۲-۱-۴- چرخه مدیریت دانش

همان‌ طور که در تعریف مدیریت دانش بیان شد، خلق، کسب، سازمان دهی، انتقال و به اشتراک گذاردن دانش از عناصر اصلی تشکیل دهنده مدیریت دانش است، که به عنوان فرایند مدیریت دانش شناسایی می شود. مدیریت دانش فرایندی خطی و ایستا نیست، بلکه فرایندی پویا و چرخه ای است و به کارکنانی نیاز دارد که دائما با اطلاعات سر و کار داشته باشند و به دنبال کسب دانش جدید و استفاده از آن باشند(سرلک و فراتی،۱۳۸۷،۲۲۶). بات(۲۰۰۱) چرخه مدیریت دانش را شامل فعالیت های کسب، ثبت، انتقال، خلق و کاربرد دانش در سازمان می‌داند. کسب دانش شامل مجموعه فعالیت هایی که به منظور کسب دانش جدید از خارج سازمان صورت می‌گیرد. فعالیت هایی مانند میزان اشتراک اعضا در انجمن های علمی و میزان شرکت در دوره های آموزشی، همکاری سازمان با دانشگاه ها و سایر مراکز علمی و خریداری دانش جدید برای سازمان نشان دهنده میزان تلاش برای کسب دانش جدید و ورود آن به سازمان می‌باشد.

کسب دانش با جستجوی داده، اطلاعات و دانش و اعتبار بخشی آن ها از طریق منابع مختلف شروع می شود. از دانشی که قبلا کسب شده است برای طبقه بندی و برنامه ریزی بهتر منابع کسب دانش بویژه منابع خارجی استفاده می شود(سرلک و فراتی،۱۳۸۷،۲۲۶). ثبت و مستند سازی دانش شامل مجموعه فعالیت هایی است که به منظور ثبت دانش موجود در سازمان صورت می‌گیرد. دانش تولید شده و موجود را باید بتوان در شکلی که برای همه قابل دسترسی و قابل استناد باشد، ذخیره کرد. در واقع با با این کار می توان دانش را از حالت ذهنی خارج کرد و در حافظه سازمان قرار داد. زیرا در اینصورت ممکن است دانش در ذهن کارمندان، موسسان سازمان و … باقی بماند و با خروج آن ها از سازمان و یا مرگ آن ها دانش از بین خواهد رفت. فعالیت هایی مانند استفاده از پایگاه داده برای ثبت دانش سازمانی، کدگذاری دانش، مستند سازی تجارب موفق و نا موفق از جمله فعالیت های ثبت دانش در سازمان می‌باشد(بات،۲۰۰۱)

انتقال دانش شامل مجموعه فعالیت هایی که به منظور انتقال دانش سازمان میان اعضا صورت می‌گیرد، می‌باشد. انتقال دانش یک جنبه مهم از مدیریت دانش است زیرا دانش هنگامی که در یک سازمان کسب شد بایستی در بین افراد و گروه ها به اشتراک گذارده شودو فرایند انتقال و تسهیم دانش شامل فعالیت های انتقال و توزیع دانش ضمنی و صریح از یک شخص، گروه یا سازمانی به شخص، گروه یا سازمان دیگر است. تحقیقات نشان داده است که از طریق انتقال و تسهیم دانش اثر بخش، سازمان ها می‌توانند کارایی خود را بهبود بخشیده و هزینه های آموزشی و ریسک های ناشی از عدم اطمینان را کاهش دهند. فعالیت هایی مانند جلسات بحث و تبادل نظر برای ارائه تجارب و شیوه های کاری، تمایل و مشارکت اعضا به همکاری و کمک به همکاران برای بهبود روش های کاری، استفاده از پایگاه داده و در اختیار گذاشتن دانش سازمان برای تمام اعضا، نشان دهنده میزان تلاش سازمان برای انتقال دانش سازمانی می‌باشد(بات،۲۰۰۱)

