۲-۱۶ اهمیت ساختار سازمانی
ساختار به مدیران نشان می دهد که مسئول سرپرستی چه کسانی هستند و به کارکنان مدیرانی را میشناساند که از آن ها آموزش و دستور می گیرد.کمک به جریان اطلاعات نیز از تسهیلاتی است که ساختار برای سازمان فراهم می نماید.ساختار سازمانی باید توان تسریع و تسهیل در تصمیم گیری،واکنش مناسب به محیط و حل تعارضات بین واحدها را داشته باشد. ارتباط بین ارکان اصلی سازمان و هماهنگی بین فعّالیت های آن و بیان ارتباطات درون سازمانی از نظر گزارش دهی و گزارش گیری، از وظایف ساختار سازمانی است.اگرچه مفهوم ساختار سازمانی یک حقیقت است و برهر کسی در سازمان اثر می گذارد و همه به نوعی با آن سروکار دارند ،ولی کم و بیش مفهومی انتزاعی است.(آقائی و دیگران ،۱۳۹۰:ص۱۱۰)

۲-۱۷ انواع ساختار سازمانی
هر سازمان دارای شش بخش اصلی بدنه عملیاتی،بخش عالی ،بخش میانی، متخصصان فنی،ستاد پشتیبانی و ایدئولوژی (سنت ها و باور ها) است.هر یک از این بخش ها می توانند سازمان را تحت تسلط خود درآورند که به ترتیب بروکراسی حرفه ای، ساختار ساده، ساختار بخشی، بروکراسی ماشینی، ادهوکراسی و ساختار عقیدتی به وجود خواهد آمد. بررسی مبانی نظری علم مدیریت نشان می دهد در حال حاضر ساختارهای سازمانی متعددی خلق و مورد استفاده قرار می گیرند.(مجیدی و دیگران ،۱۳۹۰ ،ص۱۲) در ذیل به اهم این ساختارها اشاره می گردد :
الف- ساختار سازمانی وظیفه ای
در ساختار سازمانی وظیفه ای، تقسیم واحدها مبتنی بر وظیفه صورت می گیرد،به نحوی که هر واحد،وظیفه متفاوتی را انجام می دهد.در این ساختار هدف کلی سازمان به وظایف جزئی تر تقسیم می گردد. از مزایای این نوع ساختار، ایجاد حوزه های قوی تخصصی و بازده بالای آن در کارهای تکراری و ثابت است.نقطه ضعف آن نیز عدم انعطاف پذیری و تغییر ، همکاری ضعیف واحدها و توجّه به هدف های بخشی است.(همان منبع:ص۱۲)
ب- ساختار سازمانی محصول محور
در این نوع ساختار، تقسیم واحدها مبتنی بر نوع محصول یا خدمت تولید شده توسط سازمان انجام می پذیرد. مزیت این ساختار، استقلال بیشتر مدیران عملیاتی و سهولت ارزیابی عملکرد مبتنی بر نوع محصول یا خدمت است. نقطه ضعف عمده آن نیز تضعیف گروه های تخصصی، پراکنده شدن واحدها و ناهماهنگی بین واحدهاست.(همان منبع:ص۱۳)
ج- ساختار سازمانی منطقه ای
در این نوع ساختار سازمانی، تقسیم واحدها مبتنی بر مناطق جغرافیایی صورت می پذیرد. هر واحد کوشش می کند نیازهای مشتریان در محدوده خود را تأمین نماید، لذا سازمان می تواند خود را با نیازهای هر منطقه وفق دهد. البته ایجاد هماهنگی بین واحدهای هر منطقه مورد تأکید است.(همان منبع:ص۱۳)
د- ساختار سازمانی ماتریسی
ساختارهای سازمانی ماتریسی و تیمی از خانواده ساختارهای پیوندی هستند. در این ساختار می توان به تعداد پروژه های موجود در سازمان ،واحد مستقل ایجاد کرد.دو مدیر همزمان بر یک واحد نظارت دارند. کاهش مشکلات سلسله مراتب و سرعت ارتباطات در یک پروژه و تأثیر ضعف یک پروژه فقط بر خود پروژه نه بر کل سازمان از مزایای این طراحی است.تضاد قدرت، صرف زیاد وقت، تشکیل جلسات متعدد هماهنگی و نیاز به مهارت های ارتباطی بالا از نقاط ضعف این ساختار است.(الهیاری فرد،۱۳۹۰:ص۵۲)
ه- ساختار سازمانی پیوندی
