کاهش فعالیت ها و کارهای دفتری
بهبود در کیفیت و دقت در کارها
بهبود تصمیم گیری
ارتباطات و هماهنگی بیشتر در سطح موسسه
بهبود خدمات به مخاطبان
ایجاد پیوند بین مخاطبان و تدارک کنندگان خدمات آموزشی
کاهش زمان فرایند کار
پشتیبانی از استراتژی های سازمان (یا مدارس)
ایجاد رقابت با سایر سازمانها
بهبود طراحی مجدد فرایند های کار
سازماندهی و طراحی مجدد سازمان از طریق متغیر های فناوری اطلاعات (واتسون^[۴۷]، ۱۳۸۵).
انبوه اطلاعاتی که در پایگاه های داده سازمانها، ذخیره می گردد، اکثراً آنقدر زیاد هستند که برای مدیران، بی معنی و غیرقابل استفاده می شوند. این بی نظمی در حجم انبوه اطلاعات، نیاز به یک سیستم اطلاعاتی برای رده بندی و تقسیم بندی برای استفاده هر چه بیشتر از آن دارد.

سیستم های اطلاعاتی ریشه در تصاویر غارها دارند. در این تصاویر مشاهده شده است که اعضای یک قبیله با بهره گرفتن از این سیستم های بسیار اولیه، داد و سِتدهای خود را انجام می دادند. وقتی میزان داد و ستدها اندک و تعداد افرادی که با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند، انگشت شمار باشد، می توان کارها را با بهره گرفتن از این روش ها انجام داد، اما چنانچه میزان معاملات افزایش پیدا کند و افراد بیشتری نیز در این فعالیت ها درگیر شوند، سیستم های مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته تر باشد (بهان و هلمز^[۴۸]، ۱۳۷۷).
سیستم اطلاعات و مدیریت اطلاعات
باید توجه داشت که سیستم های اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات تفاوت دارند. مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت قرار گرفته و از آن استفاده می کند لیکن سیستم های اطلاعاتی به معنی گردآوری، ذخیره، پردازش، اشاعه و استفاده از اطلاعات است. این مسأله به نرم افزار و یا سخت افزار محدود نمی شود بلکه اهمیت انسان و اهداف را در استفاده از فن‌آوری، ارزشها و معیارهایی که در این انتخاب به کار می رود، بیان می دارد. همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله ای برای رسیدن به اهداف بوده اند یا خیر را در بر می گیرد، در صورتی که هدف از مدیریت اطلاعات، ارتقاء کارآیی سازمان از طریق تقویت توانایی های آن برای برآورد نیازهای درونی و برونی در یک وضعیت فعال، پویا و تثبیت شده است. امروزه مدیران، ارزش رقابتی و استراتژیکی سیستم های اطلاعاتی را به خوبی تشخیص می دهند. در میان سرمایه های یک سازمان اَعم از نیروی انسانی، سرمایه های مالی، ماشین آلات و تجهیزات؛ اطلاعات، با ارزش ترین آنهاست و این مسـأله به این دلیل است که تمام امکانات فیزیکی و محیطی از طریق اطلاعات توجیه می شوند. اطلاعات ممکن است بصورت استراتژیکی مورد استفاده قرارگیرد و امتیازات قابل رقابت برای سازمان کسب کند یا زمینه های رقابت را بین سازمان ها تغییر دهد، همچنین می تواند زمینه های رقابت را بین سازمانها گسترش داده و یا صنایع را متحول سازد و فرصت های جدید بازرگانی برای آنها پدید آورد (بهان و هلمز^[۴۹]، ۱۳۷۷).
یک سازمان باید بنحوی سیستم اطلاعاتی را ایجاد کند که قادر باشد بیشتر نیازهای اطلاعاتی درون سازمان را، برآورده سازد. چنین سیستم اشتراکی، فواید ذیل را در بر خواهد داشت:
الف) کاهش کارهای تکراری در نگهداری پایگاه های اطلاعاتی.
