ثبات مالی

۴۹

حفظ منابع

۳۹

توسعه مدیریت

۳۵

از آنجا که سازمان ها هدف های چندگانه و ضد و نقیض دارند، بنابراین اغلب نمی توان اثر بخشی سازمان را با یک شاخص ارزیابی کرد. سازمانی که در تأمین یک هدف بسیار موفق بوده است ممکن است در مورد هدف دیگری ضعیف عمل کرده باشد. فراتر اینکه، هم دوایر هدف هایی دارند و هم اینکه سازمان هدفهای کلی دارد. در ارزیابی کامل اثر بخشی سازمان باید چندین هدف را به صورت همزمان مورد توجه و ارزیابی قرار داد.

مسأله دیگری را که باید به هنگام استفاده از روش مبتنی بر تأمین هدف حل کرد همانا شیوه تعیین هدف های عملی یک سازمان و شیوه محاسبه یا اندازه گیری هدف های تأمین شده است. در رابطه با سازمان های تجاری، برای برخی از هدفهای مشخص، شاخص های عینی وجود دارد. هدف اعلان شده مدیریت عالی سازمان و شاخص هایی چون سود یا رشد، در گزارش های انتشار یافته وجود دارند. برای محاسبه نتایجی چون میزان رفاه کارکنان با مسئولیت اجتماعی باید از شاخص های ذهنی استفاده کرد. بسیاری از هدف ها را نمی توان به صورت عینی اندازه گیری کرد. برای شناسایی هدف های واقعی باید به سازمان مراجعه و آنها را تعیین کرد. از انجا که هدف ها منعکس کننده ارزش های مدیریت عالی سازمان هستند، بنابراین از ائتلاف مدیریت عالی سازمان می توان بهترین اطلاعات را به دست آورد. این مدیران می توانند فرد را از هدف های واقعی سازمان آگاه سازند و پس از تعیین هدفهای سازمان ( اگر شاخص های کمی وجود نداشته باشد ) برای سنجش یا اندازه گیری هدف های تأمین شده می توان از شاخص های ذهنی استفاده کرد. مدیران ارشد بر اطلاعاتی تکیه می کنند که از مشتریان، شرکت های رقیب، عرضه کنندگان مواد اولیه و کارکنان جمع آوری شده باشد. در این راه و به هنگام توجه به هدف ها از قضاوت شهودی هم استفاده می کنند. چنین به نظر می رسد که برای سنجش و اندازه گیری اثر بخشی سازمان، منطقی ترین راه این است که از روش مبتنی بر تأمین هدف استفاده شود. اثر بخشی سازمان را به این صورت تعریف کرده اند: توان سازمان در تأمین هدف هایش. ولی تعیین معیار یا شاخص واقعی برای تعیین اثر بخشی مسأله چندان ساده نیست. معمولاً سازمان ها چندین هدف دارند، از این رو نمی توان گفت که برای تعیین اثر بخشی تنها باید از یک شاخص منحصر به فرد استفاده کرد. برخی از هدف ها جنبه ذهنی دارند و باید آنها را به حساب مدیرانی گذاشت که در درون آن هستند. کسی که این محاسبات را انجام می دهد و می خواهد قضاوت نماید، به هنگام استفاده از روش مبتنی بر تأمین هدف، به منظور سنجش یا اندازه گیری اثر بخشی سازمان باید از این گونه مسائل آگاهی داشته باشد و در فرایند ارزیابی خود آنها را رعایت کند.
۲-۶-۶-۲- روش مبتنی بر تأمین منابع
در اجرای این روش به بخش مصرف ( بخش ورودی ) سازمان توجه می شود. سازمان این اقلام را از محیط می گیرد و وارد مرحله تبدیل می کند ( به نمودار قبلی مراجعه کنید). اساس روش مزبور بر این فرض گذاشته شده است که سازمان در تحصیل و تأمین منابع مورد نیاز و نیز در حفظ و نگهداری سیستم سازمانی باید موفق باشد، تا بتواند در وضعیتی اثر بخش باقی بماند. سازمان ها باید منابع ارزشمند و کمیاب را از سایر سازمان ها بگیرند از دیدگاه سیستمی، اثر بخشی سازمان به این صورت تعریف می شود : توانایی شرکت ( چه مطلق و چه نسبی ) در بهره برداری از محیط خود در راه تحصیل و تأمین منابع ارزشمند و کمیاب.
