۴-۶-۲-۲ گرایش تعاملی
طرفداران برنامه ریزی تعاملی بر آن هستند که آرمان آینده باید بسی بهتر از حداکثر توانایی کنونی باشد. بنابراین، گرایش تعاملی به جای بها دادن به بهترین عملکرد در زمان مشخص و تحت شرایط مشخص، به بهبود عملکرد در طول زمان ارج مینهد. هدف آن حداکثر کردن توانایی یادگیری و سازگارکردن یعنی توسعه است. گرایش تعاملی تنها گرایشی است که به توسعه فرد، سازمان، اجتماع و بهبود کیفیت زندگی میانجامد.
گرایش تعاملی، گذشته، حال و آینده را به عنوان بخشهای مجزا اما جنبه های غیرقابل تفکیک که باید برای آن برنامه ریزی کرد میشناسد. هر شرکت کننده فرصت مییابد تا به درک خود نسبت به اینکه رفتارش چگونه بر عملکرد کل اثر میگذارد و درنتیجه این عملکرد را بهبود میبخشد بیفزاید. به عبارت دیگر، هرکس که با سیستمی سروکار دارد یک یاری دهنده بالقوه در طراحی مجدد آن است چرا که فایده اصلی برنامه ریزی تعاملی از طریق مشارکت در آن به دست میآید. این حالت توسعه فردی و سازمان را تسهیل می کند. این توسعه، بدون توجه به نتیجه کار در فرایند مشارکت روی میدهد. در چنین زمینه ای است که کار، بازی و یادگیری در هم تنیده می شود و توسعه به بار مینشیند. بنابراین، برنامه ریزی تعاملی پارادایم طراحییک آینده مطلوب و کشف راههای رسیدن به آن در مقابل پارادایم پیشبینی و آمادگی است.
در این نوع برنامه ریزی به علت دید کل نگر، بخشها و سطوح یک سازمان همزمان و وابسته به هم برنامه ریزی می کنند، لذا به نتیجه بهتری دست مییابند. این مفهوم از برنامه ریزی که همه با هم و دریک زمان انجام می شود مخالف برنامه ریزی ترتیبی از بالا به پایین یا از پایین به بالا در سازمان است. (بینش، ۱۳۸۴)
۷-۲-۲ انواع روشهای برنامه ریزی
برنامه ها برای مقاصد متنوعی تنظیم میشوند و به فراخور هر وضعیت به گونهای متناسب با آن شکل میگیرند. لذا دسته بندی ذیل را می توان برای انواع برنامه ریزی عنوان کرد:
۱-۷-۲-۲ برنامهریزی تخصصی
گاهی با توجه به ماهیت تخصصی برخی از وظایف مدیریت برای انجام آنها برنامهریزی میشود. این برنامه ریزیها را برنامه ریزی تخصصی مینامند که بر اساس وظایف مدیریت در سازمان عنوان میشود.
الف) برنامه ریزی و کنترل تولید (مدیریت تولید): عبارت است از تعیین نیازها و تأمین ابزار و تسهیلات و تربیت نیروی انسانی لازم برای تولید محصولات و کالاها با توجه به تقاضای موجود در بازار و نیازهای پیش بینی نشدهی جامعه.
ب) برنامه ریزی نیروی انسانی: در این نوع از برنامه ریزی با تعیین افراد مورد نیاز سازمان در سالهای آینده امکانات و تسهیلات مورد نیاز (انتخاب، آموزش، ترفیع، بازنشستگی و… ) تخمین زده میشود. برنامه ریزی نیروی انسانی با تهیه نمایشگر (ساختار) سازمانی آغاز میشود و مواردی نظیر تهیه نمایشگر جانشین و ترفیع، تدوین آیین نامه استخدامی و تنظیم برنامه های آموزشی ضمن خدمت را در بر میگیرد. ج) برنامه ریزی مالی و تنظیم بودجه: عبارت است از تعیین میزان و چگونگی منابع و همچنین تعیین میزان و چگونگی مصارف مالی به منظور تأمین هدفهای مؤسسه، صاحبان و کنترل کنندگان آن میباشد.
