متصدی شغل قدرت تاثیر گذاری بر آن را داشته باشد. از آنجا که با اندازه گیری شاخصهای بخصوصی می خواهیم توان و کارائی خود را بسنجیم، طبیعتا شاخصی را باید انتخاب کنیم که تحت کنترل فرد باشد (‌مثل کمیت کار) یعنی اگر فرد بخواهد و برای او فرصت و امکانات مناسبت وجود داشته باشد، بتواند در جهت بهتر کردن آن بکوشد. پس واضح است که انتخاب و اندازه گیری شاخصهایی چون هوش به عنوان عاملی موثر در عملکرد فرد چندان مناسب نیست زیرا باهوش بودن یا کم هوش بودن در کنترل انسان نیست. برای کسانی که به وسیله آن ارزیابی می شوند قابل قبول باشد. این امر که کارکنان باور داشته باشند عملکردشان براساس شاخصهای درست و منصفانه ای ارزیابی می گردد و از اهمیت زیادی برخوردار است. سیستم ارزیابی عملکرد هنگامی می تواند موثر باشد که از شاخصهای واقعی که ارتباط مستقیم با شغل دارند استفاده شود.

مراحل ارزیابی
در مرحله اول باید هدف و منظور ارزیابی عملکرد کارکنان معین شود. این امری ضروری است زیرا به ندرت می توان سیستم واحدی برای ارزیابی کارکان طراحی نمود که تمام جوانب را در نظر بگیرید. برای مثال، ممکن است در یک سازمان هدف اولیه از ارزیابی عملکرد، تعیین نیازهای آموزش کارکنان باشد و در سازمانی دیگر، سنجش شایستگی افراد برای اتخاذ تصمیماتی درباره افزایش پرداخت یا ترفیع مقام، بنابراین باید اهداف ویژه ای که سیستم ارزیابی عملکرد برای نیل به آن طراحی واجرا می گردد مشخص شود، چرا که موارد بسیاری را می توان یافت که به دلیل نامعلوم بودن اهداف سیستم ارزیابی، درست طراحی نشده یا درست اجرا نگردیده است. با توجه به این مسائل غالبا شرکت به بیش از یک نوع سیستم ارزیابی نیاز دارد، در مرحله اول، باید برای کارکنان کاملا روشن نمود که در وظایف محول چه انتظاری از آنها می رود. معمولا به کمک اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل به دست آمده و در شرح شغل منعکس گردیده است. سرپرست یا رئیس مستقیم، محتوا و وظایف اصلی شغل را با فرد در میان گذارده، برای وی توضیح می دهد که عملکرد او چگونه باید باشد. هم چنین در این مرحله شاخصها واستانداردهای ارزیابی عملکرد به اطلاع فرد رسانده می شود و در مرحله سوم، عملکرد واقعی فرد در شغل اندازه گیری می شود در مرحله چهارم این عملکرد (آنچه انجام گرفته) با استانداردها عملکرد )(آنچه باید انجام می گرفت) مقایسه می گردد. سرانجام مرحله پنجم نتایج حاصل از این مقایسه با فرد در میان گذاشته می شود وتصمیمات مقتضی اتخاذ می گردد.^[۴۶]
ویژگی های ارزشیابی
ارزشیابی یک فعالیت تک موردی نیست بلکه فرایند و مجموعه ای از فعالیتهاست.
ارزشیابی باید بر اساس اطلاعات صورت گیرد یعنی اطلاعاتی عینی که بر اساس معیارهای قابل قبول بدست آمده باشد.
ارزشیابی برای رسیدن به هدف خاصی در نظر گرفته می شود. ضمن اینکه ارزشیابی دارای منظور وهدف خاصی است و خود ارزشیابی هم باید دارای هدف باشد.
ارزشیابی باید به طور مستمر صورت گیرد.
نتایج ارزشیابی را نمی توان تعمیم داد و نتایج فقط می تواند منجر به تصمیم گیری در آن مورد خاص بشود.
ارزشیابی هم می تواند به صورت فردی و هم به صورت گروهی انجام پذیرد.
