۲-۱۱-۵- ارزیابی اثربخشی بیرونی
نقش ارزیابی اثربخشی بیرونی، این است که تعیین کند به چه میزان اهداف برنامه، تحقق یافته است. در این نوع ارزیابی، ابزارهای انداره‌گیری تحقق اهداف، تدوین و اجرا می شوند، داده‌های به دست آمده می‌تواند در تصمیمات مدیران مبنی بر ادامه یا اصلاح برنامه مورد استفاده قرار گیرد. هدف از ارزیابی اثربخشی بیرونی، اندازه‌گیری، تفسیر و قضاوت در مورد نتایج حاصل از برنامه است. اندازه‌گیری و ارزیابی اثربخشی بیرونی دادهای برنامه معمولاً در سه مرحله زمانی متفاوت انجام می‌گیرد: الف) در جریان اجرای برنامه و همچنین پایان هر یک از مراحل برنامه به منظور پی بردن به چگونگی اجرای برنامه و موفقیت آن در نیل به هدف‌های پیش بینی شده برای آن مراحل، ب) در پایان اجرای کامل برنامه، به منظور پی بردن به میزان موفقیت کلی برنامه در رسیدن به هدف‌های تعیین شده یعنی هدف‌هایی که در مرحله ارزیابی زمینه تهیه و تدوین شده‌اند و ج) مدت زمانی پس از اجرای کامل برنامه، به منظور پی بردن به میزان پایداری و اثربخشی نتایج حاصل از برنامه.
این نوع ارزیابی به منظور قضاوت درباره مطلوبیت بازده فعالیتهای آموزشی انجام می‌شود. به عبارت دیگر ارزیابی اثربخشی بیرونی جهت مرتبط کردن برونداد و پیامدهای نظام (برنامه آموزشی) با عوامل مربوط به زمینه، درونداد و فرایند این نظام است تا از این طریق بتوان به ارزش و مطلوبیت آنها پی برد. روش انجام ارزیابی اثربخشی بیرونی شامل مشخص کردن ملاک‌های مربوط به برونداد، تعریف عملیاتی برونداد، نشانگرهای آن و چگونگی اندازه‌گیری آنهاست. علاوه بر آن باید به گردآوری داده‌ها درباره قضاوت یاران آموزشی (افراد ذی ربط، ذی نفع و ذی علاقه) نسبت به مطلوبیت برونداد پرداخت. برای این منظور از تحلیل کیفی و کمی استفاده می‌شود. ارزیابی برونی به منظور ادامه فعالیتهای آموزشی، قطع آنها، تعدیل یا تغییر برخی از جنبه‌های مورد نظر انجام می‌شود. علاوه بر آن به وسیله ارزیابی اثربخشی بیرونی می‌توان آثار اجرای فعالیتهای آموزشی را اعم از آثار منتظره و غیرمنتظره فراهم آورد (بازرگان، ۱۳۸۳).
۲-۱۱-۶- تعیین بازده آموزش
عمده‌ترین هدف آموزش و بهسازی نیروی انسانی، توسعه سرمایه انسانی در سازمان هاست. سرمایه انسانی در سازمان‌ها «عبارتست از مهارت‌ها، ظرفیت‌ها و توانائی‌هایی که افراد در فرایند آموزش تحصیل‌کرده و موجب بهره‌وری بیشتر عملیات سازمانی می‌شوند. یعنی انواع آموزش‌های رسمی و غیررسمی که نهایتاً به اعتلاء کیفیت نیروی کار منجر می‌گردد و همه نوعی سرمایه‌گذاری در سرمایه انسانی به حساب می‌آید» (عماد زاده، ۱۳۷۳). درواقع تمامی هزینه‌های مادی (مثل پول) و غیرمادی (مانند فرصت‌های ازدست رفته) که در جریان آموزش صرف می‌شوند نوعی سرمایه‌گذاری روی منابع انسانی به حساب می‌آیند زیرا در شرایط مطلوب آموزش، فرصت افزایش بهره‌وری را برای شخص و در نهایت برای سازمان و جامعه فراهم می‌کند. «بدین لحاظ فرهنگ امروزی آموزش را سرمایه‌گذاری قلمداد می‌کند» (جباری، ۱۳۸۱).
