- اموری که فرد شخصا انجام می دهد (به طور مثال، هدایت جلسه شخصا بر عهده مدیر است).
- اموری که انجام آنها را فرد دستور می دهد (تأمین منابع در گرو صدور دستور مدیر است).
- اموری که نباید انجام شود. اموری که در حیطه مسئولیت مدیر قرار دارد ولی به علت تفویض اختیار در قلمرو اختیار او قرار ندارد. ولی با وصف بر این، نیازمند کنترل مدیر است.
رعایت اصول مدیریت زمان، به اصولی بودن مدیریت کمک می کند. ولی اگر اصول مدیریت زمان رعایت نشود، نارساییهایی که از بروز رفتارهای سازمانی نامطلوب اعضا ناشی می شود، به وجود می آید. از آن جمله می توان ذکر کرد:
۱- سلامتی سازمانی به خطر می افتد، بدین معنی که اعضا به بهنه کمبود وقت و گرفتاری زیاد، کارایی خود را بر اساس زمان سنجی و کارسنجی از دست می دهند.
۲- تنش و نگرانی در سازمان به وجود می آید، بدین معنی که مدیران فوقانی سازمان، به دلیل اینکه قادر به هدایت اجرایی نیستند، دچار تنشهای روانی و دلواپسی می شوند.
۳- منابع بیهوده هزینه می شود، تلف شدن وقت و کمبود نتایج حاصله، موجب هدر رفتن منابع مالی سازمان می شود.
۴- سردرگمی در سازمان حاکم می شود، ندانم کاریها، موجب قطع تبادلات سازمانی را فراهم می آورد.
۵- تضعیف پیش بینی، پیش بینی کاری به دلیل اینکه قبل از اجرای امور در عوامل اجرایی نگرانی وجود دارد، ضعیف می شود.
۶- تضعیف انضباط، نظام دار نبودن وظایف که بر اثر ضعف روش استفاده از زمان به وجودمی آید انضباط کاری را تضعیف می کند.
۷- رشد عوامل مخرب ناشناخته، هرج و مرج در سازمانف موجبات بی نظمی کار را فراهم می آورد.
سازماندهی زمان کار
زمان به عنوان یکی از عوامل موثر در تولید و بهره وری سازمان، جهت استفاده مفید، نیاز به سازماندهی دارد. استفاده مفید از زمان ایجاب می کند که به لحاظ نقش متعدد اقتصادی و اجتماعی، مدیریت آن با استراتژی کلی سازمان تلفیق شود. بدین گونه می توان برنامه های کاری نیروی انسانی را در راستای توسعه و رشد قرار داد. سازماندهی زمان کار معطوف به کلیه فعالیتهای سازمان است. بدین جهت، تقسیم نظام دار زمان به صورت ساعات، روز، هفته، ماه و … به اموری بستگی دارد که یک عضو سازمانی باید در پایگاه خود انجام دهد.
ملاحظه می شود که سازماندهی زمان کار در مفهومی دیگر قرار می گیرد که برحسب میزان فعالیت یک عامل اجرایی به طور اعم، در طول اشتغال زمانی عضو، اعم از یک ساعت، یک روز، یک هفته و یک ماه و … طبق وظایف متعین به امور اجرایی تقسیم می شود. این تقسیم زمان به صرف تخصیص ساعت کاری نیست بلکه مقدار بهره وری از صرف آن در مدت اشتغال شاغل، مورد توجه است. بنابراین، نباید تصور شود که در هر سازمانی، چه به وسیله هیئت مدیره، یا دولت، مدت اشتغال روزانه و هفتگی، تعیین می شود.

ملاحظه می گردد که در سازماندهی زمان کار، نقش مدیریت زمان مطرح است که چگونه مدت اشتغال را به سامان یا استفاده مفید برساند. مدت زمانی که در ۵ روز هفته در کشورهای صنعتی غرب و بعضی از سازمانهای جوامع شرق به اشتغال کارمند اختصاص دارد، این سوال را مطرح می کند که چگونه می توان نیازهای کارکنان را جهت آمادگی مفید آنها، در ایام فراغت برطرف کرد. هر یک از جوامع صنعتی به نوعی ارتباط ایام فراغت را با ایام اشتغال مورد توجه قرار داده و بدین نتیجه رسیده اند که سازماندهی زمان کار نمی تواند بدون توجه به زمان فراغت باشد. بعضی از کشورها در این راستا به عواملی توجه کرده اند که از آن جمله می توان ذکر نمود. سوئد، ژاپن، نروژ و دانمارک به رفاع اجتماعی توجه کرده اند. آلمان، اتریش، بلژیک، هلند و فرانسه به ایجاد اشتغال مربوط به رفاه اجتماعی معطوف شده اند. در کانادا و کبک به نیازهای فوری بازار کار توجه، و مشغله هایی را در رابطه با آن ایجاد کرده اند.