ارزشیابی در یک سازمان می تواند شامل افراد- برنامه ها- فعالیتها و تولیدات باشد. افراد در سازمانها می توانند مدیر- مجری- مشاور- فراگیر- مربی – مستخدم باشند برنامه ها برنامه های آموزش و پروژه های مختلف هستند. فعالیتها فعالیتهایی هستند که در تدوین، تعیین خط مشی واجرای این برنامه هانقش دارند. تولیدات یک سازمان می تواند، تولید یک محصول، ارائه نوعی خدمت، تولید دانش، تغییر نگرش و ارزشها، ارتقاء فرهنگ و عرضه محصولات علمی و فرهنگی باشد.^[۴۷]
روش های ارزشیابی
طی سه سال گذشته روش های ارزشیابی از ارزشیابی صفات وخصلتهای فردی به ارزشیابی عملکرد بر اساس هدفها و برنامه ها و خود- ارزشیابی تمایل پیدا کرده است با وجود این در همه کشورها شیوه های ارزشیابی مختلف را می توان مشاهده کرد این شیوه ها به طور کلی به ۴ دسته تقسیم می شوند.
شیوه های سنتی استفاده از صفات و خصلتهای فردی و شغلی
ارزشیابی نتایج عملکرد
مصاحبه های ارزشیابی با بهره گرفتن از شیوه های علوم رفتاری
خود ارزشیابی
ارزشیابی و خصلتهای فردی و شغلی
درست است که وجود صفات وخصوصیات و نیات وبا به عبارتی دیگر قالب ادراکی و ارزشی انسان منبای دریافتها، رفتارهای او را تشکیل می دهد اما باید پذیرفت که وارد شده به این قلمرو وسیع و ناپیدا و داوری درباره آن کاریست بس دشوار که از عهده انسان بر نیمی آید مگر اینکه تظار سوء انی جنبه ها به صورت آشکار معلوم گردد. تازه باید توجه داشت که همین آشکارهای رفتاری انسان نیز در دیدگاه های مختلف متفاوت می نشیند، چرا که گیرنده ها متفاوتند. برای رفع مشکل به نظر می رسد که یک راه، که در عین حال منطبق و سازگار با ارزشهای مکتبی ماست چاره ساز باشد. ارزشیابی عملکرد و شایستگی مبتنی بر کار در این روش ارزشیابی به جای تاکید و تکیه بر جنبه های غیر ملموس کم و بیش ذهنی، قابل تغییر و غیر قابل انداره گیری به جنبه های رفتاری وعملکردی شهود می پردازد.^[۴۸]
ارزشیابی عملکردها و نتایج
این روش کلی بر اساس مدیریت بر مبنای هدف و تنایج است و عبارت از یک سلسله اقدامات وسعی و برری عملکرد کارکنان در برابر هدفهای قابل دستیابی در فاصله زمانی معین است. و شامل تمامی رفتارهای فرد در ارتباط با کارکرد او می شود هدف و منظور از این ارزشیابی
الف) باز آگاهی و باز خورد
ب) شناخت خود.
ج) بهبود عمکلرد.
د) سابقه خدمت.
ه)سابقه خدمت.
و) انتظارات را برآورده می کند.