درخصوص بحث فوق این سؤال پیش می‌آید که چگونه می‌توان بازده این نوع سرمایه‌گذاری را تعیین کرد؟ در پاسخ به سؤال مذکور باید درنظر داشت که ره‌آورد فعالیتهای آموزشی «افزایش و ایجاد دانش و مهارت‌های سرمایه‌ای یا واسطه‌ای» است. بدین‌معنی که دانش یا مهارت‌های اکتسابی در فرایند آموزش، به‌خودی خود قابل مصرف نیستند، بلکه آنها ویژگیها یا عوامل لازم برای افزایش کارآیی و اثربخشی عملیات هستند. به‌عبارت روشن‌تر بهره‌دهی آموزش‌های غیررسمی در درجه اول درقالب افزایش دانش، بهبود عملکرد فکری و شغلی کارکنان متبلور می‌شود. بنابراین، ازطریق سنجش میزان افزایش آگاهی‌ها، بهبود مهارت‌های شغلی و قابلیت‌های اکتسابی جدید می‌توان بازده هزینه‌های مصرف شده درجهت آموزش را توجیه کرد. به طور کلی هزینه‌های مصرف شده در فرایند آموزش دلیل موجهی بر لزوم ارزیابی اثربخشی آموزش‌ها می‌باشد (شیمون ال و دیگران، ۱۳۷۵).
۲-۱۱-۷- ارتقاء کیفیت آموزش
اخیراً بحث کیفیت در قلمرو انواع آموزش (رسمی و غیررسمی) به موضوع مهمی تبدیل شده است. به‌طورکلی کیفیت در رابطه با آرمانها و شرایط مطلوب هر سازمان و واحدهای تابعه آن مطرح است. بر این اساس یک برنامه آموزشی با کیفیت، آن است که به روشنی مأموریت و اهداف خود را مطابق با نیازها و انتظارات مشتری (افراد، سازمان) بیان کرده و در تحقق آنها اثربخش و کارآمد است.
ارتقای کیفیت آموزش به بهبود مستمر عملکرد فرآیندها و عملیات آموزشی اشاره دارد. لذا برای بهسازی مداوم عملکرد یا نتایج فراگردها و فعالیتهای آموزشی، باید داده‌ها و اطلاعات مربوط به کارایی و اثرات بیرونی و درونی برنامه‌های آموزشی را به صورت بازخورد در چرخه عملیات آموزشی وارد ساخت. در واقع بازخورد عبارتست از اطلاعات اکتسابی در خصوص وضعیت فعالیت‌ها و برونداد سیستم‌های آموزشی و اثرات آنها، که از طریق تلاش های رسمی و نظام دار حاصل می‌گردد. بدین ترتیب، از طریق سنجش اثربخشی آموزش‌ها می‌توان نقاط قوت و ضعف برنامه‌ها را تشخیص داده و اطلاعات و شناخت لازم را برای طراحی برنامه‌های با کیفیت‌تر کسب کرد.
توسعه اعتماد جمعی: پیگیری و مورد چالش قرار دادن اثرات برنامه‌های آموزشی به سه طریق می‌تواند درخصوص فعالیتهای آموزشی نگرش مثبت و اعتماد ایجاد کند:
بخشی از رسالت عمده برنامه‌های آموزشی توسعه حرفه‌ای و پرورش قابلیت‌های فکری و عملی جدید در اعضای سازمان است. ازطرف دیگر، سیاستگزاران و گروه مدیریت ارشد سازمان ها اهل حساب و کتابند. یعنی بیشتر برآنند تا از نتایج خط مشی‌های اعمال شده و فعالیتهای به‌عمل آمده در بخشهای مختلف به‌طور مشخص آگاهی یابند. لذا کارگزاران برنامه‌های آموزشی با ارائه گزارش و استناد بر یافته‌ها و شواهدی (پژوهشی) که مؤ‌ید اثربخشی آموزش‌ها در افزایش بهره‌وری و توسعه سازمانی هستند، می‌توانند اعتماد مدیریت عالی سازمان را نسبت به جایگاه، اهمیت و اعتبار آموزش‌ها تحکیم بخشند.
مطالعات هاسورن نشان داده است که وقتی فعالیت‌ها و نتایج تلاش‌های افراد موردنظر واقع شده و به نقطه نظراتشان ترتیب اثر داده می‌شود؛ دلگرمی، اعتماد و رضایت آنان بهبود می‌یابد. چنین شرایطی می‌تواند موجب انگیزش درونی درخصوص وظایف محوله گردد. بنابراین، تلاش‌های سنجیده‌ای که در قالب مصاحبه‌های انفرادی، بحثهای گروهی، نظرخواهی‌های کتبی برای ارزیابی برنامه‌های آموزشی درحین دوره یا پس از آن به‌عمل می‌آید و به‌علاوه راهکاری عملی که برای اجابت خواسته‌ها و نظرات اعضا به اجرا درمی‌آید، می‌تواند در افزایش اهمیت‌دهی و عنایت اعضا نسبت به برنامه‌های آموزشی نقش بسزایی را ایفا کند. ثالثاً برنامه‌های آموزشی همانند دیگر برنامه‌های سازمانی دارای فرآیندی منظم و علمی هستند. درحالت مطلوب چرخه کلی عملیات آموزشی به صورت شکل ۳ است.
شکل شماره ۳٫ فراگرد آموزش. اقتباس از جباری، ۱۳۸۱
به‌طورکلی، غفلت یا کم‌توجهی به هریک از بخش‌ها یا مراحل فوق زمینه ناکامی و عقیم‌گذاری برنامه‌ها را فراهم خواهد ساخت. برعکس پیگیری و مورد توجه قرار دادن هریک از مراحل و تبعیت از چرخه منطقی فعالیت‌ها، باعث می‌شود تا اعضای درونی (برنامه‌ریزان و مجریان) و همچنین مشتریان آموزش‌ها با جدیت و اعتماد با فعالیتهای آموزشی برخورد کنند (جباری، ۱۳۸۱).
۲-۱۱-۸- ارزیابی اثربخشی دوره‌های آموزشی
در مورد ارزیابی اثربخشی آموزش، تعریف جامع و مشخصی وجود ندارد و این به خاطر آن است که فرایند دستیابی به آن، کار دشواری است. ارزیابی اثربخشی آموزش یعنی اینکه تا حدودی تعیین کنیم آموزش‌های انجام شده تا چه حد منجر به ایجاد مهارت‌های مورد نیاز سازمان به صورت عملی و کاربردی شده است.
ارزیابی اثربخشی آموزش یعنی:
تعیین میزان تحقق اهداف آموزش؛
تعیین نتایج قابل مشاهده از کارآموزان در اثر آموزش‌های اجرا شده؛
تعیین میزان انطباق رفتار کارآموزان با انتظارات نقش سازمانی؛
تعیین میزان درست انجام دادن کاری که مورد نظر آموزش بوده است؛
تعیین میزان توانایی‌های ایجاد شده در اثر آموزش‌ها برای دسترسی به هدف‌ها؛
تعیین میزان ارزش افزوده به عنوان کیفیت و آن میزان ارزشی که به نظام آموزشی افزوده می‌شود، میزانی که موقعیت کنونی فراگیران و کارآموزان از نظر دانش، نگرش و مهارت‌های عملی به هر طریق بتوان به نظام آموزشی نسبت داد کیفیت ارزش افزوده به شمار می‌آید (بازرگان، ۱۳۸۲).
علی رغم محدودیت‌ها وعوامل بازدارنده‌ای که ارزیابی اثر بخشی برنامه‌های آموزشی را محدود می‌سازند دلایل منطقی و قابل قبول دیگری نیز وجود دارد که اجرای برنامه‌های ارزیابی آموزشی درسازمان ها را ضروری ساخته است.
تلقی آموزش به عنوان یک امر ارزشمند به جای تلقی آن به عنوان یک هزینه؛
انسان‌ها اساساً موجوداتی ارزیاب هستند که پیوسته در مورد پدیده‌های پیرامون خود ارزشیابی می‌کنند. کلیه فعالیتهای موجود در سازمان در معرض ارزشیابی می‌باشند خواه برنامه ارزیابی در اختیار باشد و یا نباشد. اما وجود یک برنامه ارزیابی آموزشی در سازمان فرصتی را فراهم می‌آورد که برخی معیارهای ذهنی به صورت عینی و مشخص‌تری مورداستفاده قرار می‌گیرند. بدیهی است که ثبات و اعتبار معیارهای عینی بیش از قضاوت‌های ذهنی است؛
الزامات ناشی از مقررات و آئین نامه‌های سازمانی، سیستم‌های مدیریت کیفیت که سازمان‌ها را مقید می‌سازند نسبت به فعالیتهای آموزشی و نتایج حاصل از آنها بی تفاوت نبوده و نتایج حاصل از آن را مورد پیگیری قرار دهند؛
جهت دار نمودن برنامه‌های آموزشی سازمان با توجه به مشخص شدن نقاط قوت و ضعف آن؛
به حداقل رسانیدن هزینه‌های زائد آموزشی؛
تطبیق هر چه بیشتر نیازهای دانشی، مهارتی و رفتاری کارکنان با دوره‌های آموزشی موجود در سازمان (ابطحی و پیدایی، ۱۳۸۲).
کرک پاتریک (۱۹۹۸) دلایل اصلی ارزیابی اثربخشی آموزش ضمن خدمت را چنین بیان می‌کند:
توجیه دلایل وجودی واحد آموزش با نشان دادن نقش و اهمیت آن در تحقق اهداف و رسالت های سازمان؛
تصمیم‌گیری لازم در خصوص تداوم داشتن یا تداوم نداشتن یک برنامه آموزشی؛
کسب اطلاعات در مورد اینکه چگونه می‌توان برنامه‌های آموزشی را در آینده بهبود داد.
