پیچیدگی: بیانگر تعداد کارها یا سیستمهای فرعی موجود در درون یک سازمان است.
نسبتهای پرسنلی: بیانکننده به کارگیری افرادی است که برای وظایف مختلف و دوایر گوناگون به استخدام سازمان در میآیند.
حرفهای بودن: اشاره به سطح تحصیلات رسمی و آموزش افراد دارد.
هچ (۱۳۸۶) و تولبرت[۵۵] و هال (۲۰۰۹) سه بُعد پیچیدگی (پیچیدگی افقی، عمودی و پراکندگی جغرافیایی)، رسمیت و تمرکز را ابعاد تشکیلدهنده ساختار سازمانی شامل میدانند. هوی و سوئیتلند (۲۰۰۰ و ۲۰۰۱) با تفکیک ساختار سازمانی به دو نوع تواناساز و بازدارنده، ابعاد تشکیلدهنده هر یک از انواع ساختار سازمانی را رسمیت تواناساز و بازدارنده و همچنین تمرکز تواناساز و بازدارنده ذکر می کنند. هوی و میسکل (۲۰۰۵ و ۲۰۰۸) با الهام از نظرات و دیدگاه محققان قبل از خود و تقسیم ساختار سازمانی بر دو نوع تواناساز و بازدارنده، رسمیت، تمرکز، عوامل زمینهای و فرایندها را به عنوان ابعاد تشکیلدهنده ساختار سازمانی معرفی کردند و بیان نمودند برحسب ویژگیهای محتوایی هر یک از این ابعاد، نوع ساختار سازمانی حاکم نیز متفاوت خواهد بود.
۲ ـ ۱ ـ ۱ ـ ۳ ـ متغیرهای زمینهای اثرگذار بر ساختار سازمانی
مشکلی که همواره سازمانها با آن مواجهند این است که چه ساختاری برای سازمان آنها مناسب است؟ پاسخ به این سوال، منوط به شناسایی و شناخت متغیرها و عوامل زمینهای موجود بر ساختار سازمان است. از جمله این متغیرها عبارت است از (مقیمی، ۱۳۸۷):
استراتژی و هدف: ساختار سازمانی وسیلهای برای نیل به اهداف سازمانی است. این امر از طریق تبعیت ساختار سازمانی از استراتژی موجود در سازمان امکان پذیر میگردد.
محیط: محیط سازمانی تأثیر عمدهای بر ساختار دارد. در حالی که ثبات و قابلیت پیش بینی محیط تأثیر مستقیمی بر توانایی سازمان در انجام وظایف خود دارد، محیط ناآرام، قابلیت پیش بینی را کمتر می کند.
اندازه سازمان: بر اساس تحقیقات موجود ساختار سازمانهای بزرگ با ساختار سازمانهای کوچک فرق می کند.
سن سازمان: هر یک از مراحل زندگی سازمان دارای ویژگیهای خاصی است که ساختار خاصی را میطلبد.
تکنولوژی: تکنولوژی عبارت است از دانش، ماشین آلات، رویههای کاری و مواد اولیهای که داده ها را به ستاده تبدیل می کند.
علاوه بر موارد مذکور، بر اساس الگوی MIT90 (2005) نیز عواملی مانند تکنولوژی، استراتژی، شخصیت و نقشها، فرهنگ سازمانی و محیط درونی و بیرونی سازمان ضمن اینکه از ساختار اثر میپذیرد بر آن نیز اثر می گذارد.
۲ ـ ۱ ـ ۱ ـ ۴ ـ انواع ساختار سازمانی
صاحبنظران انواع و اشکال متعددی از ساختار سازمانی را برشمردهاند که از جمله آنها میتوان به طبقه بندی برنز و استاکر[۵۶] (۱۹۶۱) از ساختار سازمانی به دو نوع مکانیکی و ارگانیکی اشاره نمود. در این رابطه هال (۲۰۰۲) بیان کرد، بر خلاف سازمانهایی که دارای ساختار مکانیکی میباشند، سازمانهای برخوردار از ساختار ارگانیکی، به جای سلسله مراتب اختیار به شبکه کنترل، به جای تأکید بر تخصصی شدن کارها به تغییر و تعدیل دائمی کارها و به جای تأکید بر وجود سرپرست در رأس سازمان به تبادل مستمر اطلاعات توجه دارند. علاوه بر این، رابینز (۱۹۹۱) نیز وجود وظایف قابل انطباق، آیین نامه های کم، اختیارات تصمیم گیری غیرمتمرکز، ارتباطات مطلوب، انعطافپذیری و تأثیر مثبت در نوآوری و خلاقیت را به عنوان ویژگیهای ساختار ارگانیک برشمرده است. مینتزبرگ[۵۷] (۱۹۸۹) نیز پس از تحقیقات فراوان دریافت که ساختار سازمانی قابل تفکیک به شش نوع ساختار ساده، بوروکراتیک ماشینی، بوروکراتیک حرفهای، بوروکراسی بخشی، ادهوکراسی و ساختارهای ایدئولوژیکی میباشد که هر کدام بسته به ویژگی و شرایط محیطی سازمان مورد استفاده قرار میگیرد (هال، ۲۰۰۲؛ مقیمی، ۱۳۸۶؛ میر سپاسی، ۱۳۸۴).