ب) ارائه داده های دقیق تر (زیرا داده ها دریک محل نگهداری می شوند و فقط نیاز است که روز آمد شوند).
ج) ایجاد ارتباطات بهتر درون سازمانی بطوریکه هر فرد به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشد.
د) برخورد هماهنگ با نیازهای اطلاعاتی داخل سازمان (رولی^[۵۰]، ۱۳۸۰).
سیستم های اطلاعاتی و رایانه ها
توسعه علوم مرتبط به رایانه‌ها چه از بُعد سخت افزاری وچه از بُعد نرم‌افزاری نقش بسزایی در توسعه سیستم های اطلاعاتی برای پردازشِ اطلاعات فراهم ساخته است. برای بررسی چگونگی گسترش سیستم های اطلاعاتی باید نسل ها و دوره های پیشرفت رایانه‌ها را در نظر داشت. عموما ً‌رایانه‌ها را بطور کلی به پنج نسل تقسیم بندی کرده اند: سه نسل اول رایانه‌ از طریق شناخت بخش های الکترونیکی آن، که دارای قدرت محاسبه و منطق هستند بررسی می گردد. این تقسیم بندی به شرح زیر است:
۱- رایانه‌های نسل اول: دریچه های الکترونیکی (بیشترمکانیکی بوده اند)
۲- رایانه‌های نسل دوم: ترانزیستور
۳- رایانه‌های نسل سوم: مدارهای مجتمع (یاهمان ICها)
تحول رایانه ها ازیک نسل به نسل بعدی به دلایل زیر سودمند است:
۱- کوچک شدن اندازه رایانه
۲- بالارفتن ضریب اطمینان
۳- کاهش مصرف برق
۴- بالارفتن سرعت کار
۵- بالا رفتن قدرت خرید و پائین آمدن هزینه های کارکردن آن
از دیدگاه برخی متخصصان، رایانه‌های نسل چهارم و پنجم آنهایی هستند که براساس مجتمع سازی با تراکم بسیار بالا (VLSI) شکل گرفته اند. رایانه‌های نسل پنجم احتمالاً به آن دسته رایانه‌های اطلاق می شود که از رابط های توسعه یافته از هوش مصنوعی بهره گرفته اند (رولی، ۱۳۸۰).
امروزه رایانه‌ها پیشرفت کنونی خود را مدیون تراشه‌هایی هستند که قابلیت ذخیره و پردازش زیادتری نسبت به نسل های قبلی دارند، اََبَر رایانه‌های اختراع شده توانایی انجام چندین تریلیون عمل در کَسری از ثانیه را دارا می باشند و در مسائلی چون پیش بینی زلزله و پیش بینی سکته های مغزی و قلبی و ژنتیک انسانی استفاده می شوند. مدار الکتریکی اصلی اکثر میکرو رایانه ها بشکل ذره ریز سیلیسیوم است که از ناخن انگشت انسان نیز کوچکتر می باشد (مک لوید، ۱۳۷۸).
اولین کاربرد اصلی رایانه، پردازش داده های حسابداری است که کاربرد آن با چهار عمل دیگر همراه بوده است:
۱- سیستم های اطلاعات مدیریت
۲- سیستم های پشتیبانی تصمیم
۳- اداره مجازی
۴- سیستم های دانش محور
تمام این پنج کاربرد، سیستم اطلاعاتی رایانه ‌محور را تشکیل می دهند. روشی که همه سیستم ها را در طول دهه ۱۹۵۰، ۱۹۶۰ و اوایل ۱۹۷۰ میلادی توسعه دادند، روش سنتی بود. در اواخر دهه ۱۹۷۰ گرایشی جدید که بیشترین تأثیر را بر استفاده از رایانه گذاشت، افزایش علاقه بعضی از کاربران در توسعه کاربردهای رایانه‌یشان بود. نامی که به این گرایش اطلاق شد کار با رایانه توسط استفاده گر نهایی است. کاربر نهایی همان کاربر بوده و باید در نظر داشت که کار با رایانۀ استفاده گر نهایی به دلیل چهار عامل متحول شد:
۱- افزایش سواد رایانه‌ای
۲- عقب افتادن خدمات اطلاعاتی
۳- قیمت کم سخت‌افزار
۴- نرم افزارهای از پیش نوشته شده
رایانه تأثیر مثبتی بر روی ملت های بزرگ و کوچک گذاشته است. ملل کوچک تر علاوه بر استفاده از رایانه برای رفع نیازهای خود صنایع نرم‌افزار را برای صادرات محصولات خود به کاربران بازار جهانی، توسعه داده اند. در اکثر موارد، ایالات متحده، رتبه بیشترین استفاده از رایانه در جهان را دارا می باشد (مک لوید، ۱۳۷۸).
