جمع آوری اطلاعات
اولین مرحله، جمع آوری اطلاعات می‌باشد. اطلاعات از قسمت‌های مختلفی جمع آوری می‌شود نظیر:
فرماندهی در صحنه حادثه: منبع مستمر اطلاعات سازمانی در مورد تلاش‌های مقابله
مدیران روابط بین سازمانی در صحنه حادثه: گزارش به مراکز مشترک اطلاع رسانی در مورد مشاهدات خود و شنیده‌های آن‌ها از رسانه‌ها، مدیران ارشد سازمان‌ها، مردم و نیروهای زیرمجموعه در محل حادثه
پایش رسانه‌ها: مورد استفاده در ارزیابی صحت و محتوای گزارش‌های رسانه‌ای و همچنین کمک به شناسایی روند توزیع اطلاعات حادثه
اخبار رسانه‌ها: منبع با ارزش اطلاعات درحال تولید و ملاحظات موجود
مدیران ارشد سازمان‌ها: درخواست‌های مدیران ارشد، رهبران جوامع و عموم مردم در مورد دغدغه‌های مردم در نواحی متاثر از حادثه.
تایید اطلاعات
مرحله بعدی، تایید و تعیین میزان صحت اطلاعات جمع آوری شده می‌باشد. این کار با مشورت افراد زیر انجام می‌شود:
دیگر مدیران روابط بین سازمانی در مراکز مشترک اطلاع رسانی: مقایسه یادداشت‌ها
مدیران روابط بین سازمان مامور در صحنه حادثه: منبع با ارزش برای کنترل صحت اطلاعات گزارش شده به مراکز کنترل بحران با گزارش‌هایی از رسانه‌ها، مدیران ارشد سازمان‌ها و مردم حاضر در صحنه حادثه.
هماهنگی اطلاعات
این مدیران روابط بنی سازمانی شامل کسانی هستند که در مراکز مشترک اطلاع رسانی، حضور دارند یا کسانی هستند که در مکان دیگری کار می‌کنند ولی جزیی از مراکز مشترک اطلاع رسانی هستند. هماهنگی اطلاعات شامل موارد زیر است:
ایجاد پیام‌های کلیدی؛ بعد از جمع آوری اطلاعات از تمام منابع، پیام‌های یکپارچه‌ای که نیازهای اطلاعاتی را تامین می‌کنند تهیه می‌شود. هدف اصلی، انتقال اطلاعات دقیق و جامع به مردم، در سریع‌ترین زمان برای تصمیم‌گیری درست است.
کسب مجوز از افراد دارای صلاحیت؛ اطمینان یافتن از این که اطلاعات دقیق و قابل دسترس است. فرایند تایید باید دارای جریانی خطی و ساده باشد.
انتشار اطلاعات
به کارگیری روش‌های چندگانه؛ در شرایط اضطراری، روش‌های زیادی وجود ندارد. تماس تلفنی و مصاحبه‌ها یکی از ابزارهای اصلی برای انتقال اطلاعات به رسانه‌ها می‌باشند. جلسات یا ملاقات‌های کارکنانی با مردم، مدیران ارشد سازمان‌ها و دیگر ذی‌نفعان یکی از روش‌های موثر است.
پایش رسانه‌ها؛ پایش رسانه‌های برای اطمینان یافتن از اینکه پیام‌ها به وسیله رسانه‌ها درست درک شده‌اند و بطور دقیق و کامل به مردم و دیگر ذی‌نفعان گزارش شده‌اند، بسیار با ارزش است. اشتباهات باید اقبل از اینکه دوباره گزارش شوند، اصلاح و ترمیم گردند. (همان)
برنامه ریزی برای اطلاع رسانی عمومی و هشدار
برنامه ریزی و تدوین استراتژی‌های اطلاع رسانی عمومی در سامانه ملی مدیریت بحران، ضروری است. برنامه‌ها باید شامل فرایند‌ها، پروتکل‌ها و روند‌هایی باشد که برای تدوین پیش‌نویس اخبار، لیست رسانه‌ها، اطلاعات تماس مدیران ارشد سازمان‌ها، مدیران جامعه و سازمان‌های بخش خصوصی مورد نیاز است تا اطلاعات دقیق و به موقعی به مخاطبان منتقل شود. آموزش و مانور باید به عنوان یکی از مولفه‌های حیاتی در اطلاع رسانی عمومی مد نظر قرار گیرد.(علمداری, ۱۳۹۰؛ ۲۳۸)
بخش پنجم – شیوه‌های اطلاع رسانی
اطلاعیه‌های از پیش منتشر شده
این اطلاعیه‌ها که معمولا جنبه‌ی آموزشی داشته و در نخستین مراحل وقوع بحران می‌تواند بصورت گسترده در مناطق بحران‌زده توزیع گردد (معمولا از طریق هلیکوپتر) کمک فراوانی به حفظ جان افراد در زمان وقوع بحران می کند.
