مهمترین عامل موفقیت یک مدیریت پروژه پشتیبانی کامل کلیه سطوح مدیریتی،مخصوصا مدیریت سطوح بالااست وآنهاباید معتقدبه کلیه اصول باشند.
اگرچه مدیریت پروژه نیازبه کوشش،همکاری،مشارکت ودقت عمل داشته وبه ظاهرمشکل می نمایدولی اخذ نتیجه مطلوب ارزش آن راداردنقاط قوت مدیریت پروژه به قرارزیراست:
۱- ارائه یک تصویرواضح ازدورنمای پروژه که قابل ارتباط می باشند.بااین تصویرمسو لیت کلیه افرادشرکت کننده درپروژه به روشنی مشخص می گردد.
۲- کارکنان جدید را به راحتی درجریان امورقرارداده وآنهاراباجزئیات امورآشنامی سازد.
۳- کلیه دست اندرکاران درپروزه راوادارمی سازدتابادقت بیشتری به جزئیات پروژه بپردازند.
۴- حساب مشخصی رابرای هریک ازمسولین فعالیتهای پروژه تشکیل می دهدتا بامراجعه به این حسابها وضعیت هریک رانظارت وبررسی نمود.
۵- یک روش بسیارعالی برای تعریف روابط بین گروههاوفعالیتهای مختلف یک پروژه ارائه می نماید.
۶- قادربه تصحیح به موقع پروژه درزمان وقوع تغییرات ویاشرایط غیرقابل پیش بینی می باشد.
۷- بامشارکت فعال وکارآموزی اعضای گروه ها،آنها به توسعه حوزه ای خودهدایت می نماید(اکبری،۱۳۹۱).
۲-۸ تاریخچه تحقیق
دراوایل دهه ۵۰ میلادی،شخصی به نام «E.l DuPont de Nemours» باهمکاری نیروی دریایی امریکا یک کارمشترک مدیریت پروژه(باترکیب یک نموداربرنامه ریزی پروژه وجدول زمان بندی رایانه ای) رابه انجام رساندند.این دو کارخودرابا دو پروژه مجزا ودوتیم مستقل ولی باهدف یکسان آغازنمودند.هدف آنها بهینه نمودن برنامه ریزی،زمان بندی وهماهنگی پروژه هابود.هرچندنگرش آنها برپروژه ها شباهتی به یکدیگرنداشت ولی درنهایت به این جمع بندی رسیدندکه بایدنحوه برنامه ریزی وفنون زمان بندی خودرا به نحوی بهینه کنندتاازمنابع نیروی انسانی،مواد وابزارخود بتوانند بهترین استفاده راببرند(بذرافشان،۱۳۹۰).
برای اولین بار عوامل موفقیت پروژه توسط Rockart در سال ۱۹۸۲ استفاده شد و بعنوان عواملی که می توانند موفقیت پروژه را پیش بینی نمایند نام برده شد( Sanvido,1992 ). پژوهشگران مختلف این عوامل را با توجه به نوع پروژه و سطح بررسی به گروه های گوناگون تقسیم بندی نموده اند.
Dvir Dov در سال ۲۰۰۲ در یک بررسی تجربی از رابطه میان برنامه ریزی پروژه و موفقیت پروژه اعلام کرده است که یک رابطه مثبت و معین میزان تلاش و کشش بکار گرفته شده در تعیین کردن اهداف پروژه و نیازمندی های شغلی و خصوصیات فنی محصول از یک طرف و موفقیت پروژه از طرف دیگر وجود دارد و نبایستی از هیچ تلاش و کوششی در مرحله آغازین پروژه( مرحله ایده پردازی) برای تعریف اهداف پروژه و نیازمندیهای قابل دریافت دریغ ورزید و این خواسته بدون درگیر کردن مشتری با ذینفع نهایی در فرآیندها مورد تحقق قرار نمی گیرد(وحیدی اربابی، ۱۳۹۰).