نقش افراد در سیستم ها (متخصصان اطلاعات)
متخصصان اطلاعات بار اصلی خدمات اطلاعاتی را به دوش می کشند. متخصص اطلاعات می تواند مساعدت هایی را در هر مرحله از فرایند حل مسأله انجام دهد. هنگامیکه مسائل شناسایی شدند، متخصصین اطلاعات می توانند برای درک آنها به استفاده گران کمک نمایند. درطی بیست و پنج سال اول پیدایش رایانه تنها مسئولیت متخصصین اطلاعات، پیاده سازی سیستم ها برای استفاده گران بود. متخصصین، نوعی از دانش فنی را ارائه می کردند که استفاده کنندگان یا فاقد آن و یا به دلایل گوناگون قادر به تأمین آن نبودند. این نوع فعالیت هنوز به عنوان برترین بخش کار متخصصین اطلاعات به شمار می رود. متخصصین، تمام سیستم های داده پردازی، طراحی های بزرگتر و پیچیده تر سیستم اطلاعات مدیریت، سیستم پشتیبانی تصمیم، سیستم های اتوماسیون اداری مبتنی بر رایانه و کلیه سیستم های خبره را اجرا می نمایند (رولی^[۵۱]، ۱۳۸۰).
وظیفه متخصصان اطلاعات؛ ارائه خدمات اطلاعاتی به واحدهایی شامل تحلیل گر سیستم ها، مدیران پایگاه، داده متخصصان شبکه، برنامه‌نویس ها و اُپراتورها بشرح زیر می باشد:
۱- تحلیلگر سیستم ها: شخصی که با استفاده گر کارمی کند، تحلیلگر سیستم ها است.
تحلیلگرسیستم ها به استفاده گر در شناسایی و درک مسأله کمک نموده و سپس راه های مختلف حل مسائل را مورد توجه قرار می دهد. هر روش مقدمتاً‌ با بهره گرفتن از نمودارهای ترسیمی مستند و روشی که بهترین حالت به نظر می رسد، پیشنهاد می گردد. استفاده گر در مورد اجرای نظریه تحلیلگر سیستم ها تصمیم گیری می کند (مک لوید^[۵۲]، ۱۳۷۸).
تحلیلگر سیستم درتعریف مسائل و آماده کردن اسناد نوشته شده درمورد چگونگی کمک رایانه در حل مسائل، مهارت دارد (رولی، ۱۳۸۰).
البته باید در نظر داشت که کار تحلیلگر سیستم صرفاً تحلیل سیستم نبوده و بررسی سیستم موجود برای طراحی یک سیستم جدید یا کمبود یافته می باشد.
۲- مدیران پایگاه داده: در اوایل سالهای دهه ۱۹۷۰ توجه به پایگاه های اطلاعاتی به قدری افزایش یافت که منجر به ایجاد شغل جدیدی بنام مدیر پایگاه اطلاعات گردید. مدیر پایگاه اطلاعات مسئول ایجاد و حفظ پایگاه اطلاعات است. در یک سازمان بزرگ چند شخص می‌توانند این عنوان را داشته باشند (مک لوید، ۱۳۷۸).