۲-۷- ساختار سازمانی
بحث در باب ساختار سازمانی امری سهل و ممتنع است. می‌توان ساختار سازمانی را به عنوان نظم یا نظام بخش‌های سازمانی تلقی کرد. هال تعریف بلو (۱۹۷۴) از ساختار سازمانی را می‌پسندد: “گماریدن و انتصاب افراد در نقاط مختلف نمودار سازمانی، در پست‌های اجتماعی، پستهایی که بر روابط سازمانی این افراد اثر می‌گذارد.” این تعریفِ ساده نیاز به نوعی بزرگ‌نمایی دارد. یکی از کاربردهای تعریفِ یادشده در تقسیم کار است: در درون سازمان به افراد کارها یا شغل‌های متفاوت داده می‌شود. کاربرد دیگر تعریف مزبور این است که سازمان دارای پست‌ها و یا سلسله‌مراتب اختیارت است، پستهایی که به‌وسیله این افراد احراز می‌گردد دارای قوانین و مقرراتی هستند که نوع رفتار این مقامات را تعیین می‌کنند (هال، ۱۳۷۶، ۸۳).
در تعریف‌های دیگر به اهمیت روابط متقابل انسان‌ها در ساختار تاکید می‌شود، به عقیده سول (۱۹۹۴): “ساختار نحوه کارکرد افراد را مشخص می کند، ولی نحوه کار افراد هم تعیین‌کننده شکل ساختار است.” ران‌سان، هینینگز و گرین‌وود[۳۹] (۱۹۸۰) معتقدند اگر از این زاویه نگاه کنیم ساختار را به شکل زیر می‌بینیم: “یک وسیله یا ابزار بسیار پیچیده کنترل است که در فرایند روابط متقابل اعضا به‌وجود می‌آید، به‌صورت دائم تجدید می‌گردد و در عین حال آن روابط متقابل را تعیین می‌کند. ساختار در یک زمان هم خالق و هم مخلوق است.” در این روش‌ها تاکید می‌شود که ساختار سازمان در همه زمان‌ها ثابت باقی نمی‌ماند، بلکه آن را به امور سازمان شکل می‌دهد و امور سازمان هم می‌تواند شکل آن را تغییر دهد. دیدگاه مزبور این واقعیت را تایید می‌کند که سازمان به‌صورت فطری محافظه‌کار است؛ ساختار، روابط متقابل بین اعضا را تعیین می‌کند و ساختار، موجب هماهنگی کامل و تمام‌عیار در سازمان نمی‌شود، ولی مانع از رفتارهای غیر عادی می‌گردد
فام‌بران[۴۰] (۱۹۸۶) بر این باور است که همگونی یا یکنواختی در راه حل های فنی (تکنولوژیک) دادوستد‌ها یا مبادلات سیاسی و تفسیر‌های اجتماعی که در درون و بیرون سازمان‌ها رخ می‌دهد منجر به پیدایش گونه‌ای از ساختار می‌شود که بر آن اساس بین بازیگران صحنه سازمان روابط دیالکتیک برقرار می‌گردد. این امر منجر به پیدایش شکل‌های سازمانی می‌گردد.
بنابراین باید اذعان کرد که ظهور و پیدایش ساختار، یک فرایند مستمر است. ساختار سازمان سه نقش و یا وظیفه اصلی بر عهده دارد: نخست، مهم‌ترین وظیفه ساختار این است که باید بدان وسیله هدف‌های سازمان تامین گردد. دوم، ساختار بدین‌سبب طرح‌ریزی می‌گردد که قدرت افراد مختلف در سازمان مشخص و رویه‌ها مقرر گردد، مقصود از ساختار این است که به افراد تفهیم شود که باید مقررات سازمان را رعایت کنند (نه بر عکس). سوم، ساختار حوزه یا محدوده اعمال قدرت را تعیین می‌کند (میزان قدرتی که هر پست یا مقام سازمانی دارد مشخص می‌شود) و تصمیمات باید در این محدوده گرفته شود (ساختار جریان اطلاعات را که منجر به تصمیم‌گیری می‌شود تعیین می‌کند) و همچنین در ساختار و فعالیت‌های سازمانی به اجرا در می‌آید. ساختار صحنه عملیات سازمان است (هال، ۱۳۷۶، ۸۴).