شاخص ها : اثر بخشی سازمان به وسیله شاخصی سنجیده می شود که سازمان می تواند بدان وسیله منابع مورد نیاز را تأمین و سیستم سازمانی خود را حفظ کند. به یک مفهوم کلی ، شاخص هایی که به آنها اثر بخشی سیستم تأمین سازمان مورد ارزیابی قرار می گیرند از این قرارند:
۱- توان سازمان در بهره برداری از محیط و تأمین منابع کمیاب و ارزشمند.
۲- توان سیستم تصمیم گیری سازمان در درک و تفسیر درست از ویژگی های واقعی محیط خارج.
۳- حفظ فعالیت های روزانه در داخل سازمان.
۴- توان سازمان در ارائه واکنش مساعد در برابر تغییراتی که در محیط رخ می دهد.
کاربرد : هنگامی که نتوان به شاخص های دیگری از عملکرد دست یافت، روش مبتنی بر تأمین منابع، مفید واقع خواهد شد. برای مثال، در سازمان های رفاه اجتماعی و غیر انتفاعی به ندرت می توان بازدهی با کارآیی درون سازمان را اندازه گیری کرد. به تازگی شهرت علمی و آموزشی دانشگاه جورج میسون مورد توجه قرار گرفته است توان دانشگاه در تحصیل و تأمین منابع کمیاب و ارزشمند از جمله شاخص های عمده ای است که برای سنجش و اندازه گیری اثر بخشی این مؤسسه آموزش عالی مورد استفاده قرار گرفته است. زمانی، اعضای هیأت علمی دانشگاه در جهد و به حساب می آمدند، ولی مدتی است که آن موسسه توانسته است از دانش بهترین استادان استفاده کند و کرسی های آن به استادهای بنام و پر مایه داده شده است توان شرکت در جلب نظر افراد و سازمانهای خیرخواه و در نتیجه مقدار پولی که از طریق اهدایی به دست آورده شاخص دیگری است که در این محاسبه مورد استفاده قرار گرفته است. دانشگاهی که در یک زمان نمی توانست بیش از یک میلیون دلار کمک های مردمی بگیرد و حتی یک عضو هیأت علمی آن رتبه استادی نداشت. پس از چهار سال توانست کمک های مردمی را به بیش از بیست میلیون دلار برساند و در حال حاضر ۲۹ نفر از اعضای هیأت علمی آن رتبه استادی دارند. دانشجویان هم به عنوان یکی از منابع ارزشمند و نادر به حساب می آیند. این دانشگاه توانسته است دانشجویان بهتری را به خود جلب نماید و بیشتر آنها کسانی هستند که نمره آزمون ورودی نسبتاً بالایی دارند. این اقدامات، یعنی گرفتن کمک های مردمی بیشتر بهره مند شدن از دانش اعضای هیأت علمی که رتبه ی استادی دارند و جذب دانشجویان با استعدادتر از جمله شاخص هایی هستند که نشان دهنده عملکرد مؤثر دانشگاه جورج میسون می باشند.
با توجه به اینکه، اگر برای سنجش اثر بخشی سازمان شاخص های دیگری وجود نداشته باشد. روش مبتنی بر تأمین منابع مفید واقع خواهد شد. ولی این روش هم بدون نقاط ضعف نیست. اغلب چنین به نظر می رسد که توان سازمان در تحصیل و تأمین منابع، به اندازه شیوه استفاده کردن و بهره مند شدن از آنها اهمیت نداشته باشد برای مثال، اگر یک دانشکده برای باشگاه خود بهترین بازیکنان را به خود جلب نماید ولی نتواند از این افراد به نحو شایسته استفاده کند، و باشگاه دانشکده جام را نبرد، در آن صورت نمی توان دانشکده مزبور را موفق دانست. اگر کاربرد روش های دیگر میسر نباشد، این روش مفید خواهد شد. از این رو باید گفت که تحصیل و تأمین منابع ارزشمند، یکی از شاخص های مهم موفقیت به شمار می آید.
۲-۶-۶-۳- روش مبتنی بر فرایند درونی