۲-۷-۲-۲ برنامه ریزی عملیاتی (اجرایی)
برنامه های اجرایی برای به اجرا درآوردن تصمیمات راهبردی طرح میشوند، به عبارت دیگر برنامه های اجرایی عبارتند از تصمیمات کوتاه مدت که برای بهترین استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محیط اتخاذ میگردد.
مراحل برنامه ریزی عملیاتی عبارتند از:
الف) تدوین برنامه های کوتاه مدت (مانند تنظیم بودجه و زمانبندی)
ب) تعیین معیارهای کمی و کیفی سنجش عملکرد و ارزیابی هزینه های اجرای عملیات
ج) ارزیابی برنامه ها و تعیین موارد انحراف عملکرد از آنها
د) تجدید نظر در برنامه ها و تهیه برنامه های جدید. (دو ماهنامه توسعه انسانی پلیس، شماره ۷)
۳-۷-۲-۲ برنامه ریزی استراتژیک (راهبردی)
برنامه ریزی استراتژیک نوعی برنامه ریزی فرایندی است. دلیل فرایندی بودن برنامه ریزی در نوع و گونه پدیدههایی است که برای آنها برنامه ریزی صورت میگیرد. در برخورد با این پدیده ها به دلیل اینکه پیوسته در حال دگرگون شدن هستند باید برنامه ریزی آنهابه گونه ای انجام گیرد که قابلیت بازخورد و تطبیق با شرایط جدید را داشته باشد. (ایوانز[۲۰]، ۲۰۰۳) در تعریف برنامه ریزی استراتژیک به عنوان فرایند تشخیص محیط داخلی و خارجی سازمان بیان میشودکه در واقع به تصمیم گیری در مورد چشم انداز و ماموریت، اهداف کلی، ایجاد و انتخاب استراتژی های عمومیکه قابل پی گیری باشد می پردازد، و عمل تخصیص منابع برای رسیدن به اهداف سازمانی را به عهده دارد. (هلریگل[۲۱] و همکاران، ۲۰۰۵)
هدف از برنامه ریزی استراتژیک همسویی فعالیتهای سازمان با محیط مربوطه میباشد چراکه این هدف ادامه بقا و اثر بخشی را برای سازمان به دنبال دارد. این فرایند ملزم نظارت سازمان بر محیط داخلی و خارجی خود میباشد تا دائماً تغییرات مورد نیاز را در برنامه های تاکتیکی و راهبردی موجود ایجاد کند یا به ایجاد مجموعه ای دیگر از برنامه ها بپردازد. (اُبنگ[۲۲]، ۲۰۰۸)
نویسندگان و اندیشمندان مدیریت هر کدام تعریف خاصی از این نوع برنامه ریزی ارائه داده اند که در ذیل به مواردی از آنها اشاره شده است:
از نظر"لرنر” برنامه ریزی استراتژیک فرایند تغییر سازمانی مستمر و پیچیده ای است که اگر ویژگیهای زیر ترکیب شوند، فرایند برنامه ریزی استراتژیک موفق و جامعی را تعریف می کنند. برنامه ریزی استراتژیک: نگاه به آینده دارد و تمرکز بر آینده پیش بینی شده است. به این مسئله توجه دارد که جهان بعداز ۵ الی ۱۰ سال چه تفاوتهایی با اکنون خواهد داشت. درصدد خلق آینده سازمان برمبنای آن چیزی است که احتمال میرود در آینده ایجاد شود.
- برمبنای تجزیه و تحلیل روندها و سناریوهای پیش بینی شده برای گزینه های ممکن در آینده است و نیز برمبنای تجزیه و تحلیل داده های داخلی و خارجی است.