ساختار سازمانی در نمودار سازمانی نمایان می‌شود. نمودار سازمانی یک نماد قابل‌روییت از کل فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمان است. در تعریف ساختار سازمانی به سه رکن اصلی اشاره می‌شود (دفت، ۱۳۷۸، ۲۱۱):
-
- ساختار سازمانی تعیین‌کننده روابط رسمی گزارش‌گیری در سازمان است و نشان‌دهنده سطوحی است که در سلسله‌مراتب اداری وجود دارد و نیز حیطه کنترل مدیران یا سرپرستان را مشخص می‌کند.
-
- ساختار سازمانی تعیین‌کننده افرادی است که به‌صورت گروهی در دوایر کار می‌کنند و گروه‌بندی یا تقسیم‌بندی دوایری است که در کل سازمان وجود دارد.
-
- ساختار سازمانی دربرگیرنده طرح سیستم‌هایی می‌شود که به‌وسیله آنها فعالیت‌های همه دوایر هماهنگ و یکپارچه می‌گردد و در نتیجه سیستم ارتباط موثر در سازمان تضمین خواهد شد.
در طرح ریزی ساختار سازمانی (از نظر افقی یا عمودی) این سه رکن اصلی همواره وجود دارند و رعایت می‌شوند، دو رکن نخستین چارچوب ساختاری را به‌وجود آورند که در نمودار سازمانی حالت افقی دارد؛ رکن سوم به مساله روابط متقابل (تعامل) کارکنان مربوط می‌شود.
همچنین از دید دفت در طراحی ساختار سازمانی سه چیز باید رعایت شود: تعیین کارهایی که باید انجام شود، زنجیره فرماندهی و طبقه‌بندی وایر (دفت، ۳۷۸، ۲۲۵).
دیوید نیز دو عامل را در مورد ساختار سازمانی قابل تامل می‌داند: نخست، ساختار عاملی است که شیوه تعیین هدف‌های بلندمدت و سیاست‌ها را تعیین می کند؛ دوم اینکه، ساختار تعیین‌کننده شیوه‌ای است که منابع تخصیص خواهد یافت (دیوید، ۱۳۷۹، ۴۴۰)
ساختار سازمانی دارای شکل‌های گوناگون است. در این زمینه به ادبیات کلاسیک توجه می‌کنیم تا با شیوه‌ای که نویسندگان آنها گونه‌ها یا شکل‌های مختلف ساختار سازمانی را ترسیم و ارائه کرده‌اند، آشنا شویم اساس و پایه کارهایی که بر روی ساختار انجام شد بر اساس کارهای وبر (۱۹۴۷) قرار دارد. او گونه‌ای آرمان‌گرایانه از ساختار سازمانی به نام دیوانسالاری (بوروکراسی) ارائه کرد. به گفته او دیوانسالاری دارای یک سلسله‌مراتب اختیارات، اختیارات محدود، تقسیم کار، افراد با صلاحیت، رویه یا شیوه انجام کار، قوانین و مقررات الزامی و پاداش‌های متفاوت است. اگر همه این ارکان و عوامل به میزان بالایی وجود داشته باشد به یک ساختار دیوانسالاری (بروکرات) مطلوب و آرمانی دست می‌یابیم (هال، ۱۳۷۶، ۸۵).
دو پژوهش‌گر به نام‌های برنز و استاکر (۱۹۶۱) که روی بیست شرکت صنعتی انگلستان تحیقیق کردند، به این نتیجه رسیدند که محیط خارجی با نوع ساختار مدیریت داخلی سازمان رابطه مستقیم دارد. در مواردی که محیط خارجی مطمئن و پایدار بود، سازمان دارای مقررات دقیق و سلسله‌مراتب اختیارات مشخص بود، آن سازمان‌ها رسمی و متمرکز بودند و بیشتر تصمیمات به‌وسیله مقامات عالی مدیریت گرفته می‌شد، پژوهش‌گران مزبور آنها را سیستم‌سازانی نامیدند که بسیار شبیه نوع آرمانی دیوانسالاری است.