در این روش، اثر بخشی یعنی میزان سلامت و کارآیی سازمان، یک سازمان کارآمد فرایند درون سازمانی یکپارچه، بی دغدغه و هماهنگ دارد، به گونه ای که کارکنان و اعضای آن احساس خوشی و رضایت می کنند. دوایر سازمانی دست به دست هم می دهند. تا بهره وری را به بالاترین حد برسانند. در اجرای این روش به محیط خارجی توجهی نمی شود. رکن اصلی این روش بر پایه کاری گذاشته شده است که سازمان با منابع موجود خود می کند، و این اقدام به صورت سلامت درون سازمانی و کارآیی متجلی می گردد.
شاخص ها: بهترین نمونه های این روش الگوهایی است، در رابطه با روش های مبتنی بر روابط انسانی در سازمان ارائه شد. نویسندگانی چون «کریس آر جریس»، «وارن.جی.بنیس»، « رئسیس لیکرت و ریچارد دکارد» روی مبحث منابع انسانی در سازمان مقدار زیادی کار کرده و بر رابطه بین منابع انسانی و اثر بخشی سازمان بسیار تأکید کرده اند. به تازگی، نویسندگانی که روی فرهنگ سازمانی و اثر بخشی آن کار کرده اند بر مسئله اهمیت فرآیندهای درون سازمانی پافشاری کرده اند.
علائم یک سازمان کارآ از این دیدگاه به شرح زیر است:
۱- وجود یک فرهنگ بسیار قوی و غنی و جوی مساعد در سازمان.
۲- روحیه همکاری، وفاداری به گروه و کار گروهی.
۳- اعتماد، اطمینان، تفاهم و رابطه متقابل بین کارکنان و مدیریت سازمان.
۴- تصمیم گیری در کنار منبع اطلاعاتی، صرفنظر از اینکه منابع اطلاعاتی در کجای نمودار سازمان قرار گرفته باشند.
۵- وجود ارتباطات قوی در سطوح افقی و عمودی سازمان، همدردی و همدلی با اعضای سازمان در امور.
۶- دادن پاداش به مدیران متناسب با عملکرد، رشد و توسعه زیر دستان و نیز ایجاد یک گروه کاری کارآمد.
۷- رابطه متقابل (تعامل) بین اعضای سازمان و اجزای آن و حل مسائل و تضادهایی که در اجرای طرح ها بین مجریان و اعضا به وجود می آید (البته به نفع سازمان).
محاسبه کارآیی اقتصادی شاخص دیگری است که برای اندازه گیری اثر بخشی فرایند درونی از آن استفاده می شد. « ویلیام ایوان»^[۵۴] روشی را ارئه کرد که در سنجش کمی کارآیی می توان از آن استفاده کرد.
کاربردها: روش مبتنی بر فرایند درونی سازمان از آن جهت اهمیت دارد که برای سنجش و اندازه گیری اثر بخشی سازمان از منابع موجود به صورتی کارا استفاده می شود و فعالیت های درون سازمان به صورتی موزون و هماهنگ صورت می گیرد. به تازگی به مسأله منابع انسانی اهمیت زیادی داده میشود، و در واقع سازمان ها در این زمینه با هم رقابت می کنند. بیشتر مدیران بر این باورند که روش های مدیریت مشارکتی و فرهنگ مساعد سازمانی از اجزای اصلی و مهم تشکیل دهنده اثر بخشی است. روش مبتنی بر فرایند درونی هم بدون عیب نیست و کاستی هایی دارد. در اجرای این روش نمی توان در رابطه کل تولید و سازمان را با محیط خارج ارزیابی کرد همچنین معمولاً قضاوت درباره سلامت داخلی سازمان و کارکرد خوب آن به صورت ذهنی صورت می گیرد. زیرا بسیاری از اقلام مصرفی و فرایند درون سازمانی را نمی توان به صورت کمی درآورد. روش مبتنی بر فرایند درون سازمانی ( همانند بسیاری از روش های دیگر که با بهره گرفتن از آنها اثر بخشی سازمان را اندازه گیری می کنند) نکات مثبتی هم دارد. ولی مدیران باید همواره متوجه باشند که کارآیی سازمان دیدگاه محدودی از اثر بخشی سازمان ارائه می کند (همان منبع صص ۱۱۳- ۱۰۶ ).