لازم به ذکر است که بر اساس شرایط و رویکردهای تازه که موجب تغییرات اساسی در ساختار، مدیریت و الگوهای کار شده است، برخی از صاحبنظران سازمانها را از نظر شکل و ویژگیهای کلی به دو دستهی سازمانهای حقیقی و مجازی تقسیم کرده اند (مهرعلیزاده، ۲۰۰۵). سازمانهای حقیقی سازمانهایی هستند که طبق روال سنتی فضامحورند و الگوی روابط آنها تابع نظام نسبتاً باثبات و سلسلهمراتب سازمانی است. لذا انواع ساختارهای سازمانی ناشی از این نوع سازمانها عبارتاند از: ساختار ساده[۵۸] (رابینز، ۲۰۰۲)، ساختار بخشی[۵۹] (شرمر و همکاران[۶۰]، ۲۰۰۱)، ساختارهای مبتنی بر سطح و ابعاد سازمانی[۶۱] (جمشیدی و اخوانطرف، ۲۰۰۲)، ساختارهای مبتنی بر نحوه گروهبندی کارکنان[۶۲] (ساختار مبتنی بر نوع وظیفه، نوع محصول، منطقه جغرافیایی، پیوندی و ماتریسی) و ساختار واحد استراتژیک[۶۳] (میرسپاسی (۲۰۰۳). سازمانهای مجازی[۶۴] نیز سازمانهایی ارگانیک با ارتباطاتی گشوده میباشند که ساختاری انعطافپذیر و سیال دارند و متناسب با نیاز شکل میگیرند و به زمان و مکان محدود نمیشوند. لذا چنین سازمانهایی را سازمانهای بدون مرز[۶۵] و شبکه ای[۶۶] مینامند (ایرانزاده، ۲۰۰۲). از جمله ساختارهای سازمانی موجود در این نوع سازمانها را میتوان سازمانهای یادگیرنده[۶۷] (سازمانی که یادگیری را برای تمام اعضا تسهیل می کند و مداوم آن را انتقال میدهد)، سازمانهای بدون مرز (سازمانی که با توجه به شرایط جدید و سریعاً متغیر محیطی در پی تطبیق با این تغییرات به دنبال سرعت بخشیدن به کارها، داشتن انعطافپذیری و انسجام فعالیتها و به کارگیری روشهای جدید برای انجام بهتر کارهاست)، ماژولار[۶۸] (سازمانهایی که در آن افراد مختلف در واحدهای مختلف با افراد دیگری از سازمان پیرامون موضوعات پیش بینی شدهای همکاری می کنند)، ساختارهای تیمی[۶۹] (ساختارهایی که پراکندگی در سطح افقی در آنها کم است، امور زیاد رسمی نیستند و ارتباط غیررسمی در آن رواج دارد)، شرکتهای افقی[۷۰] (شرکتهایی که به منظور تشدید رقابت در محیطهای عملیاتی ایجاد شده اند، سطوح مدیریتی در سازمان را کاهش می دهند و منابع انسانی را پراکنده می کنند) (دفت، ۱۹۹۵)، پروژه های مجازی[۷۱] (سازمانهایی که به خودی خود موجودیت ندارند و بهوسیله مجموعه ای از افراد یا بخشهای سازمانی با پراکندگی جغرافیایی خاصی مشخص میشوند که معمولاً از طریق شبکه های الکترونیکی با همدیگر رابطه برقرار می کنند)، ساختارهای هرم معکوس[۷۲] (سازمانهایی که در آن کارکنان عملیاتی در رأس هرم قرار میگیرند و در انجام فعالیتهای کاری خود از سوی مدیرانی که در ردهی زیر آنها قرار گرفتهاند، حمایت و پشتیبانی میشوند)، شبدری[۷۳] (منظور آن نوع سازمانهایی است که دارای لایه های مدیریتی بسیار کمی در سازماناند ومدیریت به جای اینکه مظهر یک طبقهی تشریفاتی باشد، بیشتر یک فعالیت حرفهای محسوب می شود، پروژهای[۷۴](ویژگی منحصر به فرد یک سازمان پروژه محور، موقتی بودن واحد کسب و کار استراتژیک سازمان است. با تکمیل هدف پروژه، واحد کسب و کار منحل می شود و اعضای تیم پروژه به پروژه جدید منتقل شده و یا به واحد وظیفه ای، محصولی یا جغرافیایی اصلی خود بر میگردند)، سازمان ویژهی موقتی (ادهوکراسی)[۷۵](سازمانهایی که بسیار ارگانیک و پویا هستند و از حداقل رسمیت برخوردار میباشند) (جعفرنژاد، ۲۰۰۳) و سازمانهای هولدینگ[۷۶] (گروهی از شرکتها میباشند که در آنها یک شرکت، مالکیت و اداره کلیه شرکتها را برعهده داشته باشد) (اتابکی، ۲۰۰۵) نام برد.