ز) اجرای تعهدات قانونی است. در این روش معیارهایی در نظر گرفته می شود و نتایج عملکرد کارکنان با توجه به این معیارها مورد تجزیه و تحلیل قرا می گیرد.^[۴۹]
۳) مصاحبه ارزشیبای با بهره گرفتن از شیوه های علوم رفتاری:
لازم است که مدیران سطوح مختلف سازمان با فنون و روش های مصاحبه ارزشیابی که با فنون و روش های مصاحبه استخدامی بسیار متفاوت است آشنایی کامل و همه جانبه داشته باشد. اگر مصاحبه ارزشیابی با مهارت انجام گرفته، مدیر و کارکنان تحت نظارت او تجربه ای رضایت بخش خواهد داشت. و این عامل خود باعث کسب تجربه ای سازنده برای هر دو آنان می شود. مصاحبه ارزشیابی باید بر اساس مشاهدات طولانی و تجزیه و تحلیل مداوم نحوه عمکلرد فرد رفتار، منش و جزء فرهنگ خاص او، نگرشهایش نسبت به وظایف شغلی ونظایر آن انجام گیرد و از قضاوت در این جلسه مصاحبه ارزشیابی در مورد افراد اجتناب شود. ممکن است بین هدفها ومقاصد مدیران تفاوتها تناقصهایی نیز وجود داشته باشد. این تناقص در هدفهای مدیران می تواند در فرایند مصاحبه ارزشیابی نیز اثر گذارد. سه روش ارزشیابی را می توان به ترتیب زیر نام برد:^[۵۰]
خود ارزشیابی:
روش خود- سنجی یا خود- ارزشیابی که توسط خود فرد صورت می گیرد سبب ایجاد انگیزه لازم برای قبول مسئولیت بر اساس توان فرد در جهت رشد وبهبود عملکرد وی می شود. این نوع ارزشیابی به فرد این امکان را می دهد که به تدریج نارسائیها را اصلاح کند و در جهت اعتلای سطح دانش و مهارت خود گام بردارد. در این روش، فرد، مقیاس تهیه شده درباره عملکرد خود را شخصا در جلسه ای متفاوت، درجه بندی می کند و سطح عملکرد خود را شخصا در جلسه ای متفاوت درجه بندی می کند وسطح عملکرد خود را با ملاک مطرح شده مورد ارزشیابی قرار می دهد. یکی از روش های موثر برای بالا بردن دقت و اعتبار ارزشیابی آن است که فرد با بهره گرفتن از ضبط صوت ونوار ویدیوئی جریان فعالیتهای انجام شده را ضبط و با گوش دادن و شنیدن نوارها، رفتارهای خود را بر اساس مقیاس درجه بندی، با دقت و عینیت بیشتری درجه بندی کند.^[۵۱]
علاوه بر روش های پیش گفته، روش های دیگر نیز برای ارزشیابی وجود دارند که عبارتند از:
روش مقیاس
روش مقیاس یکی از قدیمی ترین ومتداولترین روشهایی است که برای ارزیابی عملکرد کارکنان از آن استفاده می گردد. در این روش کارکنان بر اساس عوامل معینی درجه بندی می گردند یکی از دلایل عمده محبوبیت و رواج این روش، سادگی وسهولت استفاه از آن است. در روش مقیاسی ازریاب که معموملا رئیس مستقیم کارکنان است، با بهره گرفتن از فرمهای بخصوصی اقدام به ارزیابی عملکرد آنها می نماید. در فرم ارزیابی فهرستی از صفات و ویژگیهای که باید مورد سنجش و ارزیابی قرار گیرند. درج شده است که برای کارکنان در سمتهای غیر مدیریتی، معمولا کمیت و کیفیت کار و مهارت فنی، دانش شغلی، روحیه همکاری و مساعدت، قابلیت اعتماد، ابتکار، سخت کوش ودید نگرش فرد نسبت به کار از جمله عوامل هستند که ارزیابی می گردند، ولی مدیران معمولا بر اساس عواملی چون قدرت تجزیه و تحلیل مسائل، قدرت تشخیص مهارت در تصمیم گیری، رهبری موثر خلاقیت ونو آوری، تخصص، بت؟ ثبات وسلامت روحی ارزیابی می گردند مقیاسی که برای ارزیابی عملکرد به کار برده می شود به شکل پیوسته یا گسسته است.