در کشورهای شرقی که اکثرا به متغیرهای درون سازمانی توجه می کنند، کمتر به سازماندهی ایام فراغت توجه می شود که جای آن در این بحث خالی است. بنابراین به انواع سازماندهی زمان کار که در تمام جوامع به نوعی مطرح است می پردازیم. در این گذر، هر چند سازماندهی کمی صرف مطرح نیست و این مورد در سازمانهای دولتی بیشتر رواج دارد، لذا در انواع سازماندهی، ناگزیر مدت اشتغال کارکنان را که از طرف قانون و دولت تعیین می شود، جزء این تقسیم بندی بیان می کنیم.
سازماندهی زمان از طریق مشارکتی
در این سازماندهی که جنبه قانونی – دولتی دارد، زمان معلومی برای اشتغال کارکنان مشخص می شود که طبق وظایف معین هر عضوی فعالیت می کند. این برنامه ریزی برحسب نوع سازمان از نظر نوع فعالیت و امکانات اجرایی که گاه در نوسان است. به طوری که در بعضی از سازمانها، ۵ روز هفته و در برخی، ۵/۵ روز و در برخی دیگر، ۶ روز منظور می شود. در جوامع پیشرفته، حق الزحمه روزهای کم شده کار در سازمانهای تولیدی و خدماتی از طریقی بیمه بیکاری پرداخت می شود و برای ایام تعطیلی از طریق ایجاد تسهیلات برای سرگرمی و خودسازی اقدام می شود.
سازماندهی زمان از طریق اشتغال مشارکتی
در این نوع سازماندهی، دو یا چند شغل در انجام امری مشارکت دارند. حق الزحمه به نسبت مشارکت بین مشترکین در کار تقسیم می شود. هدف این نوع سازماندهی، کمک به افرادی است که تمام وقت نمی توانند کار کنند و یا اینکه سازمان نمی خواهد ایجاد مشاغل کند. شاغلان مشارکتی در وظایف مختلف مشارکت می کنند و مسئولیت آنها در ارتباط با هم است. این نوع سازماندهی می تواند خلاقیت گروهی به وجود آورد که پاسخگوی هدفهای شغلی باشد.
سازماندهی زمان از طریق کار دوره ای
در این نوع سازماندهی، مدت کار، متفاوت از مدت زمان معمول در هفته نسبت به سایر سازماندهی کار است. در این نوع سازماندهی که برای انجام امور کمتر از ۶ ماه اختصاص می یابد، ساعت کار می تواند کمتر از معمول و یا بیشتر از آن باشد. این نوع سازماندهی برای موسسات به لحاظ اینکه سازمان همیشه اعضای جامعه ما این نوع سازماندهی، به صورت استخدام قراردادی نیروی انسانی صورت می گیرد. نظر به اینکه اعضا از استخدام موقت برخوردارند، لذا از بازنشستگی و بعضی از بیمه های دامنه گیری سازمان برخوردار نیستند. نظر به اینکه نیروی کار جهت کسب زندگی باید کار کند، لذا در زمان معلوم شده به وسیله سازمان به انجام امور می پردازد. در نتیجه، سرعت عمل در سازمان، بهره وری سریع از منابع را حاصل می کند.
پیشنهاد می شود چنانچه سازمان دارای تجهیزاتی باشد که می تواند در اعات تعطیلی کارکنان در خدمت امور خارج از سازمان قرار گیرد و عایدی ایجاد کند، می تواند از سازماندهی کار دوره ای استفاده نماید. نیروی انسانی علاقه مند موسسات سازمانی را در این رابطه می توان به کار گرفت. به طور مثال، در دانشگاهها جهت استفاده بهینه از تجهیزات چاپی، می توان از این نوع سازماندهی زمان کار استفاده کرد که خود علاوه بر ایجاد درآمد برای سازمان، زمینه انگیزش کاری را برای کارکنان فراهم می آورد. لازم به ذکر است که این پیشنهاد با اضافه کاری مرسوم در سازمانهای جامعه ما، که اغلب زمان به بطالت صرف می شود، فرق دارد.