- منعطف و متمایل به ایجاد تصویری بزرگ از آینده سازمان است. برنامه ریزی استراتژیک سازمان را با محیطش تطبیق میدهد، زمینه ای برای دسترسی به اهداف ایجاد می کند، چارچوب و جهتی برای سازمان فراهم میسازد تا به آینده دلخواه خود برسد. چارچوبی به وجود می آورد که میتوان با تجزیه و تحلیل کامل سازمان، محیط داخلی و خارجی و پتانسیل های سازمان در آن چارچوب به مزیت رقابتی دست یافت. این امر سازمان را قادر می کند تا به روندها، اتفاقات، چالشها و فرصتهای به وجود آمده، ازطریق چارچوبی از بینش و ماموریت ایجاد شده توسط فرایند برنامه ریزی استراتژیک پاسخ دهد.
- فرایندی نظری و کیفی است. برنامه ریزی استراتژیک، داده های نرم مانند: تجارب، نیات و ایدههای موجود در گفتگوهای روزانه سازمان را ترکیب می کند و درصدد ارائه یک بینش و هدف سازمانی روشن است.
- به سازمان اجازه تمرکز میدهد، زیرا فرایندی پویا و مستمر از فعالیتهای خود تحلیلی است.
- فرایندیادگیری مستمر، در جریان و گفتگوی سازمانی است که به فراتر از دسترسی بهیک سری اهداف از پیش تعیین شده توسعه مییابد. برنامه ریزی استراتژیک درصدد است روشی که یک سازمان فکر و عمل می کند را تغییر داده و یک سازمانیادگیرنده به وجود آورد.
- وقتی موفقیت آمیز باشد، تمام نواحی عملیاتی را تحت تاثیر قرار داده و به عنوان قسمتی از فلسفه و فرهنگ سازمان درمیآید. (لرنر، ۲۰۰۲)
از منظر “آرمسترانگ” برنامه ریزی استراژیک شامل بستر یا چارچوبی برای عملی ساختن تفکر استراتژیک و هدایت عملیات بر پایه حصول نتایج مشخص و برنامه ریزی شده است که براساس آن اهداف، مأموریت، ارزشها، چشمانداز و استراتژی های سازمان مشخص میشود. (آرمسترانگ، ۱۳۸۴)
از نظر “برایسون” برنامه ریزی استراتژیک روشی سیستماتیکی است که فراگرد مدیریت استراتژیک را پشتیبانی و تأیید میکند. برنامه ریزی استراتژیک متضمن همه اقداماتی است که منجر به تعریف اهداف و تعیین استراتژی های مناسب جهت دستیابی به آن اهداف برای کل سازمان میشود. (برایسون، ۱۳۸۶)
از نظر “پیرنیا” برنامه ریزی استراتژیک مطالعه تصیمگیری تعیینکننده اهداف و هماهنگکننده فعالیتهای سازمان است. (پیرنیا، ۱۳۸۲)
از نظر “مشبکی” برنامه ریزی استراتژیک عبارت است از تعیین هدفهای سازمان و اتخاذ تصمیم در خصوص برنامههای جامع عملیاتی که منجر به دستیابی به اهداف بلند مدت و حیاتی سازمان در محیط رقابتی بوده که ضمن آن اهداف و خطوط کلی فعالیتها و مأموریتهای بلندمدت سازمان تعیین میشود. (مشبکی، ۱۳۸۵) در برنامه ریزی استراتژیک اصل اساسی بر این است که از یک سو با بهره گیری از فرصتهای خارجی و پرهیز از تأثیرات ناشی از تهدیدات خارجی و با کاهش دادن آنها، به تدوین راهبرد پرداخت؛ و از سوی دیگر در تدوین این استراتژیها هدف این نیست که بهترین استراتژی مشخص شود، بلکه هدف درواقع تعیین استراتژی های قابل اجراست. از نظر برایسون، برنامه ریزی استراتژیک فرایندی هشت مرحله ای و بسیار منظم تر، مدبرانه تر و مشارکتی تر از سایر فرایندهاست که عبارت اند از: آغاز برنامه ریزی استراتژیک و رسیدن به توافق درباره محتوای آن، تعیین و شناسایی دستورها، روشن ساختن رسالتها و ارزشها، ارزیابی محیط خارجی (فرصتها و تهدیدها)، ارزیابی محیط داخلی (نقاط قوت و ضعف)، شناسایی مسائل استراتژیک، تنظیم استراتژیهایی برای مدیریت مسائل و تدوین دیدگاه کارساز برای آینده. این هشت مرحله باید در هر مرحله از فرایند اجرا، ارزیابی شود و به نتیجه گیری منتهی گردد (بهزادفر و زمانیان، ۱۳۸۷)