مقیاس درجه بندی پیوسته خطی مدرج است که از صفر یا حداقل شروع می شود تا حداکثر ادامه می یابد. با علامتی که ارزیابی در نقطه ای در امتداد این خط می گذارد نظر خود را اعلام می دارد علاوه بر این موارد از مقیاسهای درجه بندی می توان برای سنجش عوامل دیگری مانند طرز تلقی، خلاقیت همکاری (توانایی و آمادگی برای تشریک مساعی با همقطاران، سرپرستان ومرئوسان در جهت نیل به اهداف مشترک) و خصوصیات شخصی نیز استفاده کرد. با این تذکر که این روش هنگامی از اثر بخشی بیشتری برخوردار است که در حد امکان صفاتی انتزاعی چون وفادرای و.درستی کارکنان به وسیله آن سنجیده نشود یا با تعیین شاخصهای کمی، این صفات قابل اندازه گیری گردد. با در دست داشتن این فرم ارزیاب با مطالعه فهرست عوامل و علامت گذاری در خانه ای که مناسبترین شرح حال برای فرد است او را ارزیابی می کند. استفاده از روش مقیاسی هنگامی می تواند موثر باشد که ارزیاب بر اساس مدارک و شواهد واقعی و معتبری ارزیابی را انجام داده باشد، زیرا بر اساس برداشتها و ذهنیتهای خود. برای حصول اطمینان از این موضوع معمولا فضایی در فرم ارزیابی پیش بینی می گردد واز ارزیاب خواسته می شود تا دلایل ارزیابی خود را توضیح دهد. در روش مقیاسی عملکرد کارکنان با سنجش عوامل متعدد ومتنوعی ارزیابی می گردد. در واقع توجه به ابعاد دو جنبه های مختلف کار، بزرگترین امتیاز این روش است. مزیت دیگر این روش سادگی سهولت طراحی واستفاده از آن است هم چنین از فرمی که برای ارزیابی عملکرد کارکنان در یک گروه شغلی بخصوص طراحی شده، می توان برای ارزیابی عملکرد کارکنان در گروه های شغلی دیگر نیز استفاده نمود. گفتنی است که ویژگیهای شخصی و صفاتی چون داشتن روحیه همکاری، قدرت تشخیص و قدرت قضاوت بیشتر حالت کیفی داشته، اندازه گیری دقیق آنها به وسیله نوع روش های ارزیابی امکان پذیر نیست از این رو سنجش واندازه گیری این خصایص نیز ضرورتا، بیشتر جنبه ارزش و قضاوتی خواهد داشت تا علمی و عینی.
عامل سنجی
ار روش مقیاس به طریق دیگری نیز می توان برای ارزیای عملکرد کارکنان استفاده نموده بدین ترتیب که به جای ارزیابی عملکرد بر اساس صفات وخصوصیات شخصی فرد کار آئی او در انجام وظایف و مسئولیتهای ویژه ای که در شغلش دارد ارزیابی می گردد. با بهره گرفتن از شرح شغل، ابعاد شغل و عوامل مهم در آن شناسایی و برای اندازه گیری انتخاب می شوند به طور مثال عوامل مهم (یعنی وظایف و مسئولیتهای اصلی ) در شغل پرستاری عبارتند از: پانسمان و کمکهای اولیه استفاده از دستگاه های فیزیوتراپی تجویز دارو برای ناخوشیهای جزئی مانند سر درد یا سرما خوردگی، آموزش کمکهای اولیه پرستاران تازه کار، صورت برداری از داروها، آمپولها، سوزنهای تزریقی، وسایل رخم بندی وسایر ادوات و مواردی که مورد استفاده قرار می گیرند، تشکیل پرونده برای مراجعه کنندگان ثبت معالعاتی که انجام گرفته است.
روش ثبت و قایع حساس
روش ثبت وقایع حساس عبارت است از یادداشت وثبت عملکرد و تصمیم گیریها بسیار خوب یا بد کارمندان حین انجام وظایف ومسئولیتهایشان اگر عمل بخصوصی که فرد در ادای وظایف و مسئولیتهایش انجام می دهد تاثیری مهم و بسزا (چه مثبت و چه منفی) در کار آمدی واحد مربوط داشته باشد این عمل، یک (واقعه حساس) به شمار می آید. با ثبت و ضبط این وقایع، ارزیاب در خاتمه دوره ارزیابی، اطلاعات لازم را برای ارزیابی عملکرد فرد در اختیار خواهد داشت. طبیعی است که برای استفاده از شایسته از این روش، ارزیاب باید از عملکرد فرد طی یک دوره کامل ارزیابی (مثلا یک سال گذشت) یادداشت بر دارد، چند ماه یا چند هفته آخر دوره.