سازماندهی زمان کار بر حسب ساعت کاری انعطاف پذیر
این نوع سازماندهی که بر حسب ساعت کاری متفاوت صورت می گیرد، کارکنان سازمان را شامل می شود. سازماندهی زمان برحسب ساعت کاری منعطف، به کارکنان اجازه می دهد که مدت زمان اشتغال، یعنی زمان شروع و پایان کار روزانه خود را انتخاب کنند. از جایی که در این سازماندهی، میزان ساعت کاری مشخص برای هر فرد کاهش پیدا می کند، بنابراین کارکنان برخوردار از این نوع سازماندهی موظف می شوند در بعضی از روزها با ساعت کار بیش از معمول، کمبود ساعات خود را در طول هفته، یا ۱۵ روز و یا یک ماه جبران کنند. این نوع سازماندهی که بر حسب خواسته نیروی انسانی طراحی می شود، به کارکنان اجاره رفع مسایل شخصی را می دهد.
از جایی که برنامه ریزی این نوع سازماندهی بدلیل خواسته های متفاوت نیروی انسانی در هر سازمانی امکان پذیر نیست، لذا کمتر مورد استقبال سازمانها قرار گرفته ست. در سازمانهایی که انجام بعضی از امور می تواند در گرو کار جمعی در زمان معلومی نباشد، می توان از این سازماندهی استفاده کرد. به طور مثال، نامه رسانهای سازمان می توانند توزیع نامه ها را بر حسب این نوع برنامه که نیازی به حضور در اول وقت ندارد، انجام دهند و ساعات معمول اشتغال را با انجام امور دیگری که از طرف سازمان به آنها واگذار می شود، پر کنند.
سازماندهی زمان کار بر حسب هفته
در این نوع سازماندهی کار، روزهای کار در هفته با اضافه کردن به ساعت کار روزانه از روزهای اشتغال تقلیل می یابد. به طور مثال، اگر یک کارمند باید هفته ای ۴۰ ساعت، روزی ۸ ساعت کار کند، در این سازماندهی می تواند روزانه ۱۰ ساعت کار کند و در نتیجه، در هفته به جای ۵ روز، ۴ روز کار کند. در این نوع سازماندهی، ایام فراغت کارکنان افزایش می یابد و تقلیل روزهای اشتغال بدون کاهش حقوق و دستمزد، موجب افزایش انگیزش کارکنان می شود. با وصف بر این، اشتغال در مدت افزون بر معمول، (به جای ۸ ساعت ۱۰ ساعت)، موجبات خستگی و فرسودگی زودرس نیروی انسانی را فراهم می آورد. به علاوه، این برنامه نمی تواند تمام مشاغل را شامل شود.
مدیریت زمان، به نوعی مطرح شد. معلوم گردید که عدم توجه به آن، در رفتار سازمانی نیروی انسانی، اعم از مدیران تا یک عضو ساده، تاثیر می گذارد، در نتیجه، رفتار مطلوب سازمانی را تضعیف می کند. چرا که در اثر عدم مدیریت زمان، عواملی در سازمان به وجود می آید که موجبات هدر رفتن زمان را فراهم می آورد. زمانی که هر لحظه آن باید در بروز رفتار سازمانی مطلوب تداخل کند. عوامل موجب هدر رفتن زمان را که در سطوح بالای سازمانی بیشتر تاثیر می گذارد به قرار ذیل ذکر می کنیم:
بی تصمیمی، بدین معنی که مدیر یا عامل اجرایی دچار سردرگمی در اجرا می شود.
بی اعتمادی نسبت به خود، که موجب می شود فرد در هر پایگاهی که باشد به علت عدم تخصیص زمان به اجرا، دچار خود ناتوانی شود.
انباشته کردن اسناد مربوط به کار، که از عدم پاسخگویی به موارد به علت ندانستن چه زمانی به چه کاری اختصاص دارد، به وجود می آید.
فراموشی و تاخیر در اجرا، که نشأت گرفته از عدم زمان بندی اجرایی است.
اشتغال به امور خارج از برنامه، که خود در اثر عدم تخمین زمان اجرای برنامه به صورت جزء به جزء به وجود می آید.
به جا گذاشتن امور انجام نشده مربوط به روز، به هنگام ترک محل کار، که خلا زمان سنجی و کارسنجی را بیان می کند.