سالهای ابتدایی، اواخر قرن نوزدهم:
جنبش عظیم و پیچیدهی تجارت جهانی با برداشت مدیریت پروژه، از اصول مدیریت سرچشمه گرفته است. باید گفت پروژههای دولتی بزرگ به مثابه نیروی محرک مهمی برای اتخاذ تصمیمات مهم و مدیریتی بودهاند. در این قرن پروژهی بزرگ راهآهن آمریکا که توانست سرتاسر این قاره را در برگیرد این تحرک را ایجاد نمود. این پروژه آغازی برای ساختوساز (construction) در اوایل سال ۱۸۷۰ بود. در این هنگام پیشگامان تجارت، بطور ناگهانی خود را در مقابل انبوه فعالیتهای بینظم و پیچیدهای از قبیل سازماندهی هزاران کارگر، پیمانکار، کارخانهدار و حجم انبوهی از مواد اولیهی نیمهساخته و سرهمبندی شده دیدند. مدیریت این حجم عظیم از کار جز با ابداع و استفاده از روشها و تکنیکهای مدیریت پروژه ممکن نبود.
در سالهای آخر قرن نوزدهم، فردریک تیلور (۱۸۵۶-۱۹۱۵) مطالعه دربارهی نحوهی انجام کار را به طور دقیق آغاز کرد. او با دلایل کاربردی و علمی نشان داد که میتوان نیروی کار را به گروههای کاری تخصصی کوچک تقسیم نمود و روند انجام کار را بهبود بخشید. او این فکر را از طریق پیداکردن فعالیتهایی که در برداشتن، بلندکردن و جابجایی زغالسنگ اثر داشتند آزمایش کرد. قبل از پیادهشدن این ایده، انجام این کار بسیار سخت و زمانبر بود و کارگران زیادی را به خود مشغول میکرد. در سنگنوشتهی آرامگاه تیلور در شهر فیلادلفیا این عبارت نوشته شده است: «پدر مدیریت علمی»(فراهانی،۱۳۸۵).
گانت چارت در اوائل دهه ۱۹۰۰ میلادی
تاریخچه تکوین بارچارت به دوران جنگ جهانی اول می رسد جائیکه یک آمریکایی به نام هنری گانت برای نخستین بار بارچارت را برای برنامهریزی و کنترل پروژههای موسسه کشتیسازیاش بکار برد. به پاسداشت این اقدام نام گانت قبل از عنوان بارچارت تداعی کننده این اقدام ارزشمند است. کتاب مرجع مهندسان صنایع اشاره میدارد که هنری گانت به کمک ابزار ابداعی خود در خلال جنگ جهانی اول توانست زمان ساخت کشتیهای ترابری خود را به میزان چشمگیری کوتاه نماید. امروزه گانت چارت بدلیل ساده و قابل فهم بودن آن، به عنوان روشی جالب و پرطرفدار به شکل وسیعی در دنیا جهت مدیریت زمان پروژهها به کار برده میشود. یافتههای یک پژوهش در میان کاربران نرم افزار برنامهریزی و کنترل پروژه MicroSoft Project نشان داد که هشتاد درصد مدیران پروژهها در دنیا ترجیح میدهند برای برنامهریزی و کنترل پروژههایشان از گانت چارت استفاده نمایند(فراهانی،۱۳۸۵).
شریک تیلور در مطالعات عملیات کاری، هنری گانت (۱۸۶۱-۱۹۱۹) بود. هرچند نام پرآوازهی هنری گانت به عنوان پدر تکنیکهای برنامهریزی و کنترل پروژه در تاریخ ثبت گردیده است، لیکن سالهای دهه ۱۹۵۰ و ۱۹۶۰ به عنوان سالهای آغازین رشد و توسعهی مدیریت پروژه در دنیای معاصر شناخته میشود. این سالها سر آغاز تکوین و توسعهی بسیاری از روشها و دانشهای مربوط با مدیریتهای نهگانهی پروژه (PMBOK) است که سالها بعد توسط نرمافزارهای مختلف عملیاتی و در پروژهها به کار گرفته شدند( فراهانی،۱۳۸۵).