اسکات (۱۹۹۸) دانشگاهها را با توجه به ویژگیها و ساختار آنها به دو سبک یک و دو تقسیم کرده است. وی دانشگاه های سبک یک را دانشگاه های سنتی و نخبهگرا و دانشگاه های سبک دو را به عنوان دانشگاه های نوین و پویا معرفی می کند. دانشگاه های سبک یک، نمونه ای از سازمانهای مکانیکی هستند که ضمن تأکید بر سنتها و ارزشهای حرفهای و تخصصی خود، دارای محیطی با ثبات نسبی و حداقل انعطاف میباشند. در مقابل دانشگاه های سبک دو، بیانگر سیستمهای ارگانیک و پویایی هستند که در ارتباط با محیطی پیچیده و سرشار از نااطمینانی، فناوری و تنوع میباشند و خلاقیت و نوآوری، انجام امور به صورت گروهی و توجه به روابط غیررسمی از مشخصههای اصلی آنها به شمار می آید.
آدلر و بورایز (۱۹۹۶) نیز با تعیین رسمیت به عنوان بعد اساسی سازمان، ساختار را قابل تفکیک به دو نوع ساختار سازمانی تواناساز و بازدارنده دانستند، به نحویکه اقدام آنها مبنای الگوی هوی و سوئیتلند (۲۰۰۱) در طراحی چهار نوع ساختار سازمانی تواناساز، بازدارنده، سلسلهمراتبی و مبتنی بر قانون، قرار گرفت. هوی و میسکل (۲۰۰۸) نیز با جمع بندی نظرات صاحبنظران قبل از خود و تعیین چهار عنصر اساسی برای ساختار سازمانی یعنی رسمیت، تمرکز، عوامل زمینهای و فرایندها، ساختار سازمانی را به دو نوع تواناساز و بازدارنده تفکیک کردند که ویژگی هر کدام به شرح جدول ذیل است (جدول شماره ۱).
جدول شماره ۱: ویژگیهای ساختار سازمانی تواناساز و بازدارنده
ابعاد | ساختار سازمانی تواناساز | ساختار سازمانی بازدارنده |
رسمیت | وجود قوانین و فرایندهای منعطف، نگاه به مشکلات به عنوان فرصت یادگیری، تشویق ارزشهای متفاوت، ترغیب نوآوری، تقویت اعتماد. | وجود قوانین و فرایندهای سخت و لایتغیر، نگاه به مشکلات به عنوان مانع، تشویق توافق و اجماع نظر، تنبیه اشتباهات، تقویت سوءظن |
تمرکز | تسهیل حل مسأله، ارتقای همکاری، تقویت گشادگی و بازبودن، حمایت از اعضا، تشویق نوآوری، تأکید بر همکاری. | الزام به اجرای قوانین (تقاضای اجابت)، تأکید بر کنترل، تقویت بیاعتمادی و بسته بودن، مجازات اعضا، سرکوب تغییر، تأکید بر قوانین و بوروکراسی |
فرایند | تأکید بر تصمیم گیری مشارکتی، حل مسأله. | تأکید بر تصمیم گیری یک طرفه، اعمال (قوانین و فرایندها) |
زمینه | وجود اعتماد بین افراد، توسعه اعتماد و اعتبار در کارها، جامعیت، (شکل گیری) احساس قدرت در اعضا | وجود بی اعتمادی بین افراد، پیچاندن حقیقت و رواج فریبکاری، تعارض، (شکل گیری) احساس عدم قدرت در اعضا |