۱-۳-۷-۲-۲ اهمیت برنامه ریزی استراتژیک
اولین ارزش و اولویت برنامه ریزی استراتژیک، کمک به سازمان برای فعالیت موفق در محیطی پیچیده و پویا است. برنامه ریزی استراتژیک توانایی سازمان را برای حل مسائل و مشکلاتی که در پیش روی سازمان قرار دارد افزایش میدهد. (پیرس و رابینسون، ۱۳۸۷) در واقع برنامه ریزی استراتژیک، ابزار مدیریتی توانمندی است که برای کمک به شرکتهای کوچک طراحی می شود تا آنها به صورت رقابتی خود را با تغییرات پیش بینی شده محیط تطبیق دهند. خصوصاً، فرایند برنامه ریزی استراتژیک یک نگرش و تجزیه و تحلیلی از شرکت و محیط مربوط به آن ارائه می کند؛ شرایط فعلی شرکت را توضیح میدهد و عوامل کلیدی موثر بر موفقیت آن را شناسایی می کند. ( فرای و استونر، ۱۹۹۵)
پژوهشها نشان میدهد که عملکرد سازمانهایی که به برنامه ریزی استراتژیک می پردازند بیشتر و بهتر از دیگر سازمآنهاست. دستیابی به یک حلقه ارتباطی مناسب بین محیط یک سازمان و استراتژی های آن، ساختار و فرآیندهای آن سازمان، آثار مثبتی بر عملکرد آن دارد. (دیوید و ویلن، ۱۳۸۶)
۲-۳-۷-۲-۲ سطوح برنامه ریزی استراتژیک
فرایند برنامه ریزی استراتژیک با توجه به اندازه شرکت در دو یا سه سطح تعریف می شود. در سازمانهای بزرگ که دارای چند کسب و کار هستند. استراتژیها در سه سطح از سازمان تعریف می شوند. در سازمانهای کوچک ممکن است در دو سطح تعیین شوند. این سطوح عبارتند از: (اعرابی و آقا زاده. ۱۳۸۶)
سطح سازمانی[۲۳]: هدف از برنامه ریزی استراتژیک در این سطح، هدایت نمودن و مشخص کردن جهت گیری کل سازمان است.
سطح بخشی[۲۴]: در سازمانهای بزرگ که دارای بخشهای مختلف مستقلی هستند. در راستای ماموریتها و استراتزیهای سطح سازمانی، برای هر یک از بخشهای سازمان استراتژیهایی تعیین می شود.
سطح عملکردی[۲۵]: در این سطح بر اساس اهداف و استراتژی های سطوح بالاتر برای هر یک از عملکردهای سازمان، استراتژی عملکردی تعریف می گردد. (همان ماخذ)
۳-۳-۷-۲-۲ ویژگیهای برنامه ریزی استراتژیک
-
- برنامه ریزی استراتژیک، انعکاسی از ارزشهای حاکم بر جامعه است. جهان بینیها، اعتقادات وسنتهای جامعه در برنامه ریزی استراتژیک منعکس می شود.
-
- برنامه ریزی استراتژیک معطوف به سؤالات اصلی و مسائل اساسی سازمانها است. سؤالاتی از این قبیل « برنامه های امروز سازمان چیست؟» و « برنامه های آتی چه باید باشد؟ ».
-
- برنامه ریزی استراتژیک با مطرح ساختن اهداف بلند مدت و تبیین رسالتهای سازمان، مدیران را در انجام فعالیتهایشان هم جهت و هماهنگ میسازد.
- برنامه ریزی استراتژیک دارای دید دراز مدت است و افقهای دورتری را در سازمان مطرح میسازد.