چون این روش بسیار وقت گیر است و نیاز به حوصله زیادی دارد، اگر تعداد کسانی که از این طریق ارزیابی می شوند زیاد باشد، ارزیابی چندان دقیق نخواهد بود و نمی توان به نتایج حاصل از آن اعتماد کرد.
روش توصیفی
در این روش از ارزیاب خواسته می شود تا شرحی درباره چگونگی عملکرد فرد بنویسد بدیهی است که موقعیت ارزیابی از طریق، به قدرت توصیف و تشریح ارزیاب بستگی پیدا می کند. به عبارت دیگر، ارزیاب پیدا بتواند خوب و روان بنویسد عدم توانایی ارزیاب در شرح دقیق و روشن عملکرد فرد معمولا اثر سوء در خواننده دارد و از تاثیر یک ارزیابی مثبت دباره کارمند می کاهد. بر عکس، ارزیابی که از هنر نوشتن برخوردار است، می تواند حتی یک کارمند متوسط را خوب جلوه دهد. از آنجا که دست سرپرست در توصیف و تشریع عملکرد کارکنان باز است و استاندارد خاصی در این رابطه وجود ندارد، ارزیابی کارکنان بر این اساس کار ساده ای نیست. با وجود این بسیاری از مدیران و صاحبنظران معتقدند که ارزیابی به روش توصیفی، از بهترین روش های ارزیابی است.
روش قیاسی (استانداردهای کار)
در روش قیاسی عملکرد فرد با استاندارد از پیش تعیین شده ای مقایسه و سنجیده می‌شود. اگر چه درعمل می توان برای هر کاری استاندارد تعیین نمود ولی تعیین استاندارد، بیشتر برای سنجش کار در مشاغل تولیدی متداول است و مبنای آن بازدهی یک کارگر متوسط تحت شرایط عادی کار می باشد از جمله روش های معمولی برای تعیین استاندارد تولید در صنعت، حرکت سنجی و زمان سنجی است از مزایای مهم تعیین استاندراد و سنجش عملکرد بر اساس آن، دقت اندازه گیری و عدم دخالت ذهنیت و قضاوت ارزش و شخصی ارزیاب می باشد.
ولی برای اینکه کارکنان نیز مطمئن شوند که استانداردهای تعیین شده واقعا منصفانه هستند باید آنها را از اینکه استانداردهای کار چگونه بر اساس ضوابط معین گردیده اند آگاه نمود و دلیل و منطق هر گونه تغییری هم که در استانداردهای عملکرد داده می شود به طور روشن و کامل برای آنان تشریح کرد.
روش درجه بندی
در روش درجه بندی از ارزیاب خواسته می شود تا کارکنان را بر اساس یک معیار کلی (مثلا عملکرد آنها مجموع) از بهترین تا ضعیف ترین درجه بندی نماید. بدین ترتیب فردی که بهترین عملکرد را داشته باشد در بالای جدول، فردی که ضعیف ترین عملکردا را داشته باشد، در پائین جدول و سایر کارکنان بین این دوحد قرار می گیرند. اگر چه معمولا تشخیص بهترین و ضعیف ترین کارمند چندان مشکل نیست. ولی تعیین جایگاه درست سایر افراد کار ساده ای به شمار نمی آید، بخصوص هنگامی که تعداد کارکنان بیش از بیست نفر باشد
مقایسه دو به دو:
نوعی ارزیابی به روش درجه بندی است که کار مقایسه کارکنان را آسانتر می نماید. د راینجا عملکرد هر یک از کارکمنان با عمکلرد تک تک سایر افراد مقایسه می گردد. برای مثال اگر در واحدی از سازمان پنج نفر ارزیابی شوند، عملکرد هر یک از اعضاء با عملکرد هر یک از چهار نفر دیگر مقایسه و نتیجه اعلام می گردد. کسی که در پایان این مقایسه ها بهترین نتیجه را به دست آورده باشد (یعنی کسی که دفعات بیشتری عمکلردش بهتر از دیگران ارزیابی شده باشد) در صدر جدول قرار می گیرد. تعداد دفعات مقایسه را می توان به وسیله فرمول مقابل محاسبه نمود
N تعداد کارکنانی است که باید دو به دو با یکدیگر مقایسه وارزیابی گردند.