مدنی می توان نتیجه گرفت که سند عادی عبارت است از نوشته ای که به وسیله افراد عادی یا به وسیله مأمور رسمی فاقد صلاحیت یا مأمور صلاحیتدار اما بدون رعایت مقررات قانونی تنظیم شده باشد.
پس هرگاه سردفتری که مأمور صلاحیتدار رسمی محسوب می شود سند را تنظیم نماید اما آن را امضاء ننموده باشد چون ترتیبات قانونی را رعایت نکرده است پس سند عادی محسوب خواهد شد یا اگر کفیل دفترخانه ای که سردفتر آن منفصل شده است سند جدیدی را تنظیم کند هرچند ترتیبات قانونی را رعایت کرده و به امضاء متعاملین نیز رسیده باشد بازهم سند رسمی نخواهد بود به نظر سند عادی محسوب خواهد شد چرا که کفیل مربوطه صلاحیت نداشته که سند رسمی جدیدی تنظیم نماید.
۱۶-۲ اقسام اسناد عادی
۱) اسناد عادی که افراد امضاء یا مهر نموده اند :
نوشته جات بدون امضاء در عرف حقوقی ما به عنوان یک سند به معنی واقعی کلمه قابل قبول نیست برای اینکه ؛ نوشته ای برعلیه شخصی وقتی سند منسوب به او محسوب خواهد شد که امضاء مهر یا اثر انگشت وی در سند محرز شده باشد. والا علیه او موثر نخواهد بود اگرچه نوشته تمام به خط او باشد چرا که نوشته ناتمام است (بدون امضاء) و چنین نوشته ای کاشف از قصد انشاء و اراده جدی نویسنده آن نمی باشد و این در مورد افراد بی سواد که فقط امضاء کردن (یا اثر انگشت زدن) را می دانند کاملاً محسوس می باشد.
چه بسا شخصی قصد انشاء مطلبی را داشته و با خط خود آن را تمام کرده لیکن با خودداری از امضاء قصد خود را متوقف نموده است.
۲) دفاتر تجاری
دفاتر تجاری که بر طبق قانون تجارت تنظیم می شود اگرچه در عرف تجاری به دفاتر رسمی مشهور است. اما از نظر حقوقی و قانونی جزء اسناد عادی محسوب می شوند زیرا مأمور رسمی که امروزه توسط ثبت شرکتهای اداره ثبت اسناد صورت می گیرد آن را در شمار اسناد رسمی به حساب نمی آورد. لیکن قانون بنا به اهمیت موضوع آن ، از لحاظ نظم امور تجاری اعتبار خاصی به دفاتر تجاری داده است.
دفاتر تجاری بر دو نوع است : دفاتر رسمی – دفاتر عادی
۱-۱۶-۲ دفتر تجاری رسمی
براساس ماده ۶ قانون تجارت هر تاجری به استثنای کسبه جزء، مکلف است دفاتر ذیل را داشته باشد.