به نظر داونپورت و پروساک (۱۹۹۸،۱۰۱) انتقال دانش شامل هم انتقال به گیرنده است و هم جذب و تبدیل آن توسط شخص یا گروهی که اطلاعات را می‌گیرد(سرلک و فراتی،۱۳۸۷،۲۲۹)

خلق دانش شامل مجموعه فعالیت هایی است که از طریق آن دانش جدید در سازمان تولید و خلق می شود. خلق دانش، منبع کلیدی نوآوری در هر سازمانی است. عامل حیاتی در بحث مدیریت دانش، تولید و انتشار اطلاعات، تفسیر اطلاعات پردازش شده و تبدیل آن ها به دانش است. فعالیت های مختلفی مانند پاداش دهی و تشویق نوآوری ها و ایده های جدید کارکنان، بحث آشکار ‌در مورد تجارب و شکست های سازمان، تشکیل ‌گروه‌های یادگیری در سازمان، استخدام افراد متخصص با دانش مورد نظر سازمان و حمایت مالی از تحقیقات دانشگاه ها و مراکز تحقیقاتی، همگی ازجمله فعالیت هایی است که خلق و تولید دانش جدید را در سازمان تسهیل می‌کند(بات،۲۰۰۱). دانش از طریق فعالیت هایی مانند خرید، حل مسایل به صورت گروهی، انطباق با تغییرات محیطی، فعالیت شبکه های غیر رسمی و … ایجاد می شود(پیرلسون،۲۰۰۱،۱۹۸)

خلق دانش سازمانی فرایندی بی پایان است و نه تنها به درون سازمان محدود نمی شود بلکه بین سازمان جریان می‌یابد(نوناکو و تاکه اوچی،۱۹۹۵)

کاربرد دانش نیز شامل فعالیت هایی است که نشان می‌دهد سازمان دانش خویش را به کار گرفته است. از جمله به کارگیری ایده های جدید کارکنان در فرایندها و روش های کاری سازمان، بهبود عملکرد سازمانی، تصمیم گیری های مؤثر، حل مشکلات و توجه به فروش دانش سازمانی از جمله فعالیت های کاربرد دانش در سازمان است(بات،۲۰۰۱)

۲-۱-۵- مفاهیم مدیریت دانش

در این بخش برای درک بهتر مفهوم مدیریت دانش، داده، اطلاعات، دانش ونیز فرایند تبدیل داده به دانش را توضیح می‌دهیم.

مفهوم مدیریت دانش برای مدت‌های مدیدی به صورت عملی اما غیررسمی مورد استفاده واقع شده‌ است. ‌بنابرین‏ به منظور درک بهتر مهفوم مدیریت دانش ابتدا به بررسی مفاهیم داده، اطلاعات و دانش و تفاوت و ارتباط میان آن ها بپردازیم.دانش، نه داده است و نه اطلاعات، هرچند به هردو مربوط بوده و تفاوت‌ آن ها لزوماً ماهوی نیست و صرفا از نظر مراتب با هم متفاوتند.داده، اطلاعات و دانش مفاهیمی نیستند که‌ بتوان آن ها را به جای هم مورد استفاده قرار داد.درک این سه واژه و چگونگی رسیدن از یکی به دیگری، اهمیت زیادی در موفقیت کارهای علمی دارد.

۲-۱-۵-۱- داده

داده از فعل لاتین do,dare به معنای دادن مشتق شده است و مناسب ترین کاربرد را برای بیان حقایق غیر منظم و ناآگاهانه دارد( سرلک و فراتی،۱۳۸۷،۹) داده، شامل توصیف مقدماتی از اشیا و رویدادها، فعالیت ها و مبادلات است که ثبت، طبقه بندی و ذخیره شده اند، ولی طوری مرتب نشده اند که معنی خاصی را برسانندو می‌توانند به صورت عددی، حرفی، شکلی و صدایی باشند(توربان و دیگران،۲۰۰۵، ۵۲).

داده شامل حقایق ساختار نیافته درباره رویدادها، اهداف یا افراد است(اریسون و فیتزگراد،۱۷)