عدم تمرکز حواس و در نتیجه، بی نظمی در محیط کار، که ناشی از نداشتن برنامه زمان بندی شده است.
ملاحظه می شود که مدیریت زمان در ابعاد مختلف در تقویت رفتار سازمانی نیروی انسانی، کار ساز است، لذا به کارگیری آن، مددکار مدیران در جلوگیری از هدر رفتن زمان است که اعمال آن در سازمان توصیه می شود. از جایی که مدیران اجرایی مانند بازوان سازمان در بهره وری از منابع با به کارگیری مفید از زمان هستند، لذا جهت جلوگیری از هدر رفتن زمان به مدیران اجرایی توصیه می شود:
۱- اسناد خود را مرتب کنند.
۲- فارغ از هر کاری، زمانی را جهت رسیدگی به امور ضرب الاجل اختصاص دهند.
۳- امور اجرایی را کدگذاری کنند.
۴- برای دریافت اسناد متعدد، سازماندهی کنند.
۵- طبقه بندی اسناد را نظام دهند.
۶- اسناد بی فایده را دور بریزند.
۷- سالی یک بار خانه تکانی اسناد کنند، اسناد مورد نیاز را نگه داشته، اسناد از دور خارج شده را دور بریزید.
۸- تندخوانی را یاد بگیرند.
۹- قبل از ترک محل کار خود، امور روز بعد را سازماندهی کنند.
(مصطفی عسکریان، روابط انسانی و رفتار سازمانی ص ۱۷۵-۱۶۴)
نظریه اقتضا:
در این نظریه فلسفه های نظریه مشخصات فردی رفتاری و موقعیت تا حدودی با هم تلفیق شده اند. فیدلز که معرفی کننده این نظریه می باشد معتقد است:
«رهبری عبارتست از فراگرد قدرت رهبر در اعمال نفوذ خود که امکان این نفوذ خود که امکان این نفوذ به شرایط رهبری شوندگان درجه تناسب و هماهنگی مشخصات رهبر با گروه رهبری شونده بستگی دارد»
به عبارت دیگر رهبران فقط به علت داشتن مشخصات و صفات خاص نیست که رهبری سازنده می شوند، بلکه وجود شرایط خاص و تعامل بین خصوصیات رهبر و شرایط است که سرنوشت ساز است. این نظریه مورد پشتیبانی تحقیقات وسیعی که در ارزیابی آن به عمل آمده قرار گرفته است. برمبنای نظریه فیدلر ابعاد اساسی شرایط رهبری عبارتند از:
الف- اختیارات
به نظر فیدلر رهبرانی که دارای اختیارات و موضع شغلی بالاتری هستند نشبت به اشخاصی که فاقد چنین موقعیتی می باشند. به پیروان و هواخواهان بیشتری دست می یابند.موقعیت شغلی ایجاب می کند مسئولین از یک سو در معرض اطلاعات و آگاهیهای بیشتر قرار گیرند و از سوی دیگر به لحاظ موقعیت شغلی تحت آموزش وسیعتر و سازنده تر واقع شوند. هر دو امکان فوق و تجربیات ارزنده خدمتی باعث می شود آنها که در رده های بالاتر سازمان قرار گیرند و در امر رهبری تواناتر شوند. از طرف دیگر، همانطور که در مبحث آموزش و بهسازی اشاره شده، چون فلسفه برنامه ریزی آموزش کارکنان بر این مبناست که به مسئولین رده های بالاتر آموزش عمومی و ادراکی بیشتر داده شود، این آموزش ها به نوبه خود باعث افزایش توانائی های مدیران رده های بالاتر می شود.
ب) ساختار سازمانی
به نظر فیدلر هر چه ساختار سازمانی روشن تر و گویاتر باشد رهبری شوندگان را معتقد تر به رهبر دستور دهنده می سازد. به عبارت دیگر روشن بودن ماموریت و وظائف ، یک عامل موفقیت در امر رهبری است.
روابط رهبر با رهبری شوندگان
فیدلر معتقد است که عامل اخیر از دو عامل دیگر در ایجاد موفقیت مؤثرتر است. زیرا دو عامل اول مستقیما در اختیار رهبر قرار ندارند. در حالی که روابط رهبر با زیر دستان مستقیما به ویژگیهای رهبر بستگی داشته و نحوه برقراری آن در اختیار اوست.