مدیریت پروژه در دهه ۱۹۵۰ و ۱۹۶۰ میلادی
تقریبا غالب تکنیکها و روش های مدیریت پروژه که ما امروزه از آنها استفاده میکنیم توسط وزارت دفاع، صنایع نظامی و سازمان هوافضای ایالات متحده در خلال سالهای دهه ۱۹۵۰ و ۱۹۶۰ میلادی ابداع و توسعه یافتهاند که روشهایی همچون روش Pert ، ارزش بدست آمده، مهندسی ارزش و ساختار شکست کار از آن جملهاند. صنعت ساختمان نیز در تکوین و توسعه روشهایی همچون روش مسیر بحرانی، روش نمودار پیشنیازی، استفاده از نمودار شبکهای و تسطیح منابع یاری رسانده است. در جریان این تحولات، پروژههای بسیار بزرگی همچون پروژه فضایی آپولو و یا ساخت نیروگاههای اتمی در این دوران اجرایی گردیدند.
یکی از نخستین کاربردهای علمی و مدرن مدیریت پروژه در ساخت اولین زیردریایی هستهای در دهه ۱۹۵۰ در آمریکا صورت گرفت. دریاسالاری به نام (Adm. Hyman Rickover) مدیر پروژه این طرح، برای اولین بار جهت هماهنگ کردن صدها پیمانکار، هزاران منبع و اطمینان از اجرای به موقع پروژه، روشی جدید که امروزه با نام Pert شناخته میشود، ابداع نمود. هر چند بدون وجود کامپیوتر عملیات دستی محاسبه مسیربحرانی بسیار دشوار بود اما کمک بسیار زیاد این روش و اجرای موفقیتآمیز پروژه مذکور موجب شد تا همگان به اهمیت علم جدید پی برند. سالیان پس از آن، این تکنیک در پروژههای ساخت فضاپیماها و دیگر پروژههای نظامی و غیر آن، بارها و بارها استفاده شد.
پیشرفت مهم دیگر بدست آمده در این سال ها، تعریف و تکوین مفهوم مسئولیت واحد برای پروژههای چندبخشی بود. این مفهوم هنگامی به کار میرود که یک فرد در پروژه مسئولیت کاری را در پروژه از ابتدا تا تکمیل پروژه بر عهده میگیرد. عملی ساختن این مفهوم، تیم پروژه را در به اشتراک نهادن منابع و یاری رساندن به یکدیگر در ماتریس ساختار سازمانی پروژه کمک میکند.
۱۹۶۰: پژوهشهای عملی NASA پیرامون مفهوم ماتریس ساختار سازمانی پروژهها.
۱۹۶۲: NASA سیستم Pert را معرفی نمود. در این تکنیک تاکید ویژهای بر مفاهیم ساختار شکست کار و کنترل هزینه شده بود.
۱۹۶۳: معرفی مفهوم ارزش بدست آمده در پروژهها توسط نیروی هوایی آمریکا.
۱۹۶۳: مفهوم چرخه حیات پروژه توسط نیروی هوایی ایالات متحده تکوین یافت.
۱۹۶۳: برای اولین بار در پروژه پولاریس در انگلستان، رسما در قرارداد از پیمانکاران خواسته شد تا سیستم مدیریت پروژه را در مدیریت فعالیتهایشان به کار گیرند.
۱۹۶۴: برای نخستین بار سیستم مدیریت پیکربندی پروژه توسط NASA به عنوان مجموعه رویههای اداری برای تعریف، مستندسازی و خصوصا کنترل فیزیکی سیستم یک پروژه و همچنین بازنگری و مستندسازی تغییرات پیشنهادی در این سیستم طراحی گردید.