در محیط‌هایی که به‌سرعت تغییر می‌کنند، سازمان‌ها ساختارهای دقیق نداشتند، آنها انعطاف‌پذیر بودند و پویایی داشتند. در این سازمان‌ها معمولاً قوانین و مقررات به‌صورت نوشته وجود نداشت. افراد باید در درون سازمان مسیر خود را پیدا می‌کردند و کاری که می‌بایست انجام دهند را مشخص نمایند. سلسله‌مراتب اداری مشخص نبود، سیستم تصمیم‌گیری غیرمتمرکز بود، آنها را سیستم سازمانی ارگانیکی نامیدند (دفت، ۱۳۷۸، ۱۰۴). سازمان ارگانیک به جای اینکه دارای سلسله‌مراتب اختیارات باشد یک ساختار شبکه کنترل دارد و به جای این که کارها تخصصی شود باید به طور مستمر و دایم کارها را تعدیل کرد و تغییر داد. به جای وجود سرپرست که در راس سازمان قرار می‌گیرد، باید اطلاعات پیوسته مبادله شود و توصیه‌هایی ارائه گردد. این دو پژوهش‌گر شکل سازمان را به‌گونه‌ای ترسیم کردند که با محیط ( که سازمان جزئی از آن است) رابطه‌ای تنگاتنگ دارد، به‌ویژه از نظر تکنولوژی که مورد استفاده سازمان قرار می‌گیرد و این همان مطلب یا نکته‌ای است که پس از آن مورد توجه دو پژوهش‌گر به نام‌های لارنس و لورش (۱۹۶۷) قرارگرفت.
پژوهش‌گری به نام هیج در ۱۹۶۵ ویژگی‌های ساختاری را برشمرد (مثل پیچیدگی، رسمی بودن، تمرکز) و گفت که در سازمان‌های مختلف میزان یا مقدار این ویژگی‌ها بسیار متفاوت است. از این رو وی باعث شد که در مسیر و روند بررسی شکل سازمان گامی بلند برداشته شود (هال، ۱۳۷۶، ۸۶).
جدول ۵- شکل‌های مکانیکی و ارگانیکی سازمان
| مکانیکی | ارگانیکی |
| ۱-کارها تخصصی است | ۱-کارکنان در انجام‌دادن کارهای مربوطه همکاری می‌کنند |
| ۲-از هر کاری تعریف دقیقی ارائه شده است | ۲- وظایف و کارهایی بر اساس گروه های کاری تعریف و تعیین می‌شود |
| ۳- سلسله‌مراتب دقیق اداری وجود دارد مقررات رعایت و کنترل اعمال شود | ۳- مقررات و کنترل اعمال نمی‌شود و مقررات یا سلسله‌مراتب اداری دقیق وجود ندارد |
| ۴-اطلاعات و کنترل در انحصار مدیریت سازمان است | ۴- اطلاعات در دست افراد زیادی است و افراد زیادی امور را کنترل می‌کنند |
| ۵- ارتباطات مسیر عمودی طی می‌کند | ۵- ارتباطات مسیر افقی طی می‌کند |
منبع: دفت، ۱۳۷۸، ۱۰۴
هرگاه محیط نامطمئن‌تر شود، سازمان به سوی پویایی میل می‌کند، پویایی و عدم‌تمرکز بیشتر مشاهده می‌شود، مسؤولیت‌ها به مدیران رده‌پایین واگذار می‌شود و کارکنان تشویق می‌شوند تا به کمک یکدیگر در حل مسایل بکوشند، گروه تشکیل دهند، بیشتر همکاری کنند و برای محول کردن وظایف و مسؤولیت‌ها به‌صورت غیررسمی عمل کنند. بنابراین سازمان انعطاف‌پذیرتر می‌شود و مرتباً خود را با شرایط جدید و تغییرات محیط وفق می‌دهد (دفت، ۱۳۷۸، ۱۰۴).
اما هنری مینتزبرگ نیز ۵ شکل سازمانی را با توجه به میزان قدرت و اهمیت بخش‌های سازمان تصویر می‌کند. اوبر این باور است که این ۵ بخش سازمان را می‌توان در شکلی مناسب درهم‌آمیخت که در آن عوامل محیطی، هدف‌های کوتاه‌مدت، قدرت، ساختار، رسمی‌بودن، تکنولوژی و اندازه یا بزرگی سازمان به‌صورتی مشخص تعیین گردد. در این چارچوب متغیرهای سازمانی مشخص می‌شوند و مدیر می‌داند که چه شکلی از سازمان برای محیط و استراتژی خاص مناسب است. پنج شکل سازمان که به‌وسیله مینتزبرگ ارائه شد عبارتند از، ساختار کارآفرین، دیوانسالاری مکانیکی، دیوانسالاری حرفه‌ای، بخش یا واحد مستقل و تخصص‌سالاری (دفت، ۱۳۷۸، ۵۸۸).
نمودار ۱۲- نخستین پنج بخش اصلی سازمان
منبع: دفت، ۱۳۷۸، ۵۸۸