این ساختار ترکیبی از ساختار مبتنی بر نوع محصول،وظیفه یا مناطق جغرافیایی است. زمانی که شرکتی سعی می کند چندین محصول تولید کند و وارد بازارهای متعددی گردد می تواند از این ساختار استفاده کند.در این ساختار واحدها به صورت خودمختار بوده و فقط برخی از امور به صورت متمرکز اداره می شوند. بالا رفتن کارایی و اثر بخشی واحدهای تخصصی و توان تطابق با تغییرات محیطی از نقاط قوت و افزایش سربار اداری از نظر تعداد کارمند و وجود تعارض بین کارکنان دفاتر مرکزی و بخش های تولیدی از نقاط ضعف این نوع ساختار است.(همان منبع:ص۵۲)
و- ساختار سازمانی تیمی
امروزه می توان ساختارهای سنتی سلسله مراتبی را کنار گذاشت و ساختار را حول فرآیندها و جریان های کار طرح ریزی نمود. در نتیجه سلسله مراتب عمودی اختیارات به افقی تغییر شکل می دهد و کارهای مدیریت به سطوح پایین تر داده می شود و با توجّه به نوع فرایند، تیم های خودمدار تشکیل می گردند. اعضای تیم، تخصص ها و مهارت های گوناگون دارند.فرایند نیز بر اساس نیاز مشتریان شکل می گیرند. واکنش سریع به نیازهای محیط، اخذ سریع تصمیمات،رفع موانع بین دوایر سازمانی ، کاهش هزینه سربار اداری و بهتر بودن روحیه کارکنان از مزایای این نوع ساختار است. دشوار بودن استفاده از آن در سازمان های بزرگ ، سخت بودن تغییر ساختارهای کنونی به افقی ، حساسیت بالا، وقت گیر بودن فرایند تغییر ساختارها به شکل افقی و نیاز به انجام تجزیه و تحلیل های فرآیندی از نقاط ضعف آن است.(همان منبع:ص۵۳)
ز- ساختار سازمانی شبکه ای
سازمان های مستقلی هستند که هر یک وظایفی چون تولید،بازاریابی و طراحی محصول را به عهده دارند. کارگزار یا یک مرکز هماهنگی وجود دارد که این گروه ها را با یکدیگر منطبق ساخته و در جهت اهداف تعیین شده بسیج می کند.سازو کار های بازار، اجزای شبکه ها را با یکدیگر منطبق می سازد.سیستم های اطلاعاتی با اطلاعات شفاف، اجزای شبکه را هماهنگ می سازند.در این ساختار، تمرکز بر اموری است که سازمان مهارت دارد و بقیه فعّالیت ها به افراد یا شرکت ها واگذار می گردد که از طریق دفاتر مرکزی سازمان هماهنگ می شوند. بستن قرارداد و ارتباطات الکترونیکی از ویژگی های این طرح سازمانی است،نبود هزینه های سربار اداری و امکان استفاده از متخصصان در مناطق مختلف از نقاط قوت این ساختار است.کاهش وفاداری اعضا و نبود فرهنگ منسجم نیز از نقاط ضعف این ساختار است. (مجیدی و دیگران ،۱۳۹۰:ص۱۲)
ط- ساختار سازمانی ستاره ای
این ساختارها متناسب با شرکت ها و سازمان هایی است که دارای محصولات متنوع و بازارهای مستقلی هستند.در این سازمان ها، مؤسسه مرکزی با گروه ها یا مراکز کوچک پایین دستی پیمان هایی شکل می دهند تا بدین وسیله با دانش،مهارت ها و منابع محوری خود از این مراکز کوچک حمایت کرده و هریک از این مراکز در بازارهای خود نوآوری و کارآفرینی داشته باشند و ممکن است این مراکز کوچک نیز به نوبه خود ضمن دستیابی به شایستگی محوری ، پاره ای از امور را به دیگران واگذار کنند. این سازمان ها با توجّه به قابلیت های محوری خود اگر در بازار با فرصت هایی روبرو گردند برای بهره برداری از آن ها شرکت جدیدی تأسیس و بخشی از سهام آن را مالک می شوند. پس سازمان های ستاره ای شکل، بهترین عملکرد و اثربخشی را با بهره گرفتن از راهبرد تأمین منابع از خارج سازمان می توانند داشته باشند. البته مرکزیت این سازمان ها دارای شایستگی های محوری بوده و گره ها یا مراکز کوچک تر کسب و کارهای موقتی در بازارهای مختلف هستند.(همان منبع:ص۱۲)
ی- ساختار سازمانی شبدری
در این ساختار سه گروه از افراد شبیه برگ های سه وجهی شبدر به کار گرفته می شوند. بخشی از افراد، متخصصان تمام وقت،برخی شامل نیروهای موقت داخلی و گروهی دیگر مقاطعه کاران خارج از سازمان جهت انجام فعّالیت های برون سپاری شده توسط سازمان می باشند. نقطه قوت این ساختار، کاهش هزینه های سربار اداری و استفاده از متخصصان در مناطق مختلف و نقطه ضعف آن، کاهش وفاداری اعضاء و نبود فرهنگ منسجم در سازمان است.(همان منبع:ص۱۳)
ک- ساختار سازمانی مجازی
ساختار سازمانی مجازی از مجموعه ای از شرکت ها به وجود می آید که برای بهره جستن از فرصت ها یا کسب مزیت های رقابتی دست در دست هم می گذارند و پس از تأمین هدف مورد نظر از هم جدا می شوند.سازمان های مجازی عملیات خود را فراتر از زمان، مکان ، فرهنگ و مغزهای سازمان انجام می دهند. وفق پذیری بیشتر،کوتاه تر شدن زمان پاسخگویی،تخصصی تر شدن وظیفه، گردآوردن بهترین تخصص ها اتکای سازمان ها به یکدیگر، ایجاد توان بالا و بهره گیری از فرصت های محیطی از مزایای این ساختار و افزایش مناقشات، کاهش وفاداری و احتمال خطرپذیری از معایب آن است.(همان منبع:ص۱۳)
۲-۱۸ تمایز ساختار و نمودار سازمانی
بین ساختار سازمانی و نمودار سازمانی تمایز قایل می شوند.ساختار سازمانی که مفهوم کلی تری است ، با نمودار سازمانی نشان داده می شود .در نمودار سازمانی ،روابط اختیار،کانال های ارتباط رسمی،گروه های کاری رسمی و خطوط رسمی پاسخگویی نمایان است.بنابراین می توان گفت که ساختار،آیینه تمام نمای قواعد، مقررات،رویه ها، استانداردها، جایگاه تصمیم گیری، نحوه ارتباطات،تفکیک نقش ها و مشاغل و تلفیق آن ها،و سلسله مراتب اختیارات است. مفهوم نسبتا ساده و ملموس ساختار، به شکل نمودار سازمانی نمایان می شود که یک نماد قابل رؤیت از کل فعّالیت ها ، شیوه های ارتباطی و فرآیندهای سازمانی است. ساختار سازمان تحت تأثیر متغیر های محتوایی ، اهداف و استراتژی، محیط،تکنولوژی و اندازه سازمان قرار می گیرد.این متغیرها، کلیدی و محتوایی و معرف کل سازمان و جایگاه آن هستندکه بین سازمان و محیط قرار گرفته و از آن مشتق می شوند .و این متغیرها بر متغیرهای ساختاری اثر می گذارد،پیچیدگی،رسمیت و تمرکز نمونه هایی مهم از متغیرهای ساختاری است.( آقائی و دیگران ،۱۳۹۰:ص۱۱۴)
۲-۱۹ طرح ریزی ساختار سازمانی
طرح ریزی ساختار عبارت است از فرایند انتخاب ساختار سازمانی که برای یک استراتژی و محیط مشخص(مفروض)بتواند مفید واقع گردد.برخی از متغیرهای مهم که در طرح ریزی ساختار سازمانی نقش ایفا می کنند عبارتند از : نوع تکنولوژی، اندازه سازمان، عدم اطمینان محیطی،فرهنگ سازمانی، استراتژی سازمان و حتی رویدادها و عوامل سیاسی. متغیرهای مؤثر در انتخاب نوع مناسب ساختار سازمان،ایستا نبوده و در حال تغییر و پویایی هستند بنابراین چنین به نظر می رسد که بایستی هر چند وقت یکبار نسبت به کارا نمودن ساختار سازمان ها اقدام مقتضی به عمل آید و سازماندهی مجدّد متناسب با متغیرها و عوامل تأثیرگذار صورت پذیرد.در مواردی که ساختار سازمانی قابلیت انعطاف ندارد و سازمان نمی تواند خود را با تغییرات تطابق دهد، سیر سقوط خود را آغاز خواهد کرد. یکی از مسائل مهم در طراحی ساختار سازمانی تناسب آن با ابعاد محتوایی است.( p666،۲۰۱۳، Zanganeh)
۲-۲۰ ارکان مورد توجّه در طرح ریزی ساختار سازمانی
در طرح ریزی ساختار سازمان سه رکن زیر مورد توجّه قرار می گیرد :
۱-ساختار سازمانی تعیین کننده روابط رسمی و گزارش گیری در سازمان است و نشان دهنده سطوحی است که در سلسله مراتب اداری وجود دارد و حیطه کنترل مدیران را نیز مشخص می نماید.
۲-ساختار سازمانی تعیین کننده جایگاه افرادی است که به صورت گروهی در یک واحد کار می کنند و به گروه بندی یا تقسیم بندی واحدهایی که در کل سازمان وجود دارد ، می پردازد.
۳-ساختار سازمان در برگیرنده طرح سیستم هایی است که به وسیله آن ها همه واحدها هماهنگ ویکپارچه می شوند و در نتیجه ارتباط مؤثر در سازمان تضمین خواهد شد و یا ساختار روابط میان واحدهای سازمانی که حد و اختیارات، سلسله مراتب، سطوح فرماندهی و نحوه تقسیم و توزیع وظایف میان واحدها را نشان می دهد و شامل شرح وظایف، نمودار سازمانی و پست های سازمانی است.(حجازی ،۱۳۸۸،ص۶۹)
۲-۲۱ انواع طرح های ساختار سازمانی
به طور کلی ، طرح های ساختاری را می توان به دو دسته مفهومی و عملی تقسیم کرد. طرح های مفهومی، کلی و انتزاعی می باشند. بنابراین ساختار مفهومی هر سازمان ، نقطه ای بر روی یک محور است . به عبارت دیگر ، ساختار هر سازمان از نظر مفهومی می تواند بیشتر مکانیکی و یا بیشتر ارگانیکی باشد . در تعیین نوع ساختار از نظر مکانیکی یا ارگانیکی بودن ، عوامل یا متغیرهایی دخالت دارند، نظیر اهداف و استراتژی ها، محیط، تکنولوژی، اندازه سازمان و … که می توان از آن ها به عنوان متغیرهای محتوایی یاد کرد.(مرحمتی ،۱۳۹۲،ص۱۷۵)
۲-۲۲ ابعاد ساختار سازمانی
در تعیین ابعاد ساختاری، عوامل زیادی را برشمرده اند و این عوامل با توجّه به دید و نگرش اندیشمندان دارای تنوع زیادی است. شاید اگر محققین در نظر بگیرند که چرا عواملی که بر می شمارند، جزء ابعاد ساختاری است، از تنوع و تعدد این ابعاد کاسته شود. از جمله این عوامل می توان به اجزای اداری،استقلال، تمرکز،پیچیدگی،تفویض اختیار،تفکیک،رسمیت،تلفیق،حرفه ای گرایی،حیطه نظارت،تخصص گرایی، استانداردسازی و تعداد سطوح سلسله مراتب عمودی اشاره کرد.که اکثر نظریه پردازان سازمانی از میان آن ها در سه بعد رسمیت، پیچیدگی و تمرکز اتفاق نظر دارند. ابعاد ساختاری بیانگر ویژگی های درونی سازمان هستند و شدت یا ضعف هر کدام از این سه بعد در شکل گیری کلی ساختار سازمانی مؤثر است. شایان ذکر است که این عوامل به طور مستقیم یا غیر مستقیم در این سه بعد مستتر هستند و عدم توافق اندیشمندان بر روی این عوامل ،از نحوه تعاریف عملیاتی آنان سرچشمه می گیرد. اجزاء سه گانه ای که برای ایجاد ساختار سازمانی بکار برده می شود عبارتند از : پیچیدگی، رسمیت و تمرکز که در هم ادغام می شوند و از مجموع آن ها ساختار سازمانی به وجود می آید.(مجیدی و دیگران،۱۳۹۰،ص ۹)
۲-۲۲-۱ پیچیدگی
پیچیدگی عبارت ست از تعداد سطوح مدیریتی که در سازمان وجود دارد.( مجیبی و میلانی،۱۳۹۰:ص ۱۵)
۲-۲۲-۱-۱پیچیدگی افقی: هر قدر تعداد مشاغل یا وظایف در یک سازمان متفاوت و متنوع باشد سازمان از نظر افقی پیچیدگی بیشتری خواهد داشت. زیرا تخصص ها و کارهای گوناگون موجب می شود که اعضای سازمان نتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و از نظر مدیریت نیز هماهنگ کردن فعّالیت ها مشکل می شود. پیچیدگی افقی تقسیم کارهای سازمان به واحد های کوچکتر و فرعی است که از طریق شاخص تعداد واحدهای مختلف در درون سازمان اندازه گیری می شود.(همان منبع:ص۱۵)