۱۹۶۵: وزارت دفاع و NASA در امریکا، سیستم قراردادهای خود را از قراردادهای هزینه به علاوه درصدی از سود، به سیستم قراردادهای هزینه بهعلاوه جایزه یا قراردادهای قیمت ثابت تغییر دادند.
۱۹۶۵: در اواسط دهه ۱۹۶۰ میلادی دنیا شاهد رشد شگرف استفاده از تکنیکهای مدیریت پروژه نوین در صنعت ساختمان بود.
۱۹۶۵: شکست پروژه ساخت بمبافکن TSR-2 ، عملا مشکلات و دردسرهای همزمانی تولید و توسعه، پیش از تکمیل طراحی در پروژهها را به اثبات رسانید. فقدان مدیریت صحیح بر افزایش دستور کار پروژه، هزینه ها و تاخیرهای پروژه را بسیار بالا برد و در نهایت موجب شکست پروژه گردید.
۱۹۶۶: یافتههای یک پژوهش منتشره در این سال نشان داد که اغلب، زمان کافی برای مراحل تعریف و آمادهسازی پروژه در چرخه حیات پروژهها در نظر گرفته نشده و دقیقا به همین دلیل مغایرتهای فراوانی در کنترل استاندارد زمان و هزینه پروژهها و همچنین کنترل ناکافی تغییرات طراحی بوجود میآید.
۱۹۶۹: موسسه بینالمللی مدیریت پروژه به عنوان اولین موسسه رسمی مدیران پروژه تاسیس گردید. یکی از مهمترین دستاوردهای تاسیس این موسسه، تدوین استاندارد جهانی دانش مدیریت پروژه بوده است. ازین پس بود که دگرگونی ها و پیشرفت های حوزه مدیریت پروژه، صورتی منسجم و مدون به خود گرفت(یاراحمدی خراسانی،۱۳۸۷).
۲-۹ فرایندهای پروژه :
برای اجرای هر پروژه، مجموعه ای از فرایندهای مختلف صورت می گیرد.یک فرایند شامل «مجموعه فعالیتهای لازم الاجرا برای حصول به یک نتیجه مشخص» است(گل کریمی، ۱۳۸۸).
مثلا جهت اجرای یک پروژه نرم افزاری در مرکز نور، پس از تصویب طرح نامه پروژه در واحد طرح و برنامه، پروژه مربوطه به دفتر مدیریت پروژه ارسال می گردد و در این دفتر مدیر پروژه مربوطه تعیین می گردد و مدیر می بایست فرایندهای جز به جزء این پروژه را استخراج نموده و مجری پیاده ساز مربوطه را از طریق مدیر بخش اجرا کننده آن پروژه، انتخاب نماید تا پروژه به مرحله اجرا درآید.
به صورت کلی این فرایندهاتوسط مجریان پروژه انجام می شود که اغلب این فرایندها به دو دسته از افراد ذیل تفکیک می گردند:
فرایندهای مدیریت پروژه: که شامل تشریح وسازماندهی فعالیتهای پروژه می باشد. این فرایندهادراغلب پروژه ها ودرزمانهای مختلف قابل اجرامی باشد.
فرایندهای تهیه محصول پروژه: که شامل تهیه،تولیدوارائه محصول پروژه می باشد.این فرایندها عمدتا درغالب تعیین چرخه حیات پروژه بیان می گردند(گل کریمی،۱۳۸۸).
۲-۹-۱ گروه های فرایند:
فرایندهای مدیریت پروژه درقالب یکی از پنج گروه ذیل انجام می شوند:
فرایندهای آغازین:
تشخیص،تدوین وارائه مراحل وفعالیتهای لازم برای شروع پروژه می باشد.
فرایندهای برنامه ریزی:
ﻧﮕﺎرش ﻣﻘﺎﻟﻪ ﭘﮋوهشی در رابطه با تاثیر عوامل کلیدی موفق مدیر پروژه بر موفقیت پروژه ...