۲-۶-۷- رویکرد نوین برای سنجش اثر بخشی

برای سنجش و اندازه گیری اثر بخشی سازمان، هر یک از این سه روش (مبتنی بر هدف، مبتنی بر تأمین منابع و مبتنی بر فرایند درونی) چیزهایی برای گفتن دارد. ولی هر یک از آنها تنها قسمتی از داستان را می سراید. به تازگی، برای سنجش و اندازه گیری اثر بخشی سازمان از روش های ترکیبی استفاده می شود. در اجرای روش های مزبور به این مسأله توجه می شود که سازمان کارهای گوناگونی انجام می دهد و به نتایج مختلفی می رسد. در این روش ها چندین شاخص اثر بخشی در یک چارچوب منحصر به فرد ادغام می شود آنها عبارت اند از روش مبتنی بر تأمین رضایت گروه های ذی نفع و روش مبتنی بر ارزش های رقابتی.
۲-۶-۷-۱- روش مبتنی بر تأمین رضایت گروه های ذی نفع
در یکی از روش های پیشنهادی، با توجه به گروه های ذی نفع سازمان، چندین فعالیت مختلف در هم ادغام می شوند. ممکن است گروه ذی نفع^[۵۵] یکی از گروه های خارج از سازمان یا سازمان دیگری باشد که در عملکرد سازمان نقش و سهمی دارد. بستانکاران، عرضه کنندگان مواد اولیه، کارکنان و صاحبان شرکت از جمله افراد و گروه های ذی نفع هستند. در این روش مبتنی بر تأمین رضایت گروه های ذی نفع^[۵۶] ( که همچنین آن را روش مبتنی بر شاخص های اساسی هم می نامند.) تعیین میزان رضایت این گروه ها به عنوان شاخص عملکرد سازمان به حساب می آید. هر یک از این گروه های ذی نفع، برای محاسبه اثر بخشی دارای شاخص ویژه ای می باشد. زیرا، منافع ویژه ای در سازمان دارد. برای تعیین اینکه آیا سازمان از دیدگاه یک گروه خاص عملکرد خوبی داشته است یا خیر باید روی آن گروه تحقیق کرد.
شاخص ها: برای نخستین بار، روش مبتنی بر تأمین رضایت گروه های ذی نفع ( برای محاسبه میزان اثر بخشی سازمان) در ایالت تگزاس روی نود و هفت مؤسسه و سازمان کوچک اجرا شد. برای تعیین میزان اثر بخشی (از دیدگاه هر یک از گروه های ذی نفع) هفت گروه ذی ربط انتخاب شدند هر یک از گروه ها و شاخص تعیین اثر بخشی سازمان از این قرار بود:

جدول (۲-۵) شاخص تعیین اثر بخشی سازمان