مزیت‌ها
آماده بودن و مشخص بودن محتوای این اطلاعیه‌ها، بخش تولید محتوا و تکثیر اطلاعات را از چرخه‌ی انتشار حذف می کند.
محدودیت‌ها
این نوع اطلاعیه‌ها صرفا در موارد آموزشی و پیش‌بینی شده مورد استفاده قرار گرفته و قابل استفاده در بحران‌های خاص نیستند.
ممکن است به علت وقوع بحران محل نگهداری این اطلاعیه‌ها از بین رفته یا دسترسی به این محل نباشد.
در مرحله‌ی توزیع نیز ممکن است به دلیل عدم دسترسی به هلیکوپتر و از بین رفتن راه‌های عبور و مرور امکان دسترسی به افراد نباشد.
مخاطبان هدف
مخاطبان هدف این اطلاعیه‌ها مردم بحران‌زده‌ی حاضر در منطقه‌ی بحران می‌باشند.
میزان وابستگی به برق
با توجه به تولید محتوا و تکثیر این اطلاعیه‌ها پیش از وقوع بحران، این شیوه‌ی اطلاع رسانی وابستگی خاصی به برق ندارد.
رادیو
رادیو معمول‌ترین رسانه و به گفته‌ی بسیاری تنها رسانه‌ی جمعی قابل استفاده در شرایط بحرانی خاص است. قیمت پایین این رسانه و امکان استفاده از باتری برای تامین انرژی، حتی این فرصت را بوجود می‌آورد که در کنار اقلام غذایی‌ای که در اختیار افراد بحران‌زده قرار می‌گیرد یک رادیوی کوچک برای اطلاع از آخرین رویدادها نیز در اختیار ایشان قرار داده شود.
مزیت‌ها
ارزان بودن
کوچک و قابل حمل بودن
عدم نیاز به برق مستقیم
محدودیت‌ها
با توجه به کم شدن استفاده از این رسانه در عموم مردم، امکان دارد این وسیله در اختیار ایشان نبوده یا در صورت وجود به دلیل نبودن باتری امکان استفاده در شرایط بحرانی را نداشته باشند.
مخاطبان هدف
مخاطبان هدف رادیو مردم بحران‌زده‌ی حاضر در منطقه‌ی بحران و همجوار با بحران می‌باشند. البته به عنوان یک رسانه‌ی عمومی برای مخاطبان غیر همجوار نیز از این رسانه استفاده می‌شود که البته کمتر کاربرد دارد.
میزان وابستگی به برق
وابستگی رادیو در مرحله‌ی تولید، نشر و رسیدن به دست مخاطبان به برق نیاز دارد ولی باتوجه به مصرف کم برق در هر کدام از این مراحل، می‌توان نیاز به برق را بوسیله‌ی ژنراتور یا باتری تامین نمود.
تلویزیون
در شرایط بحران، تلویزیون بهترین وسیله برای اطلاع رسانی و نمایش ابعاد بحران می‌باشد. اما در مناطق بحران‌زده معمولا به دلایل مختلفی مانند قطع برق، از کار افتادن آنتن‌ها و حجم و وزن بالای تلویزیون امکان استفاده از این رسانه وجود ندارد.
مزیت‌ها
دانلود پروژه های پژوهشی با موضوع شیوه‌های اطلاع رسانی در زمان بحران قطع برق از ...