یک اصل کلی و قدیمی در بین بزرگان امر آموزش وجود دارد مبنی بر اینکه هر وقت در یک سازمان بخواهند تعدیل نیرو انجام دهند یا سازمان خود بخواهد سیاست کوچک سازی را در پیش بگیرد، ابتدا به دنبال واحدهایی می‌رود که با حذف آنها، کمترین ضرر ممکن به سازمان برسد. به عنوان مثال، در بخش مدیریت منابع انسانی، واحدهایی همچون اداره امور کارکنان، حقوق و دستمزد، روابط عمومی و واحد آموزش وجود دارند. در برخی از سازمان‌ها مدیر ارشد ممکن است چنین فکر کند که همه آنها به جز واحد آموزش برای سازمان ضروری هستند. حال در چنین زمانی است که میزان اثربخشی برنامه‌های آموزشی در واحد آموزش مورد توجه واقع می‌شود (ابطحی، ۱۳۸۳).
۲-۱۱-۱۰- عوامل مؤثر براثربخشی برنامه‌های آموزشی
عوامل متعددی در اثر بخشی آموزش دخیل هستند اما به نظر می‌رسد مهم ترین عامل مؤثر در این زمینه، نیاز سنجی صحیح و متناسب آموزشی است. بنا به نقش ارزنده‌ای که این امر در اثر بخش نمودن دوره‌های آموزشی دارد، توضیح اجمالی در این زمینه لازم به نظر می‌رسد. به طور کلی می‌توان گفت که نیاز سنجی آموزشی عبارت است از شناسایی نیازها (فاصله آنچه هست با آنچه باید باشد) و درجه‌بندی آنها به ترتیب اولویت و انتخاب نیازهایی که باید کاهش یابد و یا حذف شود (عباس زادگان و ترک زاده، ۱۳۷۹).
توجه به اصول نیازسنجی ازجمله دیگر عوامل مؤثر در اثربخشی آموزشی است که به اختصار عبارتند از:
اصل تداوم (به دلیل تغییرات دائم محیطی و درون سازمانی)
اصل جامعیت ( جمع آوری اطلاعات جامع و کامل درمورد همه ابعاد و ارکان کار)
اصل مشارکت (همکاری تیم نیاز سنجی)
اصل عینیت واعتبار (استفاده از روش‌های عینی و معتبرتر)
اصل واقع بینی (داشتن نگرش واقع بینانه به هدف، حوزه، سطح و محیط نیاز سنجی)
اصل رعایت ملاحظات اخلاقی (رعایت اصول فرهنگی حاکم برسازمان)
توجه به انواع روش‌های نیاز سنجی که درسازمان‌ها به کار برده می‌شود نیز دیگر عامل مؤثر در اثر بخشی نمودن دوره‌های آموزش می‌باشد که با توجه به اهداف و مقاصد سازمانی خود ازروش‌هایی همچون آلفا، بتا، گاما، دلتا، اپسیلون و زتا استفاده نمود.
یکی دیگر از مواردی که در اثربخشی آموزش تأثیر دارد شکل اجرای دوره‌هاست که بایستی متناسب با ماهیت موضوعی دوره و یا نیازی که سازمان تشخیص می‌دهد به صورت سمیناری، دوره‌ای، مکاتبه‌ای، حضوری ویا درقالب یک اردوی علمی تفریحی برگزار شود. مثلا دوره‌هایی که در راستای تحقق تعاملات و مراودات اجتماعی کارکنان است، اگر به صورت آموزش حساسیت در قالب یک اردوی تفریحی برگزار شود دارای اثربخشی بالایی خواهد بود (ابطحی، ۱۳۸۳).
۲-۱۱-۱۱- مؤلفه‌های اثربخشی
زمانی می‌توان افراد یا ملتی از ملت‌های دیگر را کارآمدتر از دیگران دانست که بتوانند کار یا عملی را با سرعت بیشتر وکوشش کمتری انجام دهند، لذا سرعت و مهارت از عوامل سازنده کارآمدی به شمار می آید (هر چند عوامل متعددی در فرایند ساماندهی و نتیجه بخش کردن امور مؤثرند، ولی یکی از دانشمندان روان شناسی “اثر بخشی” را درجمله زیربه شکل زیبا وکاملی خلاصه کرده است:
افراد مؤثر= اثر بخشی+ سازمان مؤثر+ برنامه‌های مؤثر.