۲-۲۲-۱-۲پیچیدگی عمودی: همان سلسله مراتب اداری یا عمق نمودار سازمانی است و هرقدر فاصله میان بالاترین و پایین ترین مسؤلان سازمان بیشتر باشد، سازمان پیچیده تر خواهد بود. علت این پیچیدگی در آن است که امکانات بالقوه بیشتری برای مخدوش کردن سیستم ارتباطی وجود دارد و هماهنگ کردن تصمیماتی که مدیران سطوح مختلف می گیرند مشکل تر می شود.تفکیک عمودی به عمق یا ارتفاع ساختار سازمان یا تعداد سطوح سلسله مراتب سازمانی اشاره دارد.(حجازی،۱۳۸۸،ص۷۰)
۲-۲۲-۱-۳پراکندگی جغرافیایی: فاصله ای است که از نظر جغرافیایی بین واحدهای یک سازمان و اعضاء و کارکنان آن وجود دارد.هرچه پراکندگی جغرافیایی یک سازمان بیشتر باشد پیچیدگی آن نیز بیشتر خواهد شد. تفکیک فضایی(پراکندگی جغرافیایی )می تواند به صورت عمودی یا افقی باشد ؛یعنی با توجّه به نوع کار و وظیفه ای که فرد در ساختار عمودی و افقی سازمان عهده دار است و با توجّه به فاصله ای که با مرکز قدرت دارد،کارها و کارکنان در نقاط مختلف پراکنده اند.(همان منبع:ص۷۰)
چرا پیچیدگی مهم است؟افزایش پیچیدگی،ایجاد خواسته ها و الزامات مختلفی برای مدیر می کند.پیچیدگی خیلی زیاد مستلزم توجّه قابل ملاحظه ای به مسائل مربوط به ارتباطات،هماهنگی و کنترل است.یک سازمان بسیارپیچیده نیاز بیشتری به ارتباطات، هماهنگی اثربخش و روش های کنترل مؤثر دارد.
Alas&Vilson, 2012, p495))
۲-۲۲-۲تمرکز
تمرکز به میزانی از اختیار تصمیم گیری دلالت دارد که در یک نقطه واحد ، در بالای سلسله مراتب سازمانی جمع شده باشد، در نتیجه در یک سازمان با تمرکز زیاد برای اعضای سطوح پایین تر سلسله مراتب ،میزان حداقلی از مشارکت در فرایند تصمیم گیری متصور است. Alas& Vilson, 2012, p494-498)) تمرکز اشاره به چگونگی توزیع قدرت در سازمان دارد.در واحدهای سازمانی متمرکز،بیشتر تصمیمات از طریق سلسله مراتب فرماندهی اتخاذ می گردد.تحقیقات نشان می دهد در سازمان های بزرگ عدم تمرکز بیشتر اجرا می شود و مدیران حتی الامکان تصمیم گیری ها را به مدیران رده های پایین تر از خود واگذار می کنند،چون در غیر اینصورت سرعت تصمیم گیری به شدت کاهش می یابد.(جبل عاملی،۱۳۹۰:ص۴۵)
به طور کلی سه عامل در تعیین میزان عدم تمرکز سازمانی تأثیر دارد:
الف)اعتماد: هر قدر مدیران به زیر دستان اعتماد بیشتری داشته باشند و آنان را افراد شایسته بدانند،تفویض اختیار بیشتری صورت گرفته و نهایتا” در سازمان عدم تمرکز ایجاد می شود.
ب) اطلاعات: هر قدر مکانیزم های تبادل اطلاعات در مبادی تصمیم گیری قوی تر باشد وسیستم بازخورد مناسبی جهت ارزیابی پیامدهای تصمیمات وجود داشته باشد،عدم تمرکز سازمانی نیز بیشتر